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Modern Workplace 28 avr. 2021

Outils collaboratifs : comment et pourquoi ?

Entretien avec nos experts en Collaboration.

Les outils de collaboration font partie intégrante du quotidien des travailleurs. Plus de 80 % des entreprises affirment les utiliser tous les jours. Mais les utilisent-elles correctement ? Chez Bechtle, nous avons évoqué ce sujet avec Jan Convents et Tomas Kreemers, nos experts en Collaboration, pour savoir comment les entreprises belges collaborent (à distance).

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De nombreuses entreprises ont recours à des outils de collaboration. Pouvez-vous toutefois estimer la part de nos clients qui utilise des outils de collaboration dans leurs activités quotidiennes ?

Jan Convents : « Je ne peux pas parler au nom de tous nos clients, mais la grande majorité d’entre eux y réfléchit assurément. Avec la pandémie, ce processus s’est accéléré. La plupart des clients qui utilisaient des outils de collaboration avant le COVID-19 étaient principalement des entreprises dont beaucoup d’employés travaillaient hors site, comme des consultants ou des gestionnaires de compte. Bien souvent, les autres entreprises ne se doutaient même pas que de tels outils existaient. Ce n’est qu’en mars 2020, avec l’émergence du télétravail, qu’elles ont découvert que Teams était inclus dans leur suite Office365. Ainsi, beaucoup d’entreprises disposaient déjà d’outils de collaboration, mais elles n’ont commencé à les utiliser que lorsque la pandémie a éclaté. Cependant, une différence subsiste entre posséder des outils de collaboration et les exploiter de manière correcte et efficace. »

Tomas Kreemers : « Effectivement, l’un de nos principaux axes de réflexion en matière de collaboration concerne l’adoption de ces outils par les utilisateurs. Les entreprises doivent comprendre et admettre que si les employés n’adoptent pas l’outil, ils ne l’utiliseront pas correctement. Pour cette raison, Bechtle propose toutes les formations nécessaires. Ce volet des outils de collaboration se révèle indispensable pour que notre client obtienne les résultats escomptés et le retour sur investissement nécessaire. »

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Quelle différence percevez-vous dans les tendances du travail collaboratif par rapport aux années antérieures ?

Tomas Kreemers : « Auparavant, les outils manquaient de rapidité et la bande passante était insuffisante. La majorité de nos clients ne souhaitaient pas investir, car les sommes nécessaires étaient trop élevées. Aujourd’hui, ces outils ont vu leur prix baisser et leur utilisation se simplifier. Cette démocratisation explique pourquoi nombre de nos clients y voient désormais une valeur ajoutée. »

Jan Convents : « Autrefois, les outils de collaboration se destinaient principalement aux entreprises dont les frais de déplacement étaient colossaux. Par exemple, prenons le cas des entreprises internationales. Pour elles, la valeur ajoutée est vite apparue comme une évidence et elles furent parmi les premières à franchir le pas. Aujourd’hui, le coût de cet investissement a considérablement diminué. Grâce à de simples abonnements, le déploiement d’un tel projet de collaboration devient un jeu d’enfant. De nos jours, nous voulons simplement pouvoir travailler où et quand nous le souhaitons. En s’équipant de tels outils, il devient possible de travailler de n’importe où. »

Tomas Kreemers : « Nous constatons également que les clients qui ont fait le pari de se tourner vers des outils de collaboration il y a déjà quelques années souhaitent à présent acquérir du matériel visant à optimiser l’expérience de leurs employés, comme l’aménagement de salles de réunion, l’installation d’écrans interactifs, etc. »

Avantages des outils de collaboration :

  • Ils ne demandent plus d’investissement conséquent puisqu’à notre époque, la bande passante et le réseau sont optimisés et permettent des appels vidéo de qualité ;
  • Les systèmes sont plus simples à utiliser ;
  • Ils sont abordables pour les PME et les entreprises, car la concurrence est rude sur le marché et l’offre est variée.

Quels avantages offrent les outils de collaboration ?

Jan Convents : « Tout d’abord, étant donné que les frais de déplacement n’entrent plus en ligne de compte, les réunions virtuelles sont majoritairement plus productives. Nous avons déjà tous éprouvé le besoin de "récupérer" après un long trajet. Citons les trajets en voiture vers Anvers ou Bruxelles qui se terminent souvent par des embouteillages. Vos employés doivent passer 1 heure, voire 1 heure et demie, dans leur voiture pour assister à une réunion de 15 ou 30 minutes. Les réunions en présentiel conservent bien entendu toute leur importance, mais la plupart des entreprises savent que les réunions de suivi devraient toutes être virtuelles. »

Tomas Kreemers : « Absolument, la productivité augmente sans aucun doute. En outre, je pense également à la flexibilité que les outils de collaboration apportent. Imaginez que vous êtes en réunion et que vous abordez un problème que seul un autre collègue de l’entreprise connaît. Vous n’avez alors qu’à l’ajouter à la réunion, sans qu’il ou elle soit obligé de se rendre au bureau. Un tel outil apporte sans aucun doute une certaine flexibilité. »

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Comment ces outils augmentent-ils concrètement la productivité ?

