CZ | Česky
BIOS.
bios® — E-Procurement made by Bechtle.
Bios_Logo.png

Na jedné straně jste nuceni nakupovat výhodně, na straně druhé požadují vaši uživatelé kvalitu. A to je vedle výzev, jako je digitalizace pořizování, jen jedna z náročných oblastí, které musíte řešit jako osoba zodpovědná za IT, příp. nákup. Vytvořte prostor pro strategické úkoly a staňte se tím, kdo tvoří hodnoty ve vašem podniku – podpoříme vás během celého nákupního procesu.

 

Co je bios®?

bios® je platforma na bechtle.com, která je šitá na míru individuálním požadavkům na eProcurement, jejímž cílem je redukovat pracnost a náklady, zjednodušit a zrychlit pořizovací procesy a optimálně využívat (mezinárodní) rámcové smlouvy v celém podniku. Proces, který se vyplatí: Více než polovina všech zákazníků Bechtle již díky používání platformy bios® podstatně snížila procesní náklady při pořizování svých IT produktů/služeb v celoevropském měřítku.

 

Výhody.

Přes 70.000 IT produktů od více než 300 výrobců vám zaručuje perfektní přehled o trhu. Přístup chráněný heslem nabízí vám a vámi autorizovaným zaměstnancům nákup z firmou schváleného sortimentu IT produktů. Zde si můžete vybrat zboží za denně aktuální ceny kliknutím myši – včetně individuálních statistik a vyhodnocení, až po digitálně podepsané elektronické faktury dle platných zákonů. Integrovaná správa uživatelů a profilů s nastavitelnými parametry, management dodacích a fakturačních adres, variabilní vícestupňové schvalovací řízení a další funkce nabízejí možnost provádět rutinní nákupy IT v celoevropském měřítku rychle, efektivně a především elektronicky.

 
Přehlednost trhu a kontrola v reálném čase.
  • Vysoká flexibilita ve výběru produktů při současné standardizaci
  • Dodržování vašich nákupních směrnic
  • Plná kontrola nákupů díky detailním uživatelským právům/profilům

 

Zmenšení objemu manuálních administrativních činností.
  • Jednoduché, jasně definované procesy pro celou Evropu
  • Redukování chyb při přenosu údajů
  • Zlepšení kontrolních a vyhodnocovacích možností
  • Snižování nákladů díky množstevním slevám, příp. optimální využívání rámcových smluv.

 

Plynulá integrace Back-End.
  • Plná integrace do hospodářských, příp. finančních systémů
  • Používání standardizovaného rozhraní
  • Sdílení elektronických dokladů na několika úrovních, až po podepsanou elektronickou fakturu (při dodržení všech právních předpisů)

 

Kromě toho je kdykoliv možné napojení na váš systém ERP pomocí standardizovaného rozhraní. Tak může probíhat také digitální sdílení nabídek, objednávek nebo fakturačních dat v reálném čase, což vede k dalšímu zrychlení interních procesů.

Chcete se dozvědět více o bios®?

Jednoduše nám napište na sales@bechtle.cz nebo nám zavolejte na +420 274 777-960. Rádi vám pomůžeme.

 

E-MAIL

1. Napojení na systémy ERP.
Co je OCI?

Bechtle AG se zabývá problematikou eCommerce/eProcurement již od roku 1995 a byla jednou z prvních firem v Německu, která byla koncem roku 1999 certifikována firmou SAP AG pro používání rozhraní Punch-out pod názvem „OCI – open catalogue interface“. Od té doby používá většina našich zákazníků naše řešení eProcurement, mnoho z nich je napojeno přes standardizovaná katalogová rozhraní.

Open Catalog Interface (OCI) je standardizované rozhraní pro výměnu katalogových datových vět mezi systémy ERP (např. SAP EBP/SRM) a libovolnými jinými katalogy. Uživatel přitom přistupuje přímo k aktuálním katalogovým údajům poskytovatele přes internet pomocí standardních internetových protokolů. Tento standard byl původně vyvinut firmou SAP pro snadnou integraci např. objednávek produktů z externích webových katalogů do nákupních procesů systému ERP. Cílem je používání webových katalogů pro prezentaci produktů a vyhledávání a využití SAP pro zprostředkování obchodu. Obchod totiž neprobíhá přes katalogové řešení B2B nebo B2B-eCommerce, ale vybrané údaje o produktech se za účelem objednání dostanou automaticky do systému SAP/ERP. SAP pak zajišťuje objednání a zaúčtování konformní s SAP. Proces přístupu SAP na externí katalog produktů se označuje také odborným názvem „Punch-out“.

