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Customer story
DFG.

Moderne Verwaltungsabläufe mit SharePoint smart umgesetzt.

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Project details.

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  • Mobility
  • Software
  • Trade / Service
  • Public sector
  • Education / Research
  • Microsoft
  • 250–1,500 employees

Projektziel.

Die Forschungsgemeinschaft beschäftigt rund 700 Mitarbeiter in ihrer zentralen Geschäftsstelle in Bonn und dem Berliner Büro. Weitere Beschäftigte unterstützen geförderte Institutionen direkt vor Ort. Umso hinderlicher sind da papierorientierte Verwaltungsprozesse. Zeit blieb auf der Strecke, zu intransparent die Workflows. Eine Lösung war gefragt. Dabei lag der Fokus nicht alleine auf einer „ordnungsgemäßen“ Verwaltung. Vielmehr galt es, Transparenz zu schaffen, Vorgänge zu beschleunigen, Papier zu reduzieren und moderne Instrumente der Zusammenarbeit einzuführen.

SharePoint rollt in öffentliche Dienste neu im Bereich der Intranets ein. Da ist es wohltuend, sich auf eine Expertise stützen zu können, die auf höchstem Niveau konzipiert und implementiert. Die Experten von Redmond Integrators konzipieren für das aktuelle SharePoint-Release und denken schon für die Migration auf neue Releases voraus. PowerShell, MSOCAF und jQuery sind hier keine Fremdwörter.

 

Dr. Ralf Wegner, Direktor I-INF-ASM, Projektleiter SharePoint, DFG 

Lösung.

MyDFG. Redmond Integrators – SharePoint-Spezialist der Bechtle Gruppe – setzte gemeinsam mit der DFG die maßgeschneiderte Lösung um. Den Anfang machte dabei der Aufbau der speziell angepassten SharePoint MySite, die MyDFG. Das Portal ermöglicht es den Mitarbeitern, persönliche Informationen zu bearbeiten. „Ein Resultat der MyDFG war, dass die Organisation nicht nur Struktur, sondern auch im wahrsten Sinn ein Gesicht bekam“, sagt Gerard Mikmak. Denn für alle Mitarbeiter wurden Profilbilder eingestellt, die jeder auch selbst austauschen kann. Die das Profil ergänzenden persönlichen Informationen führt SharePoint aus verschiedenen Benutzersystemen zusammen. Dadurch haben die Mitarbeiter erstmals eine kompakte Sicht auf ihre eigenen Informationen und können zugleich ihr Benutzerprofil selbstständig aktualisieren und ergänzen. Ganz im Sinne des Datenschutzes entscheiden die Mitarbeiter bei optionalen Informationen – wie etwa Interessen oder private Telefonnummer – selbst, welche Angaben auf der Profilseite angezeigt werden und wer die Informationen einsehen kann. Auf die so verfügbar gemachten Informationen können auch weitere angeschlossene Systeme zugreifen. Ein Beispiel sind Angaben, die für die interne Verwaltung notwendig und nur für eigens autorisierte Mitarbeiter sichtbar sind, wie etwa die private Bankverbindung zur Abrechnung von Reisekosten.

 

Mehrwert.

Neben den großen Projektmeilensteinen hat Redmond Integrators die DFG auch bei kleineren Teilprojekten unterstützt. So ist auf Basis von SharePoint eine Videothek entstanden, in der Webcasts durch eine zentrale Redaktion eingestellt werden. In verschiedenen Kanälen können dann – wie in YouTube – Videos gesammelt und in einer Liste angezeigt werden. „Auch die Videothek ist ein Instrument mit Web 2.0 Charakter. Es ist ganz einfach die zeitgemäße Art der Wissensübertragung“, sagt Gerard Mikmak. Genauso modern ist auch das Portal, in dem alle Anwendungen der DFG aufgelistet sind. „Von Word und Outlook über Web- bis zu mobilen Anwendungen. Wir haben dafür ein Kachel-Design vorgeschlagen und umgesetzt. Dadurch entsteht der Charakter eines App-Stores.“ In ihm sind sämtliche Applikationen beschrieben, Hilfethemen aufgelistet und Ansprechpartner genannt.

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