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DMS/ECM
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Dokumenten-Management-Systeme und Enterprise Content Management von Bechtle.

In allen Geschäftsprozessen und Unternehmensanwendungen fallen zahlreiche Dokumente an, auf die zugegriffen werden muss. Der Grad der Automatisierung lässt sich dabei an der Fähigkeit erkennen, wie diese Dokumente abgelegt und aufgerufen werden können. Dank Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) wird die Aktenbearbeitung jetzt noch schneller und zugleich günstiger.

 

MODUS Invoice – die digitale Verarbeitung von Rechnungen.

Sparen Sie Zeit und Geld mit der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Jeden Tag gehen zahlreiche Rechnungen in Unternehmen ein. Um die hohe Anzahl an Eingangsrechnungen schnell, sicher und wirtschaftlich zu bearbeiten und dabei die verschiedenen Formate zu berücksichtigen, bieten wir Ihnen eine Lösung an: MODUS Invoice.

Ob die Rechnungen im Papierformat, PDF, ZUGFeRD, EDI oder per E-Mail bei Ihnen eintreffen spielt dabei keine Rolle. Mit MODUS Invoice nutzen Sie eine komfortable Arbeitsoberfläche, um die Erfassung, Überprüfung, Zuordnung der Kostenstellen und Freigaben zu steuern. Dank OCR-Software und Ihrer ERP-Lösung kann die Abgleichung der Inhalte erfolgen und auf Wunsch auch vollautomatisiert gebucht werden.

Sie haben Fragen zum Thema Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management?

Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@bechtle.com oder rufen Sie uns an: Telefon +49 7132 981-1600. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

 

E-Mail schreiben

Eine Lösung für jedes Format.

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen hat in verschiedenen Unternehmen das gleiche Ziel, die Bearbeitungswege sind jedoch sehr unterschiedlich. Scannen Sie Ihre Eingangsrechnungen zentral an der Poststelle oder direkt in der Buchhaltung? Wir gestalten Prozesse ganz nach Ihren Anforderungen.

Mit MODUS Invoice profitieren von einer Plattform, die Ihre Rechnungseingangsverarbeitung automatisiert und unabhängig vom Datei-Format läuft – ganz gleich, ob Sie Ihre Papier-Rechnungen einscannen, per E-Mail erhalten, via EDI oder im ZUGFeRD-Format.

Die Archivierung erfolgt dabei rechtskonform und nach den von Ihnen festgelegten Parametern. Die Vergabe der Suchbegriffe ist von Ihnen genauso definierbar wie der Verarbeitungsprozess mit verschiedenen Freigabeszenarien.

Weitere Vorteile:

Wechselkurse.

Im Austausch mit der EZB stehen Ihnen die aktuellen Wechselkurse zur Verfügung.

 

Manuell oder automatisch.

Extrahieren oder klassifizieren Sie Belegdaten und Rechnungsinformationen mit MODUS Invoice automatisch oder manuell.

 

Rechnungen korrekt erfassen.

Die mittels OCR ausgelesenen Rechnungsinformationen werden mit Daten aus dem ERP-System abgeglichen und ergänzt.

 

Rechnungen prüfen einfach gemacht.

Rechnungsbelege werden nach § 14 überprüft, ob die jeweils geltenden, gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen vorhanden, vollständig und korrekt sind. Zur fachlichen Freigabe wird anschließend die Rechnung an die richtige Abteilung oder den richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Freigaben abhängig von eingestellten Vorgaben.

Rechnungsfreigaben können ganz einfach und ohne Programmieraufwand in MODUS Invoice eingestellt werden. Wenn z. B. die Rechnungsfreigaben in Ihrem Unternehmen abhängig vom Betrag entschieden werden oder Sie nach dem Mehr-Augen-Prinzip vorgehen, können diese Anforderungen ganz einfach definiert werden.

 

Workflows erleichtern die Arbeit.

Dank Workflows können Sie in Ihrem Unternehmen die tägliche Arbeit erleichtern. Diese berücksichtigen sogar Bearbeitungszeiten mit Eskalations-Szenarien für die Einhaltung von Skontofristen. Ihr Vorteil: Sie erhöhen die Durchlaufzeiten, stellen die Einhaltung von Fristen sicher, haben jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus und erfüllen nebenbei Compliance-Anforderungen.

 

Lückenlos und transparent.

Mit MODUS Invoice ist jeder Arbeitsschritt dokumentiert, nachvollziehbar und im Feed dokumentiert.

Integration in andere Anwendungen.

Nachdem die Daten überprüft und freigegeben wurden, werden die Informationen Ihrem ERP oder Ihrer Finanzbuchhaltungslösung zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden nach Ihren Anforderungen weiterverarbeitet, bis hin zur automatischen Verbuchung.

 

Alles im Blick.

Alle Eingangsrechnungen, die sich noch im Bearbeitungsstatus befinden, haben Sie im Überblick. Aber auch Informationen wie Fälligkeitstermine, Bearbeitungsstatus, Zuständigkeiten, Skontofristen und Hinweise auf zeitkritische Rechnungsbelege sind übersichtlich dargestellt.

 

Informationen filtern und gruppieren.

Das Rechnungseingangs-Cockpit bietet zahlreiche Filter- und Gruppierungsfunktionen. Diese lassen sich individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Ganz gleich, ob Sie eine Rankingliste mit Ihren Top-Lieferanten oder Filtermöglichkeiten mit Datums- und Kalenderfunktionen benötigen – Sie haben die Möglichkeit, alles individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Die Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung auf einen Blick:

Rechnungsmanagement:

  • Schnelle und effiziente Rechnungseingangsbearbeitung unabhängig vom Format
  • Zeitnahe Genehmigung der Rechnungen
  • Übersichtliche Darstellung im Bearbeitungsprozess
  • Einbindung von Kostenträgern und Kostenstellen

 

Schnelle Bearbeitung und transparente Verwaltung:

  • Aggregierte Darstellung relevanter Informationen in Echtzeit
  • Transparenz durch lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte
  • Vorgangsbezogene Ablage der begleitenden Korrespondenz
  • Plattform für einen besseren Informationsaustausch im Prozess

 

Überwachung von Fristen & Controlling:

  • Steigert das Potenzial, Skontobeträge zu nutzen
  • Optimiert den Kapitalfluss durch zeitnahe Verarbeitung
  • Steigert die Verarbeitungsqualität und senkt parallel die Kosten
  • Vereinfacht die Liquiditäts- und Kostenplanung

 

Rechtskonform und nahtlos integriert:

  • Rechnungen revisionssicher und rechtskonform verwalten
  • Nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme
  • Rechnungen mit und ohne Bestellbezug werden unterstützt
  • Automatisierter Umgang mit Fremdwährungen