Printeerlijke vragen met Kristof Neubauer

Efficiëntie is een veelvoorkomend antwoord wanneer werknemers worden gevraagd naar de verbeterpunten op de werkvloer. Een goede manier om hier aan te werken is door te investeren in Managed Print Services. Het beheren van de printomgeving is een tijd- en energierovende corebusiness van een bedrijf. Wat dacht je ervan om het volledige beheer van jouw printerpark uit handen te geven? Van het onderhoud van de printer, de toelevering van inkt, tot het bijdragen van een verhoogde beveiliging van jouw documenten. Klinkt dat niet als muziek in de oren? Tijd om onze Consultant Printing, Kristof Neubauer, te vragen wat MPS voor jouw organisatie kan betekenen.

 

 

Efficiëntie

Daar heb je dat woord weer, efficiëntie. Enorm belangrijk wanneer het op business aankomt. Hoe kan MPS ervoor zorgen dat het printproces efficiënter verloopt in de praktijk?

 

Kristof Neubauer: “Op dit moment zijn er veel bedrijven die alles nog handmatig doen, wat enorm veel tijd vergt. Vraag het maar aan de bevoegde persoon op jouw werkvloer. Het probleem is vaak dat het management van een organisatie dit meestal niet doorheeft. Het toeleveren van toners, het oplossen van printproblemen, daar komt meer bij kijken dan iemand zou verwachten. Wanneer werknemers door andere taken de toelevering van inktpatronen uit het oog verliezen, kunnen andere processen stilvallen op het werk. Als onze software ziet dat een toner onder een bepaald percentage gaat, sturen wij een nieuwe op zonder dat je zelf nog maar beseft dat je er eentje nodig had. Wij zorgen ervoor dat er een volledige ontzorging komt op vlak van het beheer van jouw printomgeving. Zo kunnen jouw werknemers tijd steken in taken die echt van belang zijn.”

 

mps_blog_image

Veiligheid

MPS zorgt ervoor dat documenten een veiligere omloop hebben. Kan je dit toelichten?

 

Kristof Neubauer: “Dit is het verloop van een klassiek printproces: Je werkt aan een factuur op je computer, je slaat het op, print het af en je document komt uit de lokale printer. Iedereen heeft op dat moment toegang tot de factuur die jij net hebt afgedrukt. Onze service biedt meer veiligheid door met slimme printers te werken. De eerste stappen van het printproces zijn dezelfde, enkel zal je moeten badgen vooraleer je factuur uit de printer zal komen. Zo zijn jouw loonbrieven, evaluaties van collega’s of andere belangrijke documenten gewaarborgd. Verder is het ook erg handig als je op verschillende sites werkt. Je bent bijvoorbeeld in Brussel en moet naar het ander kantoor in Gent. Je start in Brussel het printproces, badget in Gent aan een lokale printer en je document wordt afgedrukt. Zo moet je jezelf geen zorgen maken om te laat te komen bij je volgende meeting. Onze service is plaats onafhankelijk. Na 24 uur wordt het bestand op de server verwijderd en wordt het proces afgebroken. Het is ook mogelijk om via een bepaalde software verschillende woorden te flaggen, want we hebben allemaal wel bedrijfsinformatie die niet gericht is voor de buitenwereld. Bijvoorbeeld: iemand scant iets in en wil dit verzenden naar een externe partij. Leest het printapparaat enkele woorden die op voorhand zijn doorgegeven als gevoelig? Dan zal de printer een watermerk over de bestanden zetten. Dit wordt meteen in het systeem gemeld en zal geseind worden naar de printbeheerder.”

 

 

Inzicht

Een ander voordeel van MPS is het inzicht dat je verwerft door het automatiseringsproces. Hoe kaderen we dit in de praktijk?

 

Kristof Neubauer: “Door het automatisch systeem, een soort monitoringstool, kan je heel het printproces in kaart brengen. Zodra er een service nodig is, krijgen wij een melding. Zo kunnen we op elk moment klaarstaan voor onze klant. We zijn erg flexibel omdat we zelf techniekers in dienst hebben. Wanneer er nu een klant belt om te vertellen dat er een probleem is met zijn printapparaat, kijken wij in onze planning en zal er zo snel mogelijk iemand naar de klant gaan. Wij streven naar een next business day support, dus de dag nadat de klant een probleem heeft gemeld zullen wij iemand ter plekke voorzien of een bepaald product opsturen.”

 

 

Alles digitaal

Digitalisering op de werkvloer is een trendy topic. Wat zou een eerste stap kunnen zijn om van papier naar digitaal te gaan?

 

Kristof Neubauer: “Als jij veel of vaak documenten inscant, worden deze meestal naar je persoonlijke mailbox gestuurd. Daarna moet je het bestand downloaden, een naam geven, een nieuwe map aanmaken en bestand per bestand bij het juiste mapje categoriseren. Dan zou een geautomatiseerd proces erg van pas komen. Via  OCR (Optical Charactical Recognition) kan je dit proces volledig automatiseren. Stel, je hebt een document: vanboven staat een adres, een e-mailadres, een invoice-nummer… Door de software van OCR zal je printer deze woorden herkennen en kan hij automatisch  het document gaan toevoegen aan een bepaalde map. Zo kan je gemakkelijk tientallen facturen in het printapparaat leggen en zal het softwareprogramma ervoor zorgen dat deze documenten automatisch aan een map worden toegevoegd. Ook deze mappenstructuur kan het programma zelf aanmaken. En wat verder ook erg handig is: Iedereen heeft ze wel ergens in een kast zitten, de jaarverslagen. Het zijn bergen papier en als iemand dan vraagt naar een document uit een verslag van 2012, dan begint er een helse zoektocht. De oplossing die wij hiervoor kunnen bieden is om deze documenten te digitaliseren, zo kan je op ieder moment elk document makkelijk raadplegen. Zo bespaar je opnieuw tijd.”

 

 

Kostenbesparing

Is er nog een ander voordeel van MPS?

 

Kristof Neubauer: “De meeste mensen halen hun cartridges uit hun apparaat voordat deze volledig leeg zijn, uit angst dat ze zonder inkt zullen vallen. Wij sturen op 5% automatisch een nieuwe toner op, dan is de toner echt bijna leeg. Hierdoor heb je geen verlies van inkt, wat kostenbesparend is. Het is belangrijk dat je werknemers tijd kunnen steken in andere zaken dan het bijhouden van de printerinhoud en het onderhoud van je printers, dat kan MPS voor jou bieden. Je bedrijf kan groeien want werknemers kunnen zich bezighouden met nuttige dingen. Dit zorgt alleen maar voor tijds- en financiële winst. Verder zijn we niet gebonden aan één merk. We zorgen ervoor dat we met onze persoonlijke aanpak steeds de beste oplossing voor onze klant kunnen aanbieden.”

C&A REFERENCE CASE.

C&A chooses for Bechtle to work on their digital transformation.

PIONEERING IN THE FIELD OF CSR.

Learn all about Corporate Social Responsibility via our white paper.