Tomas Kreemers : « La réflexion sur les outils de collaboration doit dépasser le cadre des réunions virtuelles. À l’aide de ces outils, vous créez en réalité une toute nouvelle approche du travail ; et cette nouvelle approche s’appelle l’avenir. »

Jan Convents : « Grâce à Teams, vous pouvez réellement vous exercer à la gestion de l’ensemble de vos documents. Vous pouvez par exemple inviter une équipe de personnes, internes ou externes, à collaborer sur des projets au sein d’un même environnement. Dites adieu aux interminables chaînes d’e-mails. Grâce à ces outils, vous collaborez beaucoup plus rapidement, ce qui entraîne, en définitive, une hausse de la productivité. Plus besoin de poser la même question à 20 personnes différentes ; posez-la à un seul groupe pour que tout le monde puisse la lire immédiatement. Je pense également que les "équipes" deviendront la nouvelle norme. »

Tomas Kreemers : « Grâce aux environnements Teams, vous pouvez optimiser vos processus opérationnels internes. »
 

Un bel avantage, sans aucun doute. Pourriez-vous nous citer un exemple d’optimisation des processus opérationnels ?

Tomas Kreemers : « Vous pouvez commencer à optimiser vos processus opérationnels en reliant vos API (interfaces de programmation applicatives) à un environnement d’équipe. Prenons l’exemple d’une entreprise victime d’un incendie. Elle souhaite éviter que cet incident ne se reproduise à l’avenir. Comment peut-elle y parvenir ? En optant pour une solution Teams. En reliant les capteurs de son dispositif anti-incendie à Teams par le biais d’API. Les responsables du service informatique et les conseillers en sécurité seront ensuite ajoutés à l’environnement Teams. Ainsi, dès que la température dépasse un certain seuil, une notification s’affiche sur le groupe. Cette notification leur donne la possibilité d’agir immédiatement. »

Jan Convents : « L’un des exemples les plus éloquents de l’histoire de Teams (Microsoft) reste celui de Ben & Jerry’s. Dans leurs usines, tous les employés, y compris ceux de la production, disposent d’un appareil fonctionnant sous Dynamics365. Ils possèdent tous un smartphone sur lequel certains processus de Teams sont liés à des produits par le biais d’API. Ainsi, ils bénéficient d’un accès direct aux informations et ils reçoivent une notification en cas de problème. L’avantage de ce système réside dans le fait que les employés ne travaillent plus sur cinq logiciels différents, mais avec une seule application. La courbe d’apprentissage pour un nouvel employé est donc beaucoup plus douce qu’auparavant. En outre, l’intégration de progiciels au sein d’une même application représente également une réduction des dépenses puisque l’achat d’un ordinateur ou d’un appareil onéreux n’est plus nécessaire. Une tablette ou un smartphone suffit pour un tel processus. »
 

À l’heure actuelle, la volonté reste de développer une application unique pour tous les membres d’une entreprise. Pensez-vous que cette tendance reviendra dans les prochaines années ?

Jan Convents : « Les entreprises cherchent incontestablement à atteindre cet objectif. Je suis convaincu que l’accent sera mis sur les API qui permettent à certains logiciels de communiquer entre eux. Ce processus est en plein essor. »

Tomas Kreemers : « Je partage cette opinion. Pour l’instant, nous sommes focalisés sur l’intégration, au sein du réseau d’entreprise de nos clients, des liens logiciels indispensables à l’optimisation de leur méthode de travail. Fait intéressant : à l’avenir, nous espérons rencontrer différents départements de nos clients finaux pour prendre connaissance de leurs défis quotidiens et déterminer ainsi la manière de les résoudre grâce à l’utilisation d’outils de collaboration. »

Les API

  • Interfaces de programmation applicatives.
  • Une interface de programmation applicative (API) est un ensemble de routines, de protocoles et d’outils permettant de créer des applications logicielles. Pour faire simple, une API définit la manière dont les composants logiciels doivent interagir.
  • Vous pouvez commencer à optimiser vos processus opérationnels en reliant vos API à un environnement Teams.

Contact:
 

Tomas Kreemers 
Consultant Connectivity
networking@bechtle.be
+32 11 39 78 01

 

Yenthe Meeus
Solution Advisor Audio Visual
audiovisual.direct-be@bechtle.com
 +32 11 39 78 98

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Tomas Kreemers 

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