Bez sdíleného přístupu ke všem dokumentům není realizace většího projektu v podniku možná. Přitom nestačí jen přidělit práva pro čtení a úpravu dokumentů. Každý dokument vyžaduje celou řadu kroků zpracování, na které mohou následovat definované úrovně schválení. Přitom nejde jen o to, aby byly jednotlivé pracovní kroky okamžitě vysledovatelné. Musí být vysledovatelné i trvale, alespoň osobami zúčastněnými na projektu s příslušným oprávněním. Kromě toho pracují na dokumentech měnící se týmy v reálném čase, přičemž výsledek nebo průběžný výsledek musí být k dispozici všem. S tím jsou spojena klíčová slova jako lokální ukládání, synchronizace, správa verzí a časové osy.
Ze složitých projektových struktur a paralelního zpracování témat vznikají vysoké požadavky na dokumentový management. To se týká nejen funkčnosti, ale i použitelnosti. Protože pokud se dokumentový management stane samostatným projektem, pak software selhal. Jedním z osvědčených řešení je SharePoint od firmy Microsoft s jednotlivými pracovními oblastmi, který používá téměř 200 milionů uživatelů na celém světě. Funkční rozsah zde ale dalece přesahuje čistý dokumentový management. Program vytváří digitální pracovní prostředí, ve kterém lze zobrazit všechny procesy spolupráce. V online shopu Bechtle najdete Microsoft SharePoint v různých verzích.
K dostání jsou také speciální softwarové programy, které se týkají částí dokumentového managementu a které je profesionálně pokrývají. Příkladem je pro podniky koncipovaný software OCR OmniPage Ultimate od firmy Nuance, který umožňuje skenování a konvertování dokumentů. Dokumenty, formuláře, PDF nebo fotografie všeho druhu lze tak snadno transformovat na elektronické soubory, a to ve velkých počtech přes síťový server nebo přes libovolný lokální počítač. Následuje archivace, např. do paměti Cloud. Vedle řešení od firmy Microsoft nebo Nuance najdete u Bechtle mimo jiné software pro dokumentový management od firem ABBYY, IRIS a Acronis.