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Pädagogische Hochschule Karlsruhe.

Ein Dokumenten-Management-System für die digitale Studierendenakte.

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Project details.

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  • Software
  • Education / Research
  • Public sector
  • ELO
  • 250–1,500 employees

Projektziel.

Ziel des von der Hochschule initiierten Projektes „Einführung eines Dokumenten- Management-Systems zum Aufbau elektronischer Studierendenakten“ war, Dokumente, Schriftverkehr und Mail-Korrespondenz sowie Inhalte aller Art, die in den vier Fachabteilungen in analoger oder digitaler Form anfallen, chronologisch und fallbezogen zu bearbeiten und zu archivieren. Alle Studentenakten, die jeweils etwa 100 DIN-A4-Seiten umfassen, sollten an einer Stelle elektronisch bearbeitet, gespeichert, und gesichert werden. Außerdem sollte das digitale Aktenarchiv eine übersichtliche und handhabbare Struktur erhalten, mit dem Ziel, möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren. Weitere wichtige Kriterien waren der Aufbau eines umfangreichen Berechtigungskonzeptes, die automatische Versionierung von Dokumenten sowie die Möglichkeit, Dokumente automatisch oder manuell in entsprechende Geschäftsprozesse (Workflows) einzustellen.

 

Bechtle ist intensiv auf alle unsere Probleme eingegangen und hat zeitnah und pragmatisch Lösungen gefunden. Wir können nun alle in diesem Aufgabenbereich anfallenden Dokumente fallbezogen, zeitnah und chronologisch digital erfassen, archivieren und wieder darauf zugreifen. Das Service-Angebot für unsere Studierenden konnten wir dadurch deutlich ausbauen und verbessern.

 

Dr. Christine Böckelmann, Rektorin, Pädagogische Hochschule Karlsruhe

Lösung.

Im Anschluss an die Projektphase entschied sich die Hochschule für das von Bechtle empfohlene Dokumenten-Management-System ELOprofessional der ELO Digital Office GmbH. Die Verantwortung für die Projektrealisierung wurde Bechtle übertragen: Neben der Lieferung und der Installation der Hard- und Basis-Software-Komponenten, der Installation und Konfiguration der Anwendung ELOprofessional, dem Aufbau eines Testarchivs und dem Entwurf der Eingabemasken erfolgte das Einscannen der Altakten durch den Bechtle Partner Scan4U. Weitere Leistungen, die in enger Zusammenarbeit mit der Hochschule im Rahmen des Projektes erbracht wurden:

 

  • Entwicklung des Stammdatendialogs und Einrichtung des täglichen Stammdatenabgleichs und des Prozesses für Namensänderungen
  • Übernahme der Bewerbungsunterlagen in die Studentenakte, einschließlich der Stammdatenanpassung
  • Anpassungen der Barcode-Erkennung mit Integration der Barcodedrucker und Barcodedruckdialog mit Stammdatenauswahl in ELO, Beschreibung der neuen und modifizierten Prozesse, Erstellung der System- und Anwenderdokumentation
  • Durchführung von Schulungsmaßnahmen: ELOprofessional User Basisund Administrator-Seminar.

 

Geschäftsnutzen.

Mit der Einrichtung des Studien-Service-Zentrums und der Einführung der elektronischen Studierendenakte, konnten die Serviceleistungen der Hochschule deutlich verbessert und auch die internen Arbeitsprozesse optimiert werden. Seit Frühjahr 2013 ermöglicht eine zentrale Anlaufstelle eine schnelle und unkomplizierte administrative Interaktion zwischen Studierenden und der Hochschule. Anliegen werden nun effizienter bearbeitet und Ratschläge und Antworten auf alle Fragen rund um Studium und Prüfungen schneller erteilt.

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Simply email us at info@bechtle.com or call us on: +49 7132 981-1600.

 

 

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