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Modern Workplace 26.03.2020

Elektronische Post- und Rechnungsverarbeitung – einfach und effizient.

Die Eingangspost durchläuft in Unternehmen oft verschiedene Abteilungen. Dabei gilt es nicht nur verschiedene Organisationseinheiten elektronisch miteinander zu verknüpfen, sondern auch mehrere Standorte und mobil tätige Mitarbeiter in alle Prozesse miteinzubeziehen. Gerade das Thema „Homeoffice“ stellt derzeit viele Unternehmen vor die Herausforderung, den Geschäftsbetrieb so gut wie möglich zu sichern.

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Christopher Diederich
Leiter Competence Center DMS

Damit Sie eine Vorstellung bekommen, welchen Stellenwert Papier heute noch hat: Mehr als 65% aller Rechnungen in Deutschland werden in Papierform ausgetauscht. Und noch eine beeindruckende Zahl: Mehr als 14 Milliarden Briefe wurden im Jahr 2019 zu geschäftlichen Zwecken verschickt – im Zehnjahresvergleich ein Rückgang von lediglich 9%.

 

Die zwei wesentlichen Herausforderungen dabei sind:

 

Wie verteile ich meine Eingangspost, die nicht auf elektronischem Wege in mein Unternehmen gelangt?

 

Und:

 

Wie kann ich prozessgebundene Post, also insbesondere Eingangsrechnungen und begleitende Belege, schnell und effizient elektronisch verarbeiten?

 

Es gibt seit mehreren Jahren Systeme, die sich genau dieser Problematik angenommen haben. Auch Unternehmen haben sich bereits mit der Konzeptionierung von derartigen Systemen beschäftigt. Aufgrund der zunehmenden Komplexität tauchten im IT-Markt immer wieder neue Bezeichnungen auf: DMS, ECM, um nur zwei zu nennen.

 

Für die elektronische Postverteilung und den Workflow-basierten Rechnungseingang gibt es mittlerweile Standardlösungen, die in kürzester Zeit einsatzbereit sind. Dabei ist es mitunter notwendig, die eigenen gelebten Prozesse zu verändern und an den Standard der Lösung anzupassen.

 

Die Zielstellung: Mit einer Projektlaufzeit von wenigen Tagen gelangt der Schriftverkehr in elektronischer Form zum richtigen Ansprechpartner. Alle Eingangsrechnungen werden erfasst und kurzfristig an die relevanten Freigeber im Unternehmen übermittelt. Aber es ist noch mehr möglich: Die Anpassungen an spezielle Prozessvoraussetzungen oder die Anbindung an ERP Systeme sowie der Einsatz von Modulen, wie bspw. Vertragsmanagement, können sukzessive ergänzt werden.

 

Umfangreiche Lösung mit einer geringen Projektlaufzeit.

Mit einem Lösungspaket von ELO Digital Office können Sie die elektronische Postverteilung und den elektronischen Rechnungseingang kurzfristig umsetzen. Unsere Experten unterstützen Sie dabei!

 

Das Paket besteht im Wesentlichen aus den folgenden Bestandteilen:

 

Eine kostenfreie Unternehmenslizenz für alle involvierten Benutzer für den Einsatz über den Browser, iOS- und Android Apps sowie native Clients. Die Unternehmenslizenz beinhaltet:

  • alle ELOprofessional Kern-Server-Module sowie die Workflow-Engine
  • alle ELO Clients: Voll-Client, Web-Client sowie Apps
  • die ELO Business Solution "Invoice", die Sie beim kurzfristigen Aufbau einer Rechnungseingangslösung unterstützt
  • der ELO Webserver für den Zugriff über einen Browser-Client und die ELO App
  • die ELO Business Solution „Knowledge“ für den Austausch von Wissen und Informationen
  • die ELO Teamroom-Lösung, die das Zusammenarbeiten mit externen Dritten, wie bspw. Lieferanten und Kunden, ermöglicht

Es werden sowohl VPN-Verbindungen, Citrix-Umgebungen, Cloud-Umgebungen und Zugriffe über eine DMZ unterstützt.

 

Die Dienstleistungen für die Einrichtung, die Unterstützung beim Rollout für alle Clients, das anfallende Projektmanagement und ggf. die Einrichtung des Dokumenten-Scanners werden nach Aufwand berechnet. Das Standardszenario nimmt 3 bis 4 Personentage in Anspruch.

 

Bleiben Sie produktiv: Elektronischer Rechnungseingang

 

Neben vielen anderen Lösungen aus unterschiedlichen IT-Bereichen, stellen wir alle Softwarelizenzen dieses Pakets für 90 Tage kostenfrei zur Verfügung. Bei Anhalten der aktuellen Situation ist eine Verlängerung des kostenlosen Angebots möglich. Mit unserem Partner Canon können wir Ihnen darüber hinaus rabattierte Dokumenten-Scanner als Bestandteil des Pakets anbieten.

 

Weitere individuelle Ergänzungen können im direkten Dialog besprochen und durchgeführt werden. Alle Arbeiten finden schnell und unkompliziert per Remote statt. Kontaktieren Sie Ihren Bechtle Ansprechpartner, wenn Sie mehr erfahren möchten!