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BIOS.
bios® — E-Procurement made by Bechtle.
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Por un lado, se ve obligado a realizar adquisiciones económicas pero, por otro lado, sus usuarios exigen calidad. Sin embargo, los desafíos que plantea la digitalización de las adquisiciones no son la única gran responsabilidad que deben asumir los responsables de TI. Adquiera un mayor margen de actuación para tareas estratégicas y conviértase en el creador de valor de su empresa. Le asistiremos durante todo el proceso de adquisición.

 

¿Qué es bios®?

La plataforma bios® es una función individualizada para adquisiciones online en bechtle.com, cuyo objetivo es reducir el tiempo y los costes simplificando y acelerando los procesos de pedido, así como aprovechando todo el potencial de los contratos marco (internacionales) en toda la empresa. Un proceso rentable: gracias a bios®, más de la mitad de nuestros clientes en toda Europa ha podido reducir los costes derivados de los procesos de adquisición y administración de TI.

 

Las ventajas

Nuestro catálogo de más de 70 000 productos de TI diseñados por aprox. 300 fabricantes permite que nuestros clientes no pierdan de vista todo lo que el mercado tiene que ofrecerles. El acceso protegido por contraseña a bios® pone al alcance de los empleados autorizados una amplia gama de productos de TI. Podrá encargar sus soluciones preferidas con un solo clic, disponer de precios actualizados a diario, estadísticas y valoraciones individuales e incluso facturas legales, electrónicas y firmadas digitalmente. La administración de usuarios/perfiles parametrizable e integrada, la gestión de direcciones de entrega y facturación, el proceso de autorización variable y multinivel, así como otras muchas funciones de adquisición le ofrecen la posibilidad de adquirir TI a nivel europeo de manera rápida, eficaz y digital.

 
Transparencia de mercado y control en tiempo real
  • Gran flexibilidad en la elección de productos y estandarización inmediata
  • Cumplimiento de las reglas de conformidad en materia de adquisiciones de TI
  • Control total sobre sus adquisiciones gracias a la concesión de derechos de usuario/perfil

 

Reducción del número de tareas administrativas manuales
  • Procesos compactos y claramente definidos a nivel europeo
  • Reducción de errores de transmisión/alteraciones en los medios
  • Optimización de las posibilidades de control y evaluación
  • Reducción de costes mediante la agrupación de volúmenes o la utilización óptima de acuerdos marco

 

Integración back-end sencilla
  • Integración completa en sistemas financieros o de gestión de mercancías
  • Uso de interfaces estandarizadas
  • Intercambio de documentos electrónicos a varios niveles y facturas firmadas digitalmente (en conformidad con todas las prescripciones legales)

 

Además, si lo desea, podrá conectar esta plataforma de adquisición a su sistema ERP a través de interfaces estandarizadas. Así, transmitirá pedidos, ofertas y datos de facturación de forma digital y en tiempo real, lo que, a su vez, acelera el desarrollo de los procesos internos.

¿Desea obtener más información sobre bios®?

Escríbanos un correo electrónico a bechtle@bechtle.es o llámenos al: +34 913 640-234. Estaremos encantados de ayudarle.

 

ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO

1. Integración a los sistemas ERP.
¿Qué significa OCI?

Desde 1995, Bechtle AG cuenta con una larga trayectoria en el área de comercio electrónico/compras electrónicas y, a finales de 1999, se convirtió en una de las primeras empresas en Alemania en obtener la certificación de SAP AG para utilizar la interfaz punch-out con el nombre «OCI - open catalogue interface». Desde entonces, la mayoría de nuestros clientes utilizan nuestras soluciones de compra electrónica, muchas de las cuales están conectadas a través de interfaces de catálogo estandarizadas.

