Clouds 14.08.2020

Briefing-E-Mail von dem persönlichen KI-Assistenten.

Präsidenten würden niemals die wertvollsten – die ersten – Minuten ihres Tages damit verbringen, eine To-Do-Liste zu erstellen. Dafür gibt es Angestellte. Für Sie gilt das jetzt auch. Die Office 365-KI schickt Ihnen jeden Morgen ein Briefing mit den wichtigsten Aufgaben der nächsten Stunden. Und das komplett automatisch. So sparen Sie Zeit und Energie. Ein kleiner Wettbewerbsvorteil schon am Morgen.

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Thino Ullmann
Expert Sales

Aufgaben planen wie ein Staatsoberhaupt.

Das Morning Briefing ist das erste wichtige Ereignis im Arbeitstag eines Entscheiders. Sein Stab schreibt zusammen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Vielleicht wartet ein hochgestellter Partner auf einen Rückruf. Oder ein Vertrag muss unterschrieben werden.

In welcher Reihenfolge sie ihren Tagesablauf plant, das entscheidet immer noch die Führungskraft. Doch durch die vorbereitete Sammlung der kleinen Tasks – die oft gut versteckt in E-Mails stecken – spart sie wertvolle Minuten bei der Tagesplanung. Und wer bisher gar keine To-Do-Liste erstellt, profitiert sowieso.

Das Productivity Tool schlechthin – für uns alle.

Diese „morgendliche Lagebesprechung“ gibt es jetzt auch für Menschen ohne eigenes Team, das solche Kleinigkeiten übernimmt. Ihr persönlicher Assistent, der sich ab jetzt darum kümmert, heißt Cortana. Denn die Microsoft KI in Office 365 kommt innerhalb von Cortana Enterprise Services mit der neuen Funktion Briefing-E-Mail. Damit erhalten Sie jeden Morgen das individuell zugeschnittene Morning Briefing.

Das tägliche Briefing erscheint ganz oben im Postkorb. Die KI Cortana, Bestandteil der Office 365- beziehungsweise der Microsoft 365-Umgebung, erstellt die Inhalte automatisch. Sie analysiert Ihre E-Mails, Einträge im Kalender und andere Nachrichten. Darin findet sie u. a. Hinweise auf anstehende Besprechungen und Anfragen, denen Sie noch nicht nachgekommen sind.

Wie sieht die Briefing-E-Mail aus?

Wie in einer von Ihnen erstellten To-Do-Liste erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Aufgaben des Tages – natürlich personalisiert. Dabei gibt es verschiedene Kategorien, in die das Briefing Tool die Tasks einordnet:

  • Erinnerungen: Haben Sie in einer gestrigen Mail geschrieben, dass Sie noch mit Frau Maier telefonieren werden? Cortana erinnert Sie daran, wenn Sie es vergessen.
  • Dokumente: Vielleicht hat Sie ein Kollege darum gebeten, einen Vertrag upzudaten – Sie haben die Datei aber noch nicht einmal geöffnet. Auch darauf macht Sie Cortana aufmerksam.
  • Meetings: Cortana kennt Ihren Kalender. Steht heute eine Konferenz an und Sie haben noch Aufgaben bis dahin zu erledigen? Dann finden Sie einen Hinweis im Morning Briefing.

Helfen Sie Cortana, Ihre Briefing-E-Mail zu perfektionieren.

Jeden Punkt auf der To-Do-Liste können Sie einordnen. Mit einem Klick auf „Done“ signalisieren Sie Cortana, dass der Punkt erledigt wurde. Er verschwindet von der Liste. Wenn Sie „Not related“ auswählen, sagen Sie dem digitalen Assistenten, dass diese Aufgabe auf dem heutigen Tagesstrukturplan nichts verloren hat. Das merkt sich Cortana – und lernt durch jede Entscheidung dazu.

Mit Fokuszeiten produktiver arbeiten.

In einer Fokuszeit erhalten Sie keine Benachrichtigungen von Microsoft Teams. Cortana schlägt Ihnen praktische Zeiträume vor, die Sie gleich per Morning Briefing planen können. Die KI erledigt die restlichen Einstellungen.

Wie Sie die Morning-Briefing-E-Mail täglich erhalten.

Zum aktuellen Zeitpunkt steht die Funktion „Briefing-E-Mail“ nur Microsoft 365 Enterprise Usern mit Exchange-Online-Postfach in englischer Sprache zur Verfügung. Ein Release-Datum für die Unterstützung anderer Sprachen ist noch nicht bekannt. Möchten Sie diese Funktion nutzen, aber Sie sind sich unsicher, ob das überhaupt möglich ist? Dann wenden Sie sich am besten direkt an Ihre IT-Abteilung.

Information für Admins.

Sie können die Briefing App für Ihre Organisation auf dem User- oder Tenant-Level einrichten. Alle wichtigen Informationen erhalten Sie direkt beim Beitrag von Microsoft zum Morning Briefing.

Übrigens: Es gelten die Datenschutzbestimmungen für Onlinedienste von Office 365. Sie bieten Datenschutz, Sicherheit und Compliance auf Unternehmensniveau.

Mein Fazit zur Briefing-E-Mail.

Dank der KI von Cortana bleiben persönliche Assistenten nicht mehr länger Chefsache. Auch Sie können einen eigenen Stab um sich versammeln, der Sie von Kleinigkeiten entlastet. So haben Sie mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben im Beruf – und hoffentlich auch im Privatleben. Deshalb bin ich von der Briefing-E-Mail als kleiner Helfer im Alltag überzeugt. Die wertvollen Minuten spare ich mir. Das macht nicht nur mich produktiver, sondern auch mein Unternehmen erhält einen kleinen Wettbewerbsvorteil durch Mitarbeiter, die sich ihre Zeit sinnvoller einteilen.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen über Ihre Meinung zu diesem Tool zu sprechen! Schreiben Sie mir gerne eine Nachricht.