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Modern Workplace 23.04.2020

Geschäftsprozesse beschleunigen durch elektronische Unterschriften.

Im heutigen Geschäftsalltag existieren die unterschiedlichsten Anforderungen an das Unterschreiben bzw. das Signieren von Dokumenten. Und schon bei der Begriffsklärung trennen sich die Verständniswege. Um sich mit allen Begrifflichkeiten im Detail auseinanderzusetzen, ist dieser Blog sicherlich ungeeignet. Dennoch sollte jedem, der sich mit Signaturen beschäftigt, einige prägnante Fakten bekannt sein. So auch der Unterschied zwischen den Bezeichnungen „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“. Hier existieren häufig schon in den Grundannahmen diverse Missverständnisse.

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Christopher Diederich
Leiter Competence Center DMS

Elektronische Signatur versus digitale Signatur.

Eine elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff, der aus dem Signaturgesetz stammt. Es handelt sich hierbei um eine elektronisch erstellte Willenserklärung oder Bestätigung, die von einer natürlichen Person erstellt wird. Eine elektronische Signatur kann im eigenen Namen oder im Auftrag erfolgen, ist jedoch immer personengebunden. Somit kommt sie dem Verständnis einer klassischen Unterschrift sehr nahe.

 

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei der digitalen Signatur um eine technische Bezeichnung für elektronische Signaturen. Der Kern einer digitalen Signatur ist die verschlüsselte Prüfsumme. Durch erneute Erstellung dieser Prüfsumme und deren Vergleich gegen den ursprünglichen Wert, kann die Integrität von signierten Daten sichergestellt und Manipulation am Dokument ausgeschlossen werden.

 

Kurze Implementierungszeiten durch Fragenkataloge und Workshops.

Persönliche Merkmale wie elektronische Zertifikate oder biometrisch erfasste handschriftliche Unterschriften während der Signaturerstellung ermöglichen bei Bedarf die Identifizierung von Unterzeichnern oder Signaturerstellern.

 

Diese Unterscheidungen lassen eine hohe Komplexität in der Herangehensweise und Konzeptionierung einer solchen Lösung befürchten. Tatsächlich gehört die Implementierung heute zum Standard-Portfolio. Optimierte Fragenkataloge und Workshops zu Art und Umfang einer einzuführenden Lösung ermöglichen zudem sehr kurze Umsetzungszyklen.

 

Durch einige Vorüberlegungen kann die Auswahl einer Unterschriftenlösung erheblich vereinfacht und damit die Projektzeit deutlich verringert werden. Dazu gehört zunächst die Auswahl der zu unterschreibenden bzw. der zu signierenden Dokumente. Die QES, also die qualifizierte elektronische Signatur, die bereits 2001 in Deutschland eingeführt wurde, gilt als die sicherste Methode - ist aber häufig gar nicht notwendig.

 

Lösungen von Bechtle für Ihren individuellen Bedarf.

Aus den Anforderungen an das zu signierende Dokument ergeben sich die Anforderungen an die elektronische Signaturen. Genauer gesagt:

 

1. Für einen unternehmensinternen Nachweis einer Unterschrift könnte z. B. das manuelle oder automatische Einfügen einer gescannten Unterschrift als Bild in das Dokument oder eine Systemprotokollierung völlig genügen. Dies wäre laut Signaturgesetz eine „einfache“ elektronische Signatur.

 

2. Im Geschäftsverkehr gibt es jedoch besondere Anforderungen zu beachten:

  • Der Unterzeichner muss identifizierbar sein
  • Der Inhalt des Dokuments und das Identifizierungsmerkmal des Unterzeichners gehören zusammen
  • Nachträgliche Veränderungen am Dokument müssen erkennbar sein
  • Der Unterzeichner muss den Signaturprozess kontrollieren können

Und hier setzen wir mit unseren Lösungen an. Bechtle ist im Bereich der Signatur Partner verschiedener Hersteller und Anbieter. Dabei setzen wir Projekte mit diversen Technologien um, die auch miteinander kombiniert werden können. Dazu gehören:

  • Workflow-Lösungen mit integrierten Signaturmöglichkeiten
  • Einfache Freizeichnungen durch Tablet, Smartphone oder sogar Smartwatch
  • Zertifikat- bzw. Smartcard-gestützte Systeme zur Umsetzung der qualifizierten elektronischen Signatur, auch für Massensignaturen
  • Handschriftliche biometrische Signatur und vieles mehr

Bei Bedarf betten wir eine solche Lösung in ein DMS- bzw. ECM-System ein, um die Automatisierung und Archivierung der signierten Dokumente und damit die Vollständigkeit der digitalen Transformation sicherzustellen.

 

Kontaktieren Sie Ihren Bechtle Ansprechpartner, wenn Sie mehr erfahren möchten.