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BIOS.
Approvisionnement électronique bios® made by Bechtle
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D'un côté vous êtes contraint d'acheter en faisant des économies, de l'autre, vos utilisateurs internes attendent des produits d’une qualité irréprochable. Outre les défis à relever en matière de numérisation de vos processus d’achat, ce n’est pas la seule ambivalence à laquelle vous devez faire face en tant que responsable IT ou des achats. Donnez-vous la liberté de vous consacrer à vos tâches stratégiques et devenez un créateur de plus-value pour votre entreprise - nous vous soutenons tout au long du processus d’achat.

 

Qu'est-ce-que bios® ?

bios® est un système d’achat en ligne individualisé sur bechtle.com, conçu sur mesure pour répondre à vos besoins et dont le but est d'alléger et d'accélérer les processus d'approvisionnement ainsi que d'utiliser de façon optimale les contrats-cadres (internationaux) dans l'entreprise. Un processus rentable pour vous : dans toute l’Europe, plus de la moitié des clients Bechtle ont d’ores et déjà réduit considérablement leurs frais de processus d’approvisionnement et de gestion des produits et services IT grâce à bios®..

 

Vos avantages.

Plus de 70 000 produits informatiques de près de 300 constructeurs et éditeurs vous offrent un aperçu idéal du marché. Votre connexion protégée par mot de passe vous offre à vous et à tous les employés autorisés, la possibilité d’accéder à une gamme de produits correspondant à vos achats. Un simple clic de souris vous permet de commander vos produits à des prix actualisés quotidiennement. Vous pouvez aussi accéder à vos statistiques individuelles, à vos évaluations personnelles ainsi qu'aux factures électroniques portant une signature numérique et conformes aux normes en vigueur. L'administration intégrée et configurable des utilisateurs et des profils, la gestion des adresses de livraison et de facturation, une procédure souple d'autorisation à plusieurs niveaux et de nombreuses fonctions d'approvisionnement vous permettent de traiter vos achats réguliers rapidement, efficacement et surtout sans documents papiers à l'échelle européenne.

 
Transparence du marché et contrôle en temps réel.
  • Grande flexibilité dans le choix de produits et standardisation immédiate
  • Respect des règles de conformité en matière d’achats
  • Contrôle complet des processus d’achat grâce à des droits/profils d’utilisateur détaillés

 

Réduction des tâches administratives manuelles.
  • Procédures simples et clairement définies sur toute l’Europe
  • Réduction des erreurs de transmission/des changements de supports
  • Amélioration des possibilités de contrôle et d'évaluation
  • Réduction des coûts grâce au regroupement des volumes de commande et à l’utilisation optimale des contrats-cadres

 

Intégration backend facile.
  • Intégration complète dans vos progiciels de gestion et systèmes financiers
  • Utilisation d'interfaces standardisées
  • Échange de documents électroniques sur plusieurs niveaux jusqu'à la facture numérique signée électroniquement (conformément aux règlementations juridiques)

De plus, une connexion à votre système ERP via des interfaces standardisées est toujours possible. Ainsi, les offres, les commandes et les données de facturation peuvent être échangées en temps réel par voie numérique, ce qui permet d'accélérer vos processus internes.

Vous souhaitez en savoir plus sur bios® ?

Laurent Eng

E-procurement Coordinator

 

laurent.eng@bechtle.com

+33 90 40 45 44

 

 

bios login  

1. Connexion aux systèmes ERP.
Qu'est-ce qu'OCI ?

Bechtle AG a derrière elle une longue expérience du secteur du e-commerce / e-procurement commencée en 1995 et fut à l'époque l'une des toutes premières entreprises officiellement certifiées par SAP en septembre 1999 pour utiliser l'interface Punch-out nommée OCI - open catalogue interface. Depuis, une grande partie de nos clients utilise nos solutions d’e-procurement et beaucoup d'entre elles sont reliées via des interfaces catalogues standardisées.

