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Modern Workplace 26.08.2019

Modern Workplace: Die intelligente Workplace-Lösung für den CFO.

Die Einführung von modernen Workplace-Konzepten ist für Unternehmen mit Investitionen in digitale Arbeitsplätze verbunden. Entscheider stehen dabei nicht selten in einem Spannungsfeld zwischen geplantem IT-Budget und gewünschter Technologie. Wie der Modern Workplace zum Vorteil des Finanzchefs (CFO) wird, lesen Sie hier ...

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Die Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft sind vielfältig. Mitarbeiter erwarten heutzutage eine moderne und leistungsstarke Arbeitsplatzausstattung, die einfach zu bedienen ist und ein flexibles und mobiles Arbeiten ermöglicht. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich im Rahmen ihrer Zukunftsstrategie daher für moderne, digitale Workplace-Lösungen. Die Implementierung des „Modern Digital Workplace“ sowie die Anpassung von IT-Arbeitsumgebungen und -prozessen, aber auch das Management der einzelnen Hardware- und Softwarekomponenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg gestalten sich häufig komplex, zeitaufwendig und kostenintensiv.

 

Verknüpfung technischer und kaufmännischer Parameter.

Neben den technischen Aspekten sollten kaufmännische Faktoren wie die Planung und Steuerung der Kosten über die gesamte Nutzungsdauer daher nicht außer Acht gelassen werden. Häufig laufen IT- und Finanzmanagement jedoch getrennt voneinander, was in der Praxis eine hohe Zahl an Hardware-, Software- und Serviceverträgen sowie Leistungsanbietern mit sich bringt. Daraus ergeben sich hohe organisatorische und zeitliche Aufwände in Bezug auf das IT-Management und die Ermittlung der IT-Kosten. Dies führt dazu, dass Kosten und Prozesse entlang des IT-Lifecycles wenig transparent sind, Einsparpotenziale nicht ausgeschöpft und Unternehmensressourcen nicht zielgerichtet eingesetzt werden.

 

Effizientes Kosten- und Technologiemanagement durch Nutzenmodelle.

Neue Nutzenmodelle, die die technische und kaufmännische Welt miteinander verknüpfen, sorgen für Kostentransparenz und Zeitersparnis. Anstatt Hard- und Software selbst zu kaufen und für das Management des IT-Betriebes eigenes Personal zu binden, können Unternehmen die benötigte IT-Infrastruktur und alle damit verbundenen Leistungen in einem Vertrag mit einer monatlichen Rate pro Arbeitsplatz bündeln. IT-Kosten jedes einzelnen Arbeitsplatzes lassen sich somit über eine Rate eindeutig den jeweiligen Abteilungen, Kostenstellen oder Mitarbeitern zuordnen. Zudem lässt sich das Modell über Standorte und Ländergrenzen hinweg anwenden, das heißt Unternehmen erhalten eine gleichbleibende Rate für alle Standorte – auch europaweit.

 

Vorteile durch Vertrags- und Lieferantenkonsolidierung.

Die Konsolidierung aller Leistungen in einem Vertrag in einer Rate führt zu Vorteilen entlang der gesamten Wertschöpfungskette:

  • Verbessertes Vertragsmanagement durch Reduktion der zu verwaltenden Verträge
  • Flexibilisierung der Verträge in Bezug auf die Nutzungszeit, das heißt verkürzte/ verlängerte Nutzung, sowie hinsichtlich der Device-Menge
  • Bündelung der Leistungsanbieter über einen zentralen Vertragspartner
  • Bündelung der Beschaffung über ein zentrales Bestellportal
  • Vereinfachung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung durch klare Kalkulationsstrukturen

Weiterhin ergeben sich bilanzielle Vorteile durch den Einsatz von IT-Bereitstellungsmodellen. Das wirkt sich für den CFO positiv auf das Management von Finanzkennzahlen wie zum Beispiel den Cash Flow und das Working Capital aus. Anders als beim klassischen Kauf der IT, der in der Bilanz zum Tragen kommt, lassen sich die Aufwände aus Bereitstellungsverträgen in der GuV ansetzen und verändern somit nicht die Bilanzstruktur.

 

Optimale Zusammenarbeit von CIO und CFO.

Durch den Einsatz einer Modern Workplace-Lösung, bei der technisches und kaufmännisches Management Hand in Hand gehen, löst sich der Widerspruch zwischen IT-Budget und neuen Arbeitsplatztechnologien zunehmend auf. Der CFO erhält endlich die Transparenz und Planungssicherheit über die anfallenden IT-Kosten, die er sich wünscht, während der Modern Workplace zum Wertetreiber der Digitalisierung für den CIO und nicht zuletzt den CEO wird.

Saskia Drewicke

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