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Modern Workplace 18.09.2019

Microsoft Teams: Die Zukunft ist jetzt.

Ende Juli 2021 zieht Microsoft weltweit den Stecker des beliebten Onlineservices Skype for Business und läutet damit den Anfang vom Ende des Real-time-Collaboration-Dienstes ein. Bereits seit Anfang September dieses Jahres müssen neue Cloudgänger auf Skype for Business verzichten. Ein Grund zur Panik? Mitnichten. Microsoft hat einen Plan – Collaboration zwischen und innerhalb von Unternehmen soll revolutioniert werden. Bereits 2011 hat man dafür den Grundstein gelegt. Mit Microsoft Teams …

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Skype und Skype for Business - Eine Zeitreise.

Im Laufe der 2000er Jahre schossen überall zukunftsträchtige Kommunikationsunternehmen aus der Erde. Schon damals wandelte sich nicht nur der Arbeitsplatz, alles musste schneller, direkter und zusammenhängender funktionieren. Das erkannten im Juli 2003 auch zwei schwedische Unternehmer; sie gründeten Skype Technologies. Das Konzept der "peer-to-peer" Kommunikation schlug ein und wurde stetig weiterentwickelt.

 

Google, Facebook und auch Microsoft zeigten früh Interesse am Produkt und dem Erfolg der Schweden. Folgerichtig brachte Microsoft 2010  mit Microsoft Lync und dem Windows Live Messenger zwei Produkte für Instant Messanging und peer-to-peer Kommunikation auf den Markt. Überraschend folgte 2011 die Übernahme von Skype für mehr als 8,5 Milliarden US-Dollar. Das Ziel: die beiden bisherigen Services unter der populären Plattform vereinen und für die Nutzung im Unternehmensumfeld attraktiv machen. Als 100-prozentige Tochtergesellschaft sollte Skype mit dem Zusatz "for Business" die Kommunikation der Zukunft möglich machen. Es wurde eine Erfolgsgeschichte, allerdings mit Ablaufdatum.

 

Die Geburtsstunde von Microsoft Teams.

Mit Skype veränderte sich auch das moderne Arbeiten immer weiter. Smartphones und mobiles Internet eroberten die Märkte. Agile Meetings, auch aus der Hotellobby oder vom Flughafen-Terminal wurden möglich, einfach und wichtig. Dazu kamen Cloudspeicher, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und Dateien sowie dynamische Projekte – in der Addition deutete sich das Ende der Skype-for-Busines-Ära an. Erweiterungen wie der "Persistent Chat" zögerten dieses nur hinaus.

 

 

Denn mit Softwarekonkurrenten wie SLACK, welche früher diese Entwicklung erkannten, konnte Microsoft nicht mehr mithalten. Gegen eine Übernahme des Konkurrenten sprach sich dann Bill Gates persönlich aus. Skype for Business sollte weiterentwickelt werden. Dann ging alles ganz schnell. 2016 geisterte erstmals der Begriff MS-Teams durch das Netz.  Im September 2017 bestätigte Microsoft dann auf der „Ignite“ die Ablösung von Skype for Business durch Microsoft Teams innerhalb der nächsten fünf Jahre. Bereits wenige Wochen später tauchte Teams als offizieller Service in einer Office 365 Subscription auf und konnte genutzt werden.

 

How to Microsoft Teams.

Microsoft Teams vereint die neuen Hauptanforderungen von Unternehmen und Kunden an das moderne Arbeiten in einer Applikation. Die Besonderheiten der Einzelfunktionen werden im Zusammenspiel deutlich. Microsoft selbst sieht Teams als "One Client Wonder". Getreu dem Motto "Eine Anwendung für alles" lassen sich bereits heute in Teams Dokumente bearbeiten, teilen, kommentieren und projektmäßig strukturieren. Telefonie, VoIP und Chatting sind ebenso parallel möglich wie das gemeinsame Brainstorming, Massenmeetings oder geführte Live-Events. Die Entwicklung geht ganz klar in eine Richtung: Wer seinen Rechner aufklappt und Microsoft Teams öffnet, kann alle Aufgaben und Tasks in einer Anwendung bearbeiten und abschließen.

 

Das Tool ist keine Ergänzung oder Weiterentwicklung von Skype for Business, es ist die Zukunft. Doch was ist Teams eigentlich? Eine gerne genutzte Analogie, ist jene zu einem Haus. Für mich trifft sie den Nagel auf den Kopf …

 

  • Innerhalb von Microsoft Teams arbeiten Kollegen und Kolleginnen in sogenannten Teams. Diese sind mit einem Haus zu vergleichen. Jeder „Bewohner“ bekommt alle Informationen im Haus und kann an allen Tätigkeiten darin teilnehmen. Grundsätzlich kann ein User in unendlich vielen „Häusern“ wohnen. Ein Problem dabei: Dies kann schnell unübersichtlich werden, die Produktivität kann leiden. Deshalb sollten Unternehmen die Anzahl der Häuser so gering