Open Catalog Interface (OCI) est une interface standardisée permettant d'échanger des données catalogues entre des systèmes d'approvisionnement électronique (par ex. SAP EBP / SRM) et des catalogues de fournisseurs. L'utilisateur peut ainsi accéder directement aux données actuelles du catalogue du fournisseur par Internet via les protocoles Internet standard. À l’origine, ce standard a été développé par SAP pour par ex. intégrer facilement dans les processus d'achat du système ERP, des commandes de produits recherchés via des catalogues web externes. L’objectif est d’utiliser les catalogues web pour la présentation des produits et les recherches et SAP pour le traitement des achats. Le traitement des achats n’a pas lieu dans la solution de catalogue de produits B2B ou dans la solution d’e-commerce B2B mais les données produits sélectionnées arrivent automatiquement pour la commande dans le système SAP/ERP. Dans SAP, il est ainsi possible de garantir une commande et une écriture conformes à SAP. Le processus permettant d'accéder à SAP depuis un catalogue de produits externe est dans ce cas également désigné par le terme spécifique « Punch-out ».

Scénario de connexion via interface OCI.
2. Connexion aux marchés/réseaux professionnels.
Quelles conséquences ont les marchés/réseaux professionnels sur la collaboration basée sur l’e-procurement avec les clients ?
  • Grâce au processus d’intégration plus rapide, le focus passe d’une réduction des fournisseurs en raison de projets plus complexes et de manière générale du nombre moins important de fournisseurs dans le système à l’intégration nettement plus horizontale et standardisée. Le nombre de fournisseurs joue désormais un rôle moins important – il est maintenant question du nombre de processus.
  • Le terme de « consumérisation » signifie que nous ne faisons plus (autant) de différence entre les affaires/utilisateurs B2B et B2C. Dans les deux cas, il s'agit d'expérience utilisateur – l’utilisateur veut obtenir des résultats rapidement, de manière intuitive, confortable et souple, les solutions et l'ensemble du processus doivent être orientés sur ce fait établi.
  • La création de nouveaux processus métiers numériques est intéressante pour les fournisseurs dans la mesure où souvent pour les clients, le « numérique » ne se limite plus qu'à l’échange de documents. Les processus « hérités » présents dans l'entreprise qui sont rattachés à ces nouveaux processus numériques sont au total aussi faibles que le maillon le plus faible et doivent être examinés ou ajustés en détail.

 

Le groupe Bechtle est présent depuis de nombreuses années sur les marchés/réseaux professionnels leaders. Selon le modèle technique du fournisseur, ces marchés/réseaux professionnels permettent d'établir des connexions aussi bien via des catalogues statiques que via des Punch-out dynamiques. Ceux-ci sont complétés par l’échange dématérialisé de documents professionnels.

2.1 Catalogues statiques.

Pour les catalogues statiques ou hébergés, Bechtle met à disposition ses données catalogue à intervalles réguliers. Les données catalogue comprennent les informations sur les articles comme par exemple le nom, la description et le prix. Ces données sont ensuite chargées dans le système d'achat et sont ainsi à disposition des porteurs de besoin et des acheteurs directement dans la solution d'achat. Différents formats standard se sont établis pour transmettre les données catalogue. Parmi eux se trouvent par exemple BMEcat, JSON ou également le format CIF développé par SAP Ariba.

2.1.1 Scénario catalogue statique.

2.2 Catalogues Punch-out niveau 1.

bios® peut être intégré via une interface OCI ou via le format cXML spécifique SAP Ariba. Lors de ce processus également appelé Punch-out, l’utilisateur quitte son propre système d'achat et passe sur notre plateforme d’approvisionnement reliée en externe. Lors du passage technique, les informations du client sont également transmises afin que la gamme ainsi que les conditions spécifiques au client puissent être contrôlées. Une fois que l’utilisateur est passé au catalogue relié, il peut rechercher des articles du catalogue et les ajouter à son panier d'achat. Dès que la recherche est terminée, l’utilisateur repasse sur son système d'achat et les articles sont eux aussi transférés dans le système d'achat. D'autres étapes ont lieu ici comme par exemple l’affectation du compte, la validation et c’est aussi là que la commande finale est générée puis ensuite transmise à Bechtle.

2.2.1 Scénario Punch-out niveau 1.

2.3 Catalogues Punch-out niveau 2.

Alors que l’utilisateur final doit sortir de son système pour rechercher des articles dans les catalogues Punch-out, Punch-out de niveau 2 lui permet d'effectuer les recherches d'articles directement dans sa solution d'achat. Ainsi, l’utilisateur final peut rechercher directement dans sa solution d'achat aussi bien les articles de catalogue intégrés (issus de catalogues statiques) que les articles de catalogues externes reliés via Punch-out de niveau 2. Pour transférer dans le panier les articles trouvés dans un Punch-out de niveau 2, il faut cependant de nouveau passer dans le catalogue Punch-out.