Open Catalog Interface (OCI) es una interfaz estandarizada para el intercambio de registros de datos de catálogo entre sistemas ERP (por ejemplo, SAP EBP/SRM) y cualquier otro catálogo. Así, el usuario puede acceder directamente a datos actualizados sobre el catálogo a través de protocolos de Internet estándar. Este estándar fue desarrollado originalmente por SAP para, por ejemplo, poder integrar fácilmente pedidos de productos investigados a través de catálogos web externos en los procesos de compra del sistema ERP. El objetivo es utilizar catálogos web para la presentación e investigación de productos y SAP para el proceso de compra. El proceso de compra no tiene lugar en el catálogo de productos B2B o en la solución de comercio electrónico B2B; los datos de producto seleccionados se transfieren automáticamente al sistema SAP/ERP. En SAP se garantizan el pedido y la contabilización compatibles con el sistema. El proceso de acceso de SAP al catálogo de productos externos también se denomina «punch-out».

Conexión de escenarios a través de la interfaz OCI:
2. Conexión a mercados/redes de negocios.
¿Qué impacto tienen los puestos de mercado/redes de negocios en la colaboración e-procurement con los clientes?
  • Los mercados facilitan a los clientes la integración rápida de nuevos proveedores en su entorno de aprovisionamiento. Al mismo tiempo, el número de proveedores se ha reducido significativamente. Como consecuencia, y en el contexto de otros proyectos más complejos, el enfoque se ha desplazado de la reducción de proveedores a una integración plana y unificada de los mismos. Ahora, el número de proveedores desempaña un papel menos importante. Se trata del número de procesos.
  • «Consumerization» significa que ya no distinguimos (tanto) entre usuarios/empresas B2B y B2C. En ambos casos se trata de la experiencia del usuario. El usuario quiere que su resultado sea rápido, intuitivo, cómodo y flexible. Las soluciones y el proceso tienen que estar a la altura.
  • La creación de nuevos procesos de negocio digitales es interesante para los proveedores siempre que lo «digital» se limite al intercambio real de documentos. Los «procesos legacy» de la empresa, ligados a estos nuevos procesos digitales, son tan vulnerables como el eslabón más débil y deben ser examinarse/adaptarse con precisión.

 

Bechtle ha estado presente en un gran número de mercados y redes de negocios líderes durante muchos años. Dependiendo de las características técnicas del proveedor, las conexiones pueden realizarse tanto a través de catálogos estáticos como a través de punch-out dinámico. El objetivo es el intercambio de documentos empresariales sin soporte de papel.

2.1 Catálogos estáticos

Para los catálogos estáticos o alojados, Bechtle pone a su disposición los datos en un ciclo regular. Los datos de catálogo incluyen información del artículo como el nombre, la descripción y el precio. Estos datos se cargan en el sistema de adquisición y están a disposición de los usuarios y compradores en la solución de compras. Se han establecido varios formatos estándar para la transmisión de datos de catálogo. Estos incluyen, por ejemplo, BMEcat, JSON o el formato CIF desarrollado por SAP Ariba.

2.1.1 Escenario catálogo estático

2.2 Catálogo punch-out, 1er nivel

Bios® puede integrarse mediante una interfaz OCI o el formato cXML específico de SAP Ariba. En este proceso, también conocido como punch-out, el usuario abandona su propio sistema de aprovisionamiento y migra a nuestra plataforma de aprovisionamiento. En el salto, también se transmite información del cliente para controlar el surtido y las condiciones específicas. Una vez en el catálogo conectado, el usuario puede buscar artículos y añadirlos a su cesta de la compra. Tan pronto como finalice la búsqueda y regrese a su sistema de aprovisionamiento, los artículos se transferirán a este. Aquí tienen lugar otros pasos como la imputación, la autorización y el pedido que, finalmente, se enviará a Bechtle.

2.2.1 Escenario punch-out, 1er nivel

2.3 Catálogos punch-out, 2o nivel

Aunque el usuario final ya tiene que saltar a la búsqueda de artículos dentro de los catálogos punch-out, el nivel punch-out 2 permite la búsqueda de artículos dentro de la propia solución de aprovisionamiento. De este modo, el usuario final puede buscar directamente en su propia solución de aprovisionamiento artículos de catálogo integrados (estáticos) como de catálogos externos, conectados mediante el nivel punch-out de 2º nivel. Para transferir al carrito de la compra los artículos encontrados en un punch-out de 2º nivel, tiene que saltar de nuevo al catálogo punch-out.

