DOCUNIZE™ – Digitales Vorlagemanagement mit Köpfchen.

Vorlagen aus einem Guss.

Sind Sie auch ständig auf der Suche nach den richtigen Templates? Machen Sie Schluss damit und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Dinge. DOCUNIZE™ erleichtert Ihre Arbeit und automatisiert Ihre Aufgaben – tun Sie mehr mit weniger.

Ein Vorlagenmanagementsystem für Microsoft Office Vorlagen. 

Mehr Fokus für das Wesentliche.

Sie kennen das sicher auch: Für eine Kundenpräsentation suchen Sie bereits zum fünften Mal das aktuellste Template. Und vielleicht hat Ihre Marketingabteilung gerade sämtliche Vorlagen mit dem neuen Firmenlogo überarbeitet. Jetzt gibt es noch Anpassungswünsche von der Geschäftsführung. All dies bedeutet eine Reihe von neuen Aufgaben: Sie müssen alle Änderungen auf den Vorlagen übernehmen bzw. sorgfältig nacharbeiten, um nicht Gefahr zu laufen, dass fehlerhafte Dokumentvorlagen in Umlauf geraten oder sogar von Ihren Mitarbeitenden eingesetzt werden.

Um solche lästigen und zeitraubende Vorkommnisse zu vermeiden, hat DOCUNIZE™ eine Lösung für Sie: Den Gedanken vom ganzheitlichem Vorlagenmanagement.

 

Der ganzheitliche Ansatz für das Office Vorlagenmanagement.

Beim ganzheitlichen Vorlagemanagement spielen Gedanken zur Förderung der Marke, der Effizienzverbesserung im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen sowie Vorgaben des Unternehmens und den Behörden eine wichtige Rolle. Die integrierte Vorlagenmanagement-Lösung DOCUNIZE™, welche nahtlos in Microsoft Office integriert ist und auf aktuellen Technologien basiert, unterstützt Sie bei der Umsetzung dieses Ansatzes.

DOCUNIZE™ im Überblick.

Fakten & Herausforderungen

  • Zentrale Stelle, um die richtigen Dokumente, Präsentationen und Vorlagen finden.
  • Sicherstellen und konkretes Aktualisieren der CI sowie der Nutzung aktueller Vorlagen.
  • Betreuen der Vorlagen mittels ausgewählten Docunize-Administratoren pro Fachbereich.

 

Wichtige Funktionen

  • Zentrale Verwaltung und Management – gezielte Suche nach Kategorien – Organisieren von Inhaltselementen – Änderungen im CI.
  • Modularer Aufbau (Textbausteine/Snippet), um Vorlagen zu individualisieren. 
  • Aussagekräftiges Reporting zur Vorlagennutzung.

 

Nutzen

  • Modularität für geringen Änderungsaufwand.
  • Einfache Aktualisierung von zentralen Elementen über alle Vorlagen. So ist sogar ein Rebranding mit verhältnismässig geringem Aufwand realisierbar.
  • Textbausteine erlauben das Auswählen und Verwenden fertiger Textpassagen.

 

Docunize Flyer.

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Ihre Vorteile mit DOCUNIZE™.

Mit DOCUNIZE™ können sich Ihre Mitarbeitende wieder auf das konzentrieren, was bei der Arbeit mit Microsoft Office im Vordergrund stehen sollte: Die Arbeit an überzeugenden Inhalten.

Profitieren Sie mit DOCUNIZE™ von folgenden Nutzen:

1

Minimieren Sie den Suchaufwand nach den richtigen Vorlagen und sorgen Sie für ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.

2

Verwenden Sie immer die aktuellsten Templates und verbreiten Sie diese bei neuen Versionen mit nur wenigen Mausklicks an Ihre Kollegen. 

3

Gestalten Sie Vorlagenmanagement-Prozesse 
wie die Erstellung, Änderung und Verteilung
von Office.

4

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden mit DOCUNIZE™ die tägliche Arbeit.

