Senza l'accesso condiviso a tutti i documenti, non è possibile gestire un progetto grande in azienda. E non basta assegnare dei diritti di lettura e scrittura. Per ogni documento sono necessarie numerose fasi di elaborazione, alle quali possono susseguirsi livelli di approvazione definiti. Non si tratta di rendere ricostruibili soltanto le singole fasi del lavoro, ma tutta la durata del progetto, almeno da parte dei partecipanti con le relative autorizzazioni. In più, è necessario che diversi gruppi possano elaborare in tempo reale i documenti, per poi mettere il risultato intermedio a disposizione di tutti. Archiviazione locale, sincronizzazione, gestione di versioni, cronologia: tutte queste parole chiave fanno parte della gestione di documenti.