Scénář napojení přes rozhraní OCI.
2. Napojení na trh / profesionální sítě.
Jaký vliv mají trhy / profesionální sítě na spolupráci se zákazníky na bází eProcurement?
  • Rychlejší Onboarding se soustředí na oblast od snižování počtu dodavatelů při náročných projektech a všeobecně menší počet dodavatelů v systému až po výrazně plošší, standardizovanou integraci. Počet dodavatelů hraje nyní menší roli a jde spíše o počet procesů.
  • „Consumerization“ znamená, že již tak ostře nerozlišujeme mezi uživateli a procesy B2B a B2C. V obou případech se jedná o uživatelský prožitek – uživatel chce svůj výsledek rychle, intuitivně, komfortně a flexibilně – řešení a kompletní proces se musí řídit těmito skutečnostmi.
  • Vytváření nových, digitálních obchodních procesů je pro dodavatele zajímavé jen do takové míry, že slovo „digitální“ se u zákazníka často omezuje pouze na vlastní výměnu dokumentů. Podnikové procesy „Legacy“, které se připojují k těmto novým, digitálním procesům, jsou ve výsledku tak slabé, jako nejslabší článek tohoto řetězu a je třeba je prozkoumat a přizpůsobit.

 

Bechtle se již mnoho let účastní celé řady předních trhů / profesionálních sítí. Přes ně lze dle technické specifikace poskytovatele provádět připojení jak přes statické katalogy, tak přes dynamické Punch-out. Celý proces je završen elektronickou výměnou obchodních dokumentů

2.1 Statické katalogy.

U statických nebo také hostovaných katalogů dám Bechtle dává k dispozici katalogové údaje v pravidelném cyklu. Katalogové údaje obsahují informace o produktech, jako je např. jejich název, popis a cena. Tyto údaje se nahrají do pořizovacího systému a jsou tak v nákupním řešení k dispozici přímo žadatelům a nákupčím. Pro zprostředkování údajů z katalogu se etablovaly různé standardní formáty. Patří sem např. BMEcat, JSON nebo také formát CIF, vyvinutý firmou SAP Ariba.

2.1.1 Scénář statický katalog.

2.2 Katalogy Punch-out level 1.

bios® lze integrovat přes rozhraní OCI nebo specifický formát SAP Ariba cXML. Při tomto procesu, známém také jako Punch-out, opouští uživatel vlastní pořizovací systém a přechází na naši externě napojenou platformu pro Procurement. Při tomto technickém kroku se přenášejí také informace o zákazníkovi, takže lze ovládat také sortiment a specifické podmínky zákazníka. Poté, co se uživatel přepnul do připojeného katalogu, může v něm vyhledávat produkty a vkládat je do svého nákupního košíku. Jakmile je vyhledávání ukončeno a uživatel se přepne opět do svého pořizovacího systému, přenesou se i produkty do tohoto pořizovacího systému. Zde probíhají další kroky, jako je např. předkontace a schválení a vytvoří se zde také konečná objednávka, která je následně předána do systému Bechtle.

2.2.1 Scénář Punch-out level 1.

2.3 Katalogy Punch-out level 2.

Zatímco konečný uživatel musí přepínat již při vyhledávání produktů v katalozích Punch-out, umožňuje Punch-out level 2 vyhledávání produktů v rámci vlastního pořizovacího řešení. Konečný uživatel tak může přímo ve vlastním pořizovacím řešení prohledávat jak integrované katalogové produkty (ze statických katalogů), tak i externí katalogy, které jsou napojeny přes Punch-out level 2. Pro přenesení produktu, nalezeného v Punch-out level 2 do nákupního košíku, proběhne ale opět přepnutí do katalogu Punch-out.