Applikations & Prozessmanager 
Bechtle Schweiz AG

Marcel Hofer

 

Für uns ist DOCUNIZE unverzichtbar geworden. Es unterstützt uns in den täglichen Abläufen. Dank dem Tool können wir uns auf die wesentlichen Dinge wie dem Erstellen von guten, fachspezifischen Inhalten für unsere Kunden fokussieren.

Office Vorlagenmanagement mit DOCUNIZE™.

Mit DOCUNIZE™ bringen Sie das Office Template Management, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei der Office Arbeit unter einen Hut. Doch wie funktioniert das genau? 

Wir organisieren für Sie das Vorlagenmanagement mit den Vorlagen, Templates, Word-Dokumenten, PowerPoint Folien, E-Mail Vorlagen, Bildern etc. in modularen Elementen und halten diese in einer zentralen Datenbank. Diese Elemente sind nahtlos in Microsoft Office und deren Prozesse integriert. Damit machen Sie das Vorlagenmanagement zu einem verlässlichen Bestandteil Ihrer Wertschöpfungskette.

DOCUNIZE™ für alle.

Folgende Rollen profitieren von der DOCUNIZE™-Lösung:

Office Anwender – strukturierte und personalisierte Vorlagen.

Mit DOCUNIZE™ lassen sich Vorlagen nach Geschäftsbereichen, Abteilungen und weitere Kategorien ordnen und somit einfacher auffinden. Mitarbeitende erhalten eine personalisierte Auswahl an Vorlagen angezeigt. Das erhöht die Transparenz und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand.

Dadurch, dass Informationen zentral abgelegt sind, können Prozesse automatisiert werden. Personalisierte, wiederkehrende Informationen wie Namen, E-Mail oder Telefon werden aus den Profilen oder dem Active Directory zur Erstellung von Dokumenten herangezogen, was die Erstellung qualitativ verbessert und beschleunigt.

Pluspunkte in Kürze:

  • Optimale Übersicht über Vorlagen – Filterung, Favoriten- und Suchfunktionen reduzieren Suchaufwand.
  • Beschleunigte, automatisierte Erstellung von Briefen, PowerPoint Folien, E-Mails oder sonstigen Vorlagen-Dokumenten.

Redakteure – schnelle und zentrale Pflege einheitlicher Vorlagen.

Schluss mit Versionsfluten von nicht konformen Vorlagen! Mit DOCUNIZE™ vereinfachen und beschleunigen Sie Erstellungs-, Änderungs- und Verteilungsprozesse. Per Knopfdruck und ohne Programmierkenntnisse erstellen Sie Dokumentbausteine und -vorlagen, die zeitlich gesteuert Ihren Kollegen zur Verfügung gestellt werden können. Mitarbeitende, egal von wo sie arbeiten, haben mit DOCUNIZE™ stets aktuelle Vorlagen zur Verfügung und legen neue Dokumente schnell und komfortabel an.

Pluspunkte in Kürze:

  • Reduziert die Menge an Vorlagen und vermeidet Redundanzen und lästiges Suchen.

  • Minimiert Fehler bei der Nutzung und Verbreitung von nicht konformen Vorgaben.

Administratoren – dynamische Inhalte ohne Programmierung.

Mit DOCUNIZE™ erhalten Administratoren Möglichkeiten, dynamische Inhalte und Felder in die Dokumentvorlage zu integrieren – völlig ohne Programmierung. Vorlagen können so auf einfachste Weise Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des Standortes mitgegeben werden. Wahlweise kann dafür per integrierter Schnittstelle das ActiveDirectory angebunden werden, um Feldinhalte bereitzustellen.

Pluspunkte in Kürze:

  • VBA-Makrofreie Vorlagen, keine Programmierung für Erstellung und Pflege von Vorlagen mit dynamischen Inhalten.
  • Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Pflege.

Erfahren Sie mehr zu unseren Business Applications.

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Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitende alle Dokumente und Informationen schnell und effizient finden. Nur so profitiert auch Ihr Business davon.

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