2.3.1 Scénario Punch-out niveau 2.

3. Systèmes de classification des produits/services.

Il s'agit ici de standards de données produits tous secteurs et toutes entreprises confondus destinés à la classification et à la description claire des produits et prestations de service dans les systèmes de gestion des marchandises (plus de 50 000 classes de produits). Ces standards permettent l’échange numérique de données de produits de base au-delà des secteurs, des pays, des langues et des entreprises. Leur utilisation en tant que base standardisée pour une structure de groupe de marchandises est notamment très répandue dans les systèmes ERP ou les marchés.

 
Les standards les plus souvent utilisés sont :
  • eCl@ass – principalement en Europe
  • UNSPSC – principalement en Amérique
4. Commande électronique.

Les commandes générées dans votre Backend ou sur les marchés sont idéalement transmises sous forme de document électronique à la passerelle XML Bechtle via une passerelle XML (par ex. SAP  XI/P/PO) ou une autre plateforme de communication. Elles peuvent également être transmises via les pièces jointes d’un e-mail. Les données sont ensuite vérifiées et préparées pour le traitement ultérieur par le système ERP de Bechtle (les critères de vérification peuvent être adaptés à chaque client). Puis elles sont transmises au site Bechtle partenaire en charge du client, où la commande est traitée après une vérification automatique finale des détails et conformément aux accords convenus.

 

Bechtle prend en charge les standards XML suivants pour traiter les commandes électroniques du client (état en 12/2018) :

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

 

Par ailleurs, nous avons la possibilité technique d'intégrer les commandes EDIFACT - D96A et D97A– mais cela va souvent de pair avec une charge de travail projet considérablement plus élevée.

 

Pour transmettre les commandes électroniques, nous privilégions une transmission en ligne sécurisée via HTTPS POST à un serveur web. Nous pouvons également prendre en charge une transmission via (S)FTP ou AS2 ainsi qu'exceptionnellement une transmission non cryptée via http ou e-mail en pièce jointe.

5. Facturation électronique.

Si vous le souhaitez, les données de vos factures peuvent être mises à disposition par exemple au format XML pour une saisie automatisée dans votre système backend. Les formats suivants sont couramment utilisés ici :

 

Facture électronique au format « ZUGFeRD 1.0 ».

Le format de facture « ZUGFeRD 1.0 » permet, depuis 2014, de transmettre des données de facture/d'avoir de façon structurée dans un fichier PDF modifié et de les lire et de les traiter sans étape intermédiaire. Il a été développé par des entreprises du secteur de l'automobile, du commerce de détail, de la finance, de l'industrie logicielle mais aussi du secteur public. Ce format respecte les critères des normes internationales et peut être également repris et utilisé pour la facturation en Europe et à l’international.

 

Facture XML non signée.

Le document papier continue d'être envoyé sous forme de liste parallèlement à la facture XML non signée.

 

Facture XML signée via un service certifié de signature.

Si le client souhaite renoncer à tout document papier, il est alors nécessaire que les données de facture XML soient signées de façon numérique et conforme à la législation via un service de signature reconnu et que les données (dont le protocole de vérification) soient conservées sous forme d'archive longue durée non modifiable.

► Par expérience, il est préférable de s'assurer que l’intégration des commandes OCI et XML fonctionne « sans accroche » avant de se pencher de plus près sur l’étape « Facturation électronique ». Les conditions légales de transfert numérique des données de facturation doivent là aussi être respectées par les deux parties.

Téléchargement.

Pour obtenir des informations plus détaillées sur l’intégration technique de bios® dans les systèmes d'approvisionnement externes, veuillez consulter notre documentation.

Description de processus en allemand
bios® - Bechtle E-Procurement Lösung
pdf Téléchargement
Description de processus en anglais
bios® - Bechtle E-Procurement Solution
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Conclusion.

En tant que pionnier de l'e-commerce depuis 1995, nous répondons à vos besoins grâce à nos plateformes d'approvisionnement et notre savoir-faire. La priorité dans le secteur de l'e-procurement en particulier, est de soutenir vos procédures d'approvisionnement de manière optimale tout en tenant compte des directives de votre entreprise. Le professionnel en action est au cœur de nos préoccupations et son intégration sans problème dans les processus définis est notre priorité numéro 1.

Martin Meyer, responsable des services e-procurement chez Bechtle