Lavorare insieme sui documenti di progetto.
Senza l'accesso condiviso a tutti i documenti, non è possibile gestire un progetto grande in azienda. E non basta assegnare dei diritti di lettura e scrittura. Per ogni documento sono necessarie numerose fasi di elaborazione, alle quali possono susseguirsi livelli di approvazione definiti. Non si tratta di rendere ricostruibili soltanto le singole fasi del lavoro, ma tutta la durata del progetto, almeno da parte dei partecipanti con le relative autorizzazioni. In più, è necessario che diversi gruppi possano elaborare in tempo reale i documenti, per poi mettere il risultato intermedio a disposizione di tutti. Archiviazione locale, sincronizzazione, gestione di versioni, cronologia: tutte queste parole chiave fanno parte della gestione di documenti.
Mantenere la visione d'insieme.
La complessità delle strutture progettuali e l'elaborazione parallela dei temi sollevano grandi esigenze nella gestione dei documenti. Ciò riguarda non solo la funzionalità ma anche l'usabilità. Perché, se la gestione documenti diventa di per sé un progetto, il software ha fallito. Una delle soluzioni comprovate è SharePoint di Microsoft con le sue aree di lavoro separate, che viene utilizzata da quasi 200 milioni di utenti in tutto il mondo. Tuttavia, la funzionalità in questo caso va ben oltre la mera gestione di documenti. Il programma crea un ambiente di lavoro digitale, in cui è possibile mappare tutti i processi di collaborazione. Nel nostro Bechtle Online Shop troverete Microsoft SharePoint in diverse versioni.
Fornitori nel Bechtle Online Shop.
Sono inoltre disponibili programmi software speciali, che coprono parti della gestione documenti in modo professionale. Un esempio è il software OCR OmniPage Ultimate di Nuance, concepito per le aziende, che consente la scansione e la conversione di documenti. Carta, moduli, PDF o fotografie di qualsiasi tipo possono essere facilmente convertiti in file elettronici, in grandi quantità tramite il server di rete o qualsiasi computer locale. Successivamente viene eseguita l'archiviazione, ad esempio nella memoria cloud. Oltre alle soluzioni di Microsoft o Nuance, Bechtle offre software per la gestione documenti di ABBYY, IRIS e Acronis.
