In meinen Praxisphasen war ich bisher in der Finanzbuchhaltung. Da die zentrale Buchhaltung von Bechtle in Gaildorf sitzt, werden alle Bechtle Rechnungen von Gaildorf aus bezahlt.
Jedes unserer IT Systemhäuser wird von einem Buchhalter betreut. Dieser übernimmt dann von der Erfassung der Rechnungen bis zum Erstellen des jeweiligen Jahresabschlusses alle Tätigkeiten. Die Buchhalter stehen in engem Kontakt mit den Kollegen in den Systemhäusern. Rechnungen erhalten die betreffenden Systemhäuser direkt, diese leiten die Rechnungen dann genehmigt an uns weiter.
Meine Patin betreut ebenfalls ein Systemhaus. Mit der Zeit wurden mir immer mehr Aufgaben übertragen.
Mein Morgen startete mit der Verbuchung der Banken. Das heißt, ich ordne Zahlungseingänge den offenen Verkaufsrechnungen zu bzw. Lastschriftabbuchungen den Einkaufsrechnungen. Ein Großteil macht das System automatisch, nur in manchen Fällen braucht die Technik meine Hilfe. 😉
Danach kümmere ich mich um die Post. Hauptsächlich sind das Rechnungen, die wir bezahlen müssen. Bei den Rechnungen, die wir bekommen unterscheiden wir zwischen Rechnungen für unsere Handelswaren und andere Aufwandsrechnungen.
Rechnungen für unsere Handelswaren werden in den Systemhäusern bereits in unserem Warenwirtschaftssystem „Navision“ erfasst. Wenn wir die Rechnungen in Gaildorf erhalten, werden die bereits erfassten Daten überprüft und anschließend in unser Buchhaltungsprogramm „SAP“ übernommen. Bei den Aufwandsrechnungen läuft es anders ab: Die Kollegen in den Systemhäusern genehmigen die Rechnungen und wir Buchhalter in Gaildorf buchen sie danach auf die entsprechenden Aufwandskonten.
Regelmäßig führe ich einen Zahllauf durch. Das bedeutet: Ich überweise das Geld für die ausstehenden Rechnungen an unsere Lieferanten/ Dienstleister. Es ist sehr wichtig, dass wir den Zahllauf regelmäßig ausführen. Ansonsten kann es sein, dass wir eine Mahnung erhalten.
Auch wir schicken Mahnungen an unsere Kunden, wenn diese nicht rechtzeitig bezahlen. Hierfür führe ich wöchentlich einen Mahnlauf durch. Ich überprüfe, welche Rechnungen überfällig sind und schicke diese Liste an Mitarbeiter im betroffenem Systemhaus. Manchmal teilen diese mir einen Mahnstopp mit. Das bedeutet, sie sagen mir z.B., dass die Zahlung noch aussteht, weil sich die Rechnung in Klärung befindet und ich dem Kunden keine Mahnung senden muss. Sobald ich diese Infos habe, kann ich die Mahnungen fertigstellen und versenden.
In der Buchhaltung habe ich gelernt, dass es äußerst wichtig ist, dass man ordentlich und sorgfältig arbeitet. Es hat mir dort sehr gut gefallen, da man einen Überblick über das gesamte Systemhaus erhält. Ich hab mein Systemhaus genau kennengelernt und war immer bestens informiert, was so abging. Manche buchhalterischen Sonderfälle hatte ich bereits theoretisch im Studium behandelt, wodurch ich einen Zusammenhang zwischen Theorie und Praxis erhielt. Die Buchhaltung war eine klasse und interessante Abteilung!
Hoffentlich habt ihr jetzt einen kleinen, verständlichen Einblick in mein Tagesgeschäft in der Buchhaltung erhalten. Meldet euch gerne, falls ihr Fragen zu meinen speziellen Aufgaben habt oder mehr über die Buchhaltung erfahren wollt!
Bis bald,
AZUBIT Nina 😊
