Clouds - 13.08.2020

Die unsichtbare Compliance-Falle bei Collaboration Tools und welchen Mehrwert Ihnen Pickit dabei bietet.

Collaboration Tools wie Microsoft Teams und Cisco Webex sind die Gewinner der Stunde. Doch sie haben eine Schattenseite: ein erhöhtes Compliance-Risiko. Und damit meine ich nicht die richtige Lizenzierung …

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Welches Compliance-Risiko bergen Collaboration Tools?

Zuerst möchte ich alle Lizenzmanager und SAM-Verantwortlichen beruhigen. Die Lizenz der Collaboration-Software stellt ausnahmsweise hier kein direktes Problem dar. Auch IT-Leiter können sich kurz zurücklehnen: Es geht nicht um Bugs und Sicherheitslöcher.

Stattdessen möchte ich von einem ganz trivialen Thema erzählen. Haben Sie sich einmal gefragt, wer für die Lizenzierung von Bildern, GIFs und Videos im Unternehmen verantwortlich ist? Diese Frage habe ich Entscheidern gestellt. Die Antworten sind unterschiedlich:

  • „Die Marketing-Abteilung. Sie arbeitet bei uns mit Bildmaterial.“
  • „Der Vertrieb. Er wird die Bilder für PowerPoints sicherlich irgendwo einkaufen und lizenzieren.“
  • „Die IT-Abteilung. Sie kümmert sich um alle digitalen Themen.“

Jedoch lautete die häufigste Antwort: „Ich weiß es einfach nicht“. Auch der Telefonjoker – der Anruf der Kollegen – lieferte oft keine Ergebnisse. Bei vielen Unternehmen erstreckt sich das Risikomanagement also nicht bis zu diesem Punkt. Dabei sollte eigentlich auch die Verwendung von Bildern zu den Compliance-Richtlinien zählen.

Das Problem: Die Krise befeuert den Einsatz illegaler Inhalte.

Bisher sind Unternehmen vielleicht noch so davon gekommen. Nur das Marketing hat hin und wieder GIFs auf Facebook oder Fotos auf der Website geteilt. Und jetzt? Die letzten Monate haben alles verändert. Jeder Mitarbeiter mit einem PC-Arbeitsplatz verschickt Fotos, nutzt tolle Hintergründe oder sendet das ein oder andere Meme. Einfach mal so, ohne nachzudenken.

Collaboration Tools und Plattformen zur Online-Kommunikation verstärken diesen Trend. Denn es ist jetzt viel einfacher, schnell mal ein Bild oder Video zu teilen. Früher nutzten wir aufwändige Textnachrichten oder Mails – heutzutage klicken wir im Chat des Videokonferenzsystems mit einer Fingerbewegung auf „send“.

Es ist ja auch so einfach. Wir müssen nichts installieren. Wir brauchen keine Administratorenrechte. Stattdessen: Browsen im Internet, klick, klick, herunterladen, klick, klick, der Kollege lacht am anderen Ende der Webkonferenz. Einfach gesagt: „Wer Inhalte findet, kann sie auch verwenden.“

Dazu kommen neue Collaboration-Lösungen.

Gift für das Compliance-Management sind die tollen Features, die uns die Tools zur Web Collaboration liefern. Microsoft Teams, Cisco Webex und Co. haben super Ideen, um uns das Leben einfacher zu machen – und den Compliance-Prozess gleichzeitig zu erschweren. Dazu gehören neue Funktionen. Zum Beispiel der virtuelle Hintergrund. Er erlebt aktuell einen richtigen Hype, natürlich vor allem im Homeoffice. Doch auch darüber hinaus nutzen Menschen diese Funktion gerne in Webkonferenzen.

Dafür sorgen auch Wettbewerbe, wer den ausgefallensten Hintergrund mit „WOW-Effekt“ hat. Ich gebe zu: Ganz unschuldig bin ich auch nicht. Obwohl ich als Kölner eher klassisch den Kölner Dom ausgewählt habe, ob in Microsoft Teams oder Cisco Webex. Doch woher haben wir diese Bilder? Die Antwort: „Aus dem Internet“. Die wenigsten Mitarbeiter verwenden Hintergründe, die ihnen offiziell vom Unternehmen bereitgestellt wurden. Und das ist ein Problem.

