Sans l’accès commun à tous les documents, la réalisation d’un projet plus important n’est pas faisable au sein de l'entreprise. Dans ce contexte, il ne suffit pas d’octroyer des droits de lecture et d’écriture. Chaque document demande de nombreuses étapes de traitement probablement suivis par des niveaux d’autorisation d’accès bien définis. Il ne s’agit pas seulement d’assurer la traçabilité des différentes étapes de travail proprement dite. Tout doit aussi être traçable à long terme, au moins pour les personnes impliquées dans le projet et disposant des droits d’accès correspondants. De plus, les équipes changent et travaillent en direct sur les documents. Or, le résultat intermédiaire ou final doit être disponible pour tous. Stockage local, synchronisation, gestion des versions, délais : voilà des mots clés étroitement liés à la gestion des documents.
