Herausforderung.
Adobe Acrobat steht bei Primeo Energie zur Verteilung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten seit Jahren erfolgreich im Einsatz. Traditionell erhielten die Mitarbeitenden dazu je eine persönliche Lizenz, die mit einer eigenen Adobe ID gekoppelt war. Zwar stellt Adobe mit der Admin Console ein zentrales Administrationsportal bereit. Im herkömmlichen Lizenzmodell, das eigentlich für einzelne Nutzer oder Firmen mit geringer Mitarbeiterzahl konzipiert ist, muss jedoch jede Lizenz separat gepflegt werden – die Lizenzverwaltung ist Handarbeit.
Dies brachte einen erheblichen Administrationsaufwand für das IT-Team mit sich. Zudem erhielten die Mitarbeitenden laufend die üblichen E-Mails von Adobe an Acrobat Abonnenten, die im Grunde nicht benötigt wurden. Ein weiteres Problem: Neben dem Active-Directory-Login für das Firmenkonto mussten die Mitarbeitenden sich für Acrobat nochmals separat mit ihrer Adobe ID anmelden. Und da die bisherigen Lizenzen Ende 2020 das Ende ihrer Laufzeit erreichten, war Primeo Energie ohnehin auf eine neue Lizenzlösung angewiesen.
Lösung.
Primeo Energie blickt auf eine langjährige Zusammenarbeit mit Bechtle als Software-Lieferant und Beratungspartner zurück. Auf der Suche nach einer neuen und besseren Lösung für die Acrobat Lizenzen gelangte das Team von IT-Projektleiter Markus Bertschmann somit im Herbst 2020 an Bechtle. Eine Diskussion der verschiedenen Optionen ergab, dass sich das Lizenzmodell VIP Enterprise am besten für Primeo Energie eignet, in Kombination mit einer Anbindung der Lizenzverwaltung von Adobe an das unternehmenseigene Active Directory.
VIP Enterprise ist ein flexibles Lizenzprogramm auf Abonnementsbasis für Unternehmen mit wechselnden Anforderungen, einer Laufzeit von ein bis drei Jahren und umfassenden Funktionen für die Lizenzverwaltung. Das Programm unterstützt zudem die Federated ID als Authentifizierungsmethode: Im Gegensatz zur persönlichen Adobe ID steht das Management der Nutzerkennungen unter voller Kontrolle des Unternehmens, und die Anmeldung bei der Adobe Plattform, in diesem Fall Acrobat DC, erfolgt mit Single-Sign-on über einen SAML2-konformen Identitätsprovider wie Microsoft Azure AD.
Bei Primeo Energie erfolgt das Management der Acrobat Lizenzen heute wie folgt: Die Nutzergruppen des lokalen Active Directory werden zunächst mithilfe des Azure Connector mit Azure AD und von dort aus mit der Adobe Document Cloud synchronisiert, wo jeder Gruppe das passende Produktprofil zugeordnet ist. So lassen sich die Nutzereinstellungen über lokale AD-Gruppen verwalten und automatisch zu Adobe übertragen. «Das Projekt war technisch einfach und in Eigenregie umzusetzen», meint Markus Bertschmann. Dennoch war Bechtle als Partner unverzichtbar: «Bechtle verfügt über kompetente, dedizierte Spezialisten für das Adobe Umfeld. Nur schon um das richtige Lizenzmodell zu finden, braucht es viel Know-how. Und Bechtle hat für tiefer gehende Rückfragen direkten Kontakt zu Adobe.» Auch für die Mitarbeitenden war der Wechsel zum neuen Lizenzmodell unkompliziert. Sie mussten sich dazu bloss einmalig bei Acrobat DC ab- und wieder neu anmelden und dabei neu das Unternehmenskonto verwenden.
Durch die Adobe Federated ID im Lizenzmodell VIP Enterprise konnten wir das Lizenzmanagement automatisieren, den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren, von erweitertem Support profitieren und den Mitarbeitenden einen einfacheren Anmeldeprozess anbieten.
Vorteile/Nutzen.
Mit VIP Enterprise als Lizenzmodell, der Anbindung des lokalen Active Directory via Azure AD an Acrobat DC sowie der Adobe Federated ID als Authentifizierungsmethode reduzieren sich Aufwand und Komplexität bei der Verwaltung der Acrobat Lizenzen deutlich. Viele Prozesse, für die zuvor manuelle Eingriffe nötig waren, laufen jetzt automatisiert ab. Markus Bertschmann nennt ein Beispiel: «Wenn ein Mitarbeitender ausscheidet, muss man die Acrobat Lizenz nicht mehr von Hand deaktivieren, sondern sie wird automatisch wieder freigegeben.»
Mit dem Single-Sign-on werden die Mitarbeitenden bei Acrobat angemeldet, sobald sie mit dem Firmenkonto eingeloggt sind. Die Compliance profitiert von der Möglichkeit, die Nutzung verschiedener Features und Zusatzdienste zentral zu steuern. So sei es beispielsweise je nach Unternehmen nicht erwünscht, dass ein Mitarbeitender Dokumente auch in der Adobe Cloud statt nur in der firmeneigenen Ablage speichern kann, hält Markus Bertschmann fest.
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