Renovation-Bern AG – Sicherheit und Zusammenarbeit in der Cloud: Renovation-Bern nutzt Microsoft 365.

Herausforderung.

Die Renovation-Bern AG bietet vier Fachabteilungen, die alle grundlegenden Bereiche der Renovationsarbeiten abdecken. Neben Malerei, Gipserei, Bodenbelägen sowie Reinigung und Räumung bietet der kompetente und zuverlässige Partner die Behebung von Wasserschäden, Schimmelentfernung, Liftsanierung und Graffitientfernung an. Hand in Hand arbeiten dabei Handwerker und Innendienst zusammen. Kunden wie Immobilienverwalter, die Stadt Bern, Versicherungen, Architekten und institutionelle Unternehmen, aber auch Privatpersonen im Grossraum Bern schätzen deren effiziente und zuverlässige Arbeit. Damit jede Renovation der Renovation-Bern gründlich und zur Zufriedenheit der Kunden erfolgt, koordiniert die Einsatzsteuerung jeden Auftrag. Sie sorgt dabei für den reibungslosen Ablauf und eine gute Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen. Die Geschäfte der Renovation-Bern AG entwickeln sich gut, das Unternehmen wächst. Das Vertrauen der Kunden ist ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung. Deren Daten wie Zugänge zu Gebäuden, Bilddokumentationen oder Grundrisse muss die Renovation-Bern sicher und dabei für jeden im Unternehmen gut und einfach erreichbar aufbewahren. Die lokale IT-Infrastruktur sollte deshalb von einem leistungsstarken IT-Netzwerk abgelöst werden, das sicher und überall verfügbar ist. „Cloud First“ hiess die dazu passende Strategie.

Lösung.

Für den Umzug in die Cloud arbeitete Bechtle zunächst die Anforderungen an die neue IT heraus. Die Daten sollten auf zwei Ebenen gesichert werden: Zum einen musste Bechtle sie vor unerlaubten Zugriffen schützen. Zum anderen war eine gute Strategie für die Datensicherung des als ERP-Server eingesetzten PCs unerlässlich. Die Renovation-Bern AG achtete dabei weniger auf den Zeitplan, als auf die gründliche, strukturierte und zuverlässige Umsetzung der neuen IT in der Cloud. Die Renovation-Bern entschied sich für Microsoft 365, da die Mitarbeitenden die meisten Anwendungen darin bereits kannten. Die Details der Anforderungen arbeitete Bechtle in einem Workshop zu Microsoft 365 aus. So sollte Sharepoint die bislang bei der Renovation-Bern AG genutzte Dropbox und lokalen Server ablösen, das Intranet in Microsoft 365 abgebildet und die Sharepoint Bibliotheken aufgesetzt werden. Bechtle berücksichtigte ausserdem die beiden Anwendergruppen im Unternehmen: Während die Handwerker Microsoft 365 F1 für ihren Austausch mit dem Innendienst erhielten, setzt der Innendienst Microsoft 365 Business Premium ein. Bechtle legte für beide die jeweiligen Services fest: Alle Mitarbeitenden  speichern ihre Daten auf ein persönliches Laufwerk in OneDrive for Business. Die Handwerker haben ausserdem nun Active Directory Rechte für Microsoft Azure und nutzen das Azure Rights Management Premium. Ebenfalls im Einsatz sind unter anderem Exchange Online- und Sharepoint-Kiosk, Microsoft Planner, Microsoft Teams und Skype for Business Online. Die Einsatzsteuerung und der restliche Innendienst hingegen haben Zugriff auf Exchange Online und verwenden Microsoft 365 Apps for Business, Microsoft Forms, Planner, Teams und natürlich Office für das Web.  Mit den Power Apps setzen sie eigene Anwendungen um und Project für Office, Sharepoint, Skype for Business Online, To-Do und Whiteboard sind für den Austausch und Meetings im Einsatz.

Für die Sicherheit der Daten klassifizierte Bechtle vor der Migration alle Daten und erstellte einen Data Loss Prevention Plan sowie ein Konzept für das Backup in der Cloud. Im täglichen Einsatz sollten die Mitarbeitenden nichts von all dem mitbekommen, die Leistung durfte durch die neue Infrastruktur nicht beeinträchtigt werden. Bechtle löste das Backup-Thema deshalb mit SkyKick für Office 365. Alle Exchange Online-Postfächer, OneDrive Speicherbereiche, SharePoint Container und natürlich auch die Team-Arbeitsbe-reiche werden damit in der Cloud gesichert.

Vorteile/Nutzen.

Mit Microsoft 365 und den beiden unterschiedlich aufgestellten Einsatzplänen ist die Renovation-Bern AG für die Zukunft bestens ausgestattet. Bechtle schaffte die Umstellung im vorgegebenen Budget, auch wenn bei der Datenmigration nach Exchange Online bei den Public Folders der ein oder andere Stolperstein beseitigt werden musste. Die Umsetzung dauerte dadurch zwar eine Woche länger als geplant, der Betrieb mit dem Bechtle Servicedesk als Single Point of Contact konnte dennoch termingerecht starten. Renovation-Bern ist jetzt nicht mehr von der OnPrem-Infrastruktur abhängig, da alle Anwendungen als Service aus der Cloud eingesetzt werden. Die Mitarbeitenden finden ihre Daten in der strukturierten Ablage mit Enterprise Search und in Sharepoint Online wesentlich einfacher. Das spart ihnen nicht nur Zeit, sie arbeiten auch effizienter unter- und miteinander. Vor allem aber sind die Handwerker nun ebenfalls an das Netzwerk angebunden,  was neue Arbeitsmodelle in der Zusammenarbeit ermöglicht. Dem weiteren Wachstum der Renovation-Bern AG sind damit zumindest technisch keine Grenzen mehr gesetzt.

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