Wie sollten wir mit dem Compliance-Risiko umgehen?

Der ein oder andere Leser denkt vielleicht bereits darüber nach, einfach auf die Social Collaboration Tools zu verzichten. Schließlich ist dies der einzige Weg, solche Szenarien zu vermeiden. Sicher ein Ansatz – aber Mitarbeiter finden meistens doch Wege, diese Maßnahmen zu umgehen.

Deswegen lautet meine Antwort: Unternehmen sollen den entsprechenden Content bereitstellen. Am besten pflegen sie die Inhalte sogar direkt in die Tools ein. Entsprechende Lösungen nennt man Digital Asset Management (DAM) oder Media Asset Management.

Wir haben die Lösung: Pickit.

An dieser Stelle möchte ich einen Hersteller empfehlen, den meine Kollegen und ich täglich bei Bechtle nutzen: Pickit. So heißt der Hersteller der meistgenutzten Add-Ins für Microsoft Office-Applikationen. Durch die Integration in Microsoft Teams, PowerPoint & Co. haben Mitarbeiter einen direkten Zugriff auf den gemanagten und legalen Content, der über Pickit für das Unternehmen bereitgestellt wird.

 

 

Da es sich bei Pickit um eine Digital-Asset-Management-Lösung handelt, bietet es Unternehmen darüber hinaus eine Vielzahl an weiteren Vorteilen:

  • Vereinfachtes Management: Das zentrale Management verwaltet die zur Verfügung gestellten Inhalte. Es sorgt dafür, dass keine Bilder ohne notwendige Lizenzen sowie veraltete oder nicht genehmigte Grafiken verwendet oder über das Unternehmen hinaus geteilt werden.
  • Zeitersparnis: Alle Mitarbeiter im Unternehmen wissen, welchen Content sie sorglos nutzen können, ohne lange zu suchen.
  • Rechtssicherheit: Urheberrechtsverletzungen, etwa bei Fotos und Videos, können vermieden oder mindestens reduziert werden.
  • Markenkonsistenz: Mitarbeiter nutzen nur noch freigegebene Inhalte (Key Visuals, Logos, Unternehmensfotos). So tritt die Marke nach außen einheitlich auf.
  • Immer aktuell: Über das DAM können Sie Assets einfach updaten. So ist jeder auf dem neuesten Stand. Das doppelte Abspeichern der gleichen Datei an verschiedenen Orten wird vermieden.

Mein Fazit zu Compliance-Risiken in Collaboration Tools.

Bilder, GIFs, Grafiken und Videos sind heute fester Bestandteil unserer Kommunikation. Nicht nur in sozialen Netzwerken, sondern auch im Unternehmen. Darum müssen wir uns dieser Situation bewusst sein. Denn täglich sind Unternehmen der Gefahr von nicht-lizenzierten Contents ausgesetzt. Er taucht im Video-Hintergrund auf, in internen Konferenzen oder externen Chats. Es gilt, diese Compliance-Risiken zu identifizieren, bevor es zu Urheberrechtsverletzungen kommt.

Aus meiner Sicht gibt es nur eine Antwort auf diese Herausforderung. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern entsprechenden Content zur Verfügung stellen. So werden Klagen vermieden und der Auftritt vereinheitlicht. Pickit stellt eine Chance dar, das Problem sauber zu lösen. Durch das User-basierte Preismodell lässt sich das Add-In durch die IT-Abteilung oder Lizenzmanager leicht verwalten.

Sprechen Sie uns gerne an oder gelangen Sie direkt zum Add-In auf unserem Bechtle Clouds Marketplace.

Bechtle erweitert Cloud-Portfolio mit Pickit.

Bechtle ergänzt sein Multi-Cloud-Portfolio durch die Zusammenarbeit mit Pickit, Hersteller des weltweit meistgenutzten Add-ins für Microsoft Office-Applikationen. Die Digital-Asset-Management-Lösungen von Pickit ermöglichen Unternehmen die einfache Verteilung von Bildern, Vorlagen und Dokumenten sowie den Zugriff auf über eine Million lizenzierter Bilder aus der Pickit-Bibliothek.

 

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 13.08.2020.