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Reference

Revisionssichere und effiziente Dokumenten-Archivierung.
english|DE

Toray International Europe GmbH.

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Project data.

  • Software
  • Chemistry / Raw material
  • ELO
  • < 250 employees

Projektziele.

Zur Gewährleistung der rechtssicheren Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails sowie der gescannten Dokumente suchte TIEU nach einem Dokumentenmanagement-System, welches außerdem die Abläufe automatisiert und damit schneller abwickelt. Nach Recherchen und einem Workshop mit dem Competence Center DMS des Bechtle Systemhauses Köln – das Bechtle Systemhaus Darmstadt war bereits langjähriger Geschäftspartner der TIEU – entschied man sich zur Einführung von ELOenterprise, mit dem zusätzlich eine strukturierte Ablage der SAP-Belege erfolgen konnte. Mit ELO erfasst werden sollten alle Eingangs-und Ausgangsdokumente, insbesondere aller Office-Anwendungen, E-Mails, Dokumente der Buchhaltung (Angebote, Rechnungen etc.) und Druckausgaben.

"Auch wenn ein solcher Umstellungsprozess immer mit Aufwand einhergeht und durch unsere individuellen Bedürfnisse auch nicht unbedingt einfacher geworden ist, war die Einführung des Mail-Managements mit ELOprofessional ein wichtiger, unumgänglicher und richtiger Schritt."

 

Antun Dujan, Manager Information Systems, Toray International Europe GmbH

Lösung.

Bechtle installierte hierzu ELOenterprise 2011 auf zwei Windows 2008-Servern, von denen einer die Datenbank auf Basis eines SQL-Servers beheimatet, während der andere die ELO-Anwendung ausführt. Die 60 Clients laufen größtenteils unter Windows 7, einige werden noch mit Windows XP betrieben. Für die (vorgangsbezogene) E-Mail-Archivierung und die Journalarchivierung wurde eine Lotus-Notes- Schnittstelle (Version 8.5) installiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Elemente der gesamten IT-Struktur des Unternehmens miteinander kommunizieren und Informationen sicher ausgetauscht werden können. ELOenterprise 2011 bietet dabei die Möglichkeit, losgelöst von den vorhandenen Applikationslogiken die Dokumente zu verwalten. Dennoch ist das System hoch skalierbar und kann selbst große Datenmengen problemlos meistern. Zudem werden E-Mails in Übereinstimmung mit den Prozesszusammenhängen und den staatlichen Vorgaben verarbeitet, archiviert und verwaltet.

Geschäftsnutzen.

Durch die zahlreichen Möglichkeiten von ELOenterprise 2011, allen voran der elektronischen Ablage und der schnellen, nahtlosen und leistungsstarken Integration des Systems in die bestehende IT-Landschaft, wurden bei der Toray International Europe GmbH interne Abläufe deutlich beschleunigt und werden nun effizienter abgewickelt. Auf diese Weise konnten die Unternehmenskosten gesenkt und Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden. Zusätzlich wird der Forderung nach einer den gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen entsprechenden Archivierung handelsrechtlich relevanter Unterlagen und des E-Mail-Verkehrs entsprochen. Die Dokumente sind nun revisionssicher gespeichert und können den staatlichen Vorgaben entsprechend verwaltet werden.

Detailed Reference.

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