2.3.1 Scénář Punch-out level 2.

3. Systémy pro klasifikaci produktů/služeb.

Jedná se o standardní údaje o produktech nezávislé na branži a podniku pro klasifikaci a jednoznačný popis produktů a služeb v systému zbožního hospodářství (> 50.000 produktových tříd). Tyto standardy umožňují digitální výměnu údajů o produktech, nezávisle na branžích, zemích, jazycích nebo organizacích. Obzvláště v systémech ERP, příp. na trzích, je jejich používání jako standardizované základny pro strukturu skupin zboží široce rozšířeno.

 
Nejčastěji používané standardy jsou:
  • eCl@ss – hlavně v evropském prostoru
  • UNSPSC – hlavně v americkém prostoru
4. Elektronické objednávání.

Objednávky generované ve vašem prostředí nebo na trhu se přenášejí ideálně přes XML-Gateway (např. SAP XI/PI/PO) nebo jinou komunikační platformu jako elektronický dokument do XML-Gateway Bechtle. Alternativně je lze přenášet také jako přílohu mailu. Následně jsou údaje zkontrolovány a připraveny pro další zpracování v systému ERP Bechtle (kontrolní kritéria lze individuálně přizpůsobit zákazníkovi). Pak jsou údaje odeslány k příslušnému partnerskému stanovišti zákazníka Bechtle a po automatizovaném finálním detailním prověření tam dojde ke zpracování objednávky dle dohody.

 

Bechtle podporuje pro zpracování elektronických objednávek zákazníků následující standardy XML (stav 12/2018):

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

 

Dále jsme technicky vybaveni pro integraci objednávek EDIFACT-D96A/D97A – což je ale často spojeno s výrazně vyšší náročností na projekt.

 

Pro přenos elektronických objednávek dáváme přednost bezpečnému přenosu online přes HTTPS POST na webovém serveru. Alternativně podporujeme také přenos přes (S)FTP nebo AS2 a ve výjimečných případech také nešifrovaný přenos přes HTTP nebo jako přílohu e-mailu.

5. Elektronická fakturace.

Na vaše přání mohou být vaše fakturační údaje zpřístupněny např. ve formě XML pro automatizované zúčtování ve vašem systému. Běžné jsou následující formáty:

 

Elektronická faktura ve formátu „ZUGFeRD 1.0“.

Formát faktury „ZUGFeRD 1.0“ umožňuje od roku 2014 zprostředkování fakturačních údajů a údajů na dobropisech ve strukturované formě v modifikovaném souboru PDF a jejich načítání a zpracovávání bez dalších kroků. Byl vypracován podniky z automobilového průmyslu, maloobchodu, bankovního sektoru, softwarového průmyslu, ale také z veřejného sektoru. Tento formát odpovídá požadavkům mezinárodní standardizace a lze ho použít i v evropské a mimoevropské fakturaci.

 

Nepodepsaná faktura XML.

Paralelně k nepodepsané faktuře XML se i nadále zasílá dosavadní papírový dokument ve formě seznamu dokladů.

 

Podepsaná faktura XML přes certifikovaného poskytovatele podpisových služeb.

Pokud se má zcela odbourat papírový dokument, je potřeba, aby byly fakturační údaje XML v souladu se zákonem digitálně podepsány uznaným poskytovatelem podpisových služeb a aby byla data (včetně kontrolního protokolu) uložena v dlouhodobém archivu, zabezpečeném z hlediska revize.

► Projektový krok „Elektronická fakturace“ by se měl ze zkušenosti zavádět teprve později, když integrace objednávek OCI a XML bezproblémově funguje. Obě strany přitom také musí dodržovat zákonná ustanovení pro digitální přenos fakturačních údajů.

Stahování.

Pro hlubší pohled na technickou integraci platformy bios® do externích pořizovacích systémů použijte naši dokumentaci.

Popis procesu německy
bios® – řešení eProcurement
pdf Download
Popis procesu anglicky
bios® – řešení eProcurement
pdf Download
Shrnutí.

Jako jedni z pionýrů v oblasti eCommerce nabízíme naše nákupní platformy a know-how již od roku 1995. V oblasti eProcurement se zaměřujeme především na optimální podporu pořizovacího procesu na základě vašich interních předpisů. Naší hlavní prioritou je integrace člověka, jako operativního nákupčího, do definovaných procesů.

Martin Meyer, vedoucí oddělení eProcurement Services firmy Bechtle