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Modern Workplace 08.03.2019

Brauchen Unternehmen einen modernen Arbeitsplatz?

Bis 2025 werden 75 Prozent der Arbeitnehmer weltweit der Generation der Millenials entstammen. Menschen also, die über Social-Media-Tools miteinander digital verbunden aufgewachsen sind und mit ihren Freunden und Familien über Facebook oder WhatsApp kommunizieren, Momente ihres Lebens auf Snapchat teilen, oder interessanten Marken auf Instagram folgen. Diese Erfahrungen beeinflussen auch ihre Ansprüche an Arbeitgeber und Arbeitsplatz.

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Untersuchungen zu Mitarbeitern der Generation Millenials von TechSmith haben ergeben, dass visuelle Inhalte in der Kommunikation eine entscheidende Rolle spielen. Die Mehrheit der Befragten gab an, visuell übermittelte Informationen schneller zu verstehen und sich an diese länger zu erinnern. Gleichzeitig kommt dieselbe Studie zum Ergebnis, dass es vielen Unternehmen nicht gelingt, sich diesen neuen Trends anzupassen.

 

Auf Unternehmensseite bergen die Auswirkungen schlecht strukturierter Kommunikation finanzielle Risiken. Laut HRDQ verlieren kleinere Unternehmen (100 Mitarbeiter) im Durchschnitt 17 Stunden pro Woche für Klarstellungen resultierend aus ineffizienter Kommunikation – hochgerechnet entstehen dadurch jährliche Kosten von 528.443 Dollar, während sich bei größeren Unternehmen (Holmes-Bericht) mit 100.000 Mitarbeitern die kumulierten Kosten auf 26.041 US-Dollar pro Mitarbeiter belaufen, wenn sich Kommunikationshemmnisse negativ auf die Produktivität auswirken. Laut Holmes erfordert erfolgreiche Kommunikation weit mehr als nur die Bereitstellung der richtigen Information. Der Empfänger soll sich mit der Botschaft identifizieren können, die Botschaft verstehen und durch sie motiviert werden. Hinzu kommt, dass "Führungskräfte auch Kanäle und Medien nutzen müssen, die ihr Publikum nutzt, damit sie wissen, dass ihre Kommunikation ankommt."

 

Nicht nur die Kommunikation im Unternehmen wird von der aktuellen Generation beeinflusst, auch das Verständnis für den idealen Arbeitsplatz hat sich mit ihrer Ankunft im Arbeitsleben verändert. Um die besten Talente zu gewinnen und zu halten, müssen Unternehmen die Motivation der Bewerber verstehen. Die von Deloitte durchgeführte Umfrage "Winning Over The Next Generation of Leaders" gibt für Millenials drei entscheidende Faktoren bei der Auswahl ihres neuen Arbeitsplatzes an.

  • Gute Work-Life-Balance
  • Möglichkeit, Führungskräfte zu entwickeln / selbst zu führen
  • Flexibilität (Fernarbeit / flexible Arbeitszeiten)

Die Einführung neuer Kommunikationsmethoden oder die Einführung flexibler Arbeitszeiten kann für Unternehmen jedoch ein großer Schritt sein. Die Abteilungsleiter könnten sich fragen, wie sie sicherstellen können, dass Arbeiten rechtzeitig erledigt werden, oder wie sie den Return on Investment dieser Entscheidung messen können. Parallel dazu setzen sich Entscheidungsträger mit Informationstechnologien, Sicherheitsvorgaben und anderen Regularien auseinander. Sorgfältig ausgewählte Software wie Microsoft 365 und Hardware wie Microsoft Surface können nicht nur beim Aufbau eines sicheren und modernen Arbeitsplatzes helfen, sondern stärken auch die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern dieser Generation.

 

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Diese Studie hat gezeigt, dass sich eine sorgfältig durchdachte Kombination von Soft- und Hardware finanziell positiv auswirkt. Die Kombination von Microsoft 365 und Surface-Geräten ermöglicht Produktivität, Kreativität und ein effizientes IT-Management im Unternehmen. In diesem speziellen Fall wurde ein Return on Investment von zwölf Prozent über drei Jahre erreicht, verglichen mit lediglich einem Prozent im Falle einer Implementierung auf andere Hardware. Die Mitarbeiter konnten nicht nur die Zeit effizienter nutzen, circa drei Virtel attestierte auch eine höhere Zufriedenheit und nahm das Unternehmen selbst als Top-Arbeitgeber wahr.

 

Bei Bechtle sind verschiedene Versionen von Microsoft 365 (E5, E3, Business und F1), wie auch Surface Devices verfügbar. Microsoft beschreibt Microsoft 365 als "eine integrierte Lösung, die die branchenführende Produktivität von Office 365 mit fortschrittlichen Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen kombiniert, um Ihr Unternehmen zu schützen."

 

Microsoft 365 Business werde unter Berücksichtigung kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt. Gemäß der Bestimmungen von Microsoft dürfen nicht mehr als 300 Lizenzen erworben werden. Dieses Bundle aus Office 365 und Windows 10 Business bietet den Unternehmen alle Werkzeuge, die sie benötigen, um ihren Betrieb zu führenund die Produktivität zu steigern (zum Beispiel die bekannten Office-Anwendungen Word, Excel and Powerpoint, E-Mail-Verwaltung mit Kalenderfunktion, Dokumentenverwaltung und -freigabe, Microsoft Teams zur Unterstützung der Zusammenarbeit sowie transparenter Kommunikation und andere Tools). Gerätemanagement und zusätzliche Sicherheitsfunktionalitäten werden durch die Integration von Windows 10 Business und Microsoft Intune in diesem Paket ermöglicht.

 

Microsoft 365 E3 und E5 ist eine Kombination aus Windows 10 Enterprise, Office 365 und Enterprise Mobility plus Security. Diese Pläne sind für Organisationen beliebiger Größe verfügbar und sind nicht bei 300 Lizenzen limitiert. Durch die Implementierung von Microsoft 365 erhalten Organisationen unter anderem Zugriff auf weitreichende Sicherheitsfunktionen wie zum Beispiel Azure Information Protection (unterstützt dabei, geschäftsbezogenen Informationsaustausch außerhalb des Unternehmens zu schützen und zu kontrollieren; Azure Information Protection kann auch dabei unterstützen, bestimmte Anforderungen an GDPR Compliance zu erfüllen) oder unbegrenzter Speicher für E-Mail – neben zahlreichen anderen Vorteilen.

 

Microsoft 365 F1, ähnlich wie die Pläne E3 und E5, kombiniert Windows, Enterprise Mobility und Security sowie Office 365 Services. Es wurde vor allem für Mitarbeiter in Service und Produktion entwickelt, die nicht an einem PC-Arbeitsplatz arbeiten, aber dennoch an der Unternehmenskommunikation partizipieren sollen – Dienstplanung, Arbeitsdokumentation oder andere organisatorische Inhalte. Die Funktionen sind auf die andere Arbeitsweise abgestimmt, zum Beispiel: 2-GB-Posteingang oder keine Voicemail.

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Renata Ana Avlas
IT Consultant Client Management