Travailler ensemble sur des documents dans le cadre d’un projet commun
Sans l’accès commun à tous les documents, la réalisation d’un projet plus important n’est pas faisable au sein de l'entreprise. Dans ce contexte, il ne suffit pas d’octroyer des droits de lecture et d’écriture. Chaque document demande de nombreuses étapes de traitement probablement suivis par des niveaux d’autorisation d’accès bien définis. Il ne s’agit pas seulement d’assurer la traçabilité des différentes étapes de travail proprement dite. Tout doit aussi être traçable à long terme, au moins pour les personnes impliquées dans le projet et disposant des droits d’accès correspondants. De plus, les équipes changent et travaillent en direct sur les documents. Or, le résultat intermédiaire ou final doit être disponible pour tous. Stockage local, synchronisation, gestion des versions, délais : voilà des mots clés étroitement liés à la gestion des documents.
Garder une vue d’ensemble
Les structures de projet et le traitement parallèle de sujets ont généré des exigences élevées en matière de gestion des documents. Cela concerne non seulement la fonctionnalité, mais aussi la facilité d'utilisation. Car si la gestion des documents devient un projet à part entière, le logiciel a échoué. Une des solutions bien établies est SharePoint de Microsoft avec ses différents espaces de travail utilisé par presque 200 millions d’utilisateurs. Ses fonctionnalités dépassent par contre largement la simple gestion des documents. Le programme crée un environnement de travail numérique pouvant représenter tous les processus de collaboration. Sur votre boutique en ligne Bechtle, vous trouverez différentes versions de Microsoft SharePoint.
Les éditeurs sur la boutique en ligne Bechtle.
Il existe aussi des logiciels spécifiques traitant et couvrant de manière professionnelle certaines parties de la gestion des documents. Le logiciel de reconnaissance optique de caractères OmniPage Ultimate de Nuance par exemple, est conçu pour les entreprises et permet de numériser ainsi que de convertir des documents. Il est donc très simple de convertir des documents, des formulaires, des PDF ou des photos de toutes sortes en données électroniques, en grande quantité via le serveur réseau ou via chaque ordinateur local. S’ensuit l’archivage, par exemple sur le cloud. Hormis les solutions de Microsoft ou de Nuance, Bechtle vous propose aussi des logiciels de gestion des documents des éditeurs ABBYY, IRIS et Acronis.