2.3.1 Escenario Punch-out, 2º nivel

3. Sistemas para la clasificación de productos/servicios

Se trata de un estándar sobre datos de productos extendido por el mundo empresarial para la clasificación y descripción inequívoca de productos y servicios en sistemas de gestión de mercancías (> 50 000 clases de productos). Estos estándares permiten el intercambio digital de datos maestros de producto entre industrias, países, idiomas u organizaciones. Especialmente en los sistemas ERP y en los puestos de mercado, está muy extendido su uso como base estandarizada para la estructura de un grupo de productos.

 
Los estándares más habituales son:
  • eCl@ass – Especializado en territorio europeo
  • UNSPSC – Especializado en territorio estadounidense
4. Pedido electrónico

Los pedidos generados en su backend o en el puesto de mercado se transfieren como documento electrónico a la pasarela XML de Bechtle mediante una pasarela XML (p. ej. SAP XI/PI/PO) u otra plataforma de comunicación. Alternativamente, también se pueden transferir como adjunto por correo. Aquí es donde se revisan los datos y se preparan para el procesamiento en el sistema Bechtle ERP (los criterios de revisión se pueden adaptar a cada cliente). Finalmente, se reenvían los datos a la oficina de Bechtle correspondiente y, tras una última comprobación automatizada, se tramita el pedido.

 

Para el procesamiento de pedidos electrónicos, Bechtle admite los siguientes estándares XML del cliente (fecha: 12/2018):

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

 

Además, podemos integrar pedidos EDIFACT-D96A/D97A, aunque esto suele suponer un mayor despliegue técnico.

 

Para la transmisión de pedidos electrónicos, preferimos transmisiones seguras en línea vía HTTPS POST a servidores web. De manera alternativa, también aceptamos la transmisión mediante (S)FTP o AS2, y en casos excepcionales incluso la transmisión no cifrada vía HTTP o en archivos adjuntos de correo electrónico.

5. Facturación electrónica

Si lo desea, los datos de facturación pueden estar disponibles en su sistema backend, por ejemplo: datos XML para reservas automatizadas. Los siguientes formatos son los más comunes:

 

Factura electrónica en formato «ZUGFeRD 1.0»

Desde septiembre de 2014, el formato de facturación ZUGFeRD 1.0 permite migrar datos sobre abonos/facturas de una manera estructurada en archivos PDF modificados para poder leerlos y procesarlos directamente. Ha sido desarrollada por empresas del sector automovilístico, bancario, de software, minoristas e instituciones públicas. El formato satisface los requisitos de la estandarización internacional y se puede aplicar también en entornos relacionados con la facturación más allá de las fronteras europeas.

 

Factura XML no firmada

De forma paralela a una factura XML no firmada, se envía el documento en papel en forma de lista.

 

Factura XML con firma mediante un proveedor de firmas certificado

Si se quiere dejar de recibir documentos en papel, es indispensable que los datos de las facturas XML cuenten con la firma digital de un proveedor de firmas certificado. Los datos (incluyendo el protocolo de revisión) se deberán almacenar en un sistema seguro de archivado a largo plazo.

► El paso del proceso «facturación electrónica» no debería implementarse hasta que se haya comprobado que la integración de pedidos OCI y XML funciona «a la perfección». Además, es imprescindible que ambas partes cumplan con las disposiciones legales requeridas para la transmisión electrónica de facturas.

Descarga.

Para obtener una visión más en detalle sobre la integración técnica de bios® en sistemas de aprovisionamiento externos, échele un vistazo a nuestra documentación.

Descripción del proceso en inglés
bios® - Bechtle E-Procurement Solution.
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Conclusión:

«Como uno de los pioneros de comercio electrónico, desde 1995 ofrecemos plataformas de adquisición y conocimiento especializado. En este ámbito, nuestra prioridad es asistirle durante los procesos de adquisición basándonos en sus directrices internas. Nos centramos en el empleado como agente operativo de adquisiciones y su perfecta integración en los procesos definidos.»

Martin Meyer, Jefe de servicios de comercio electrónico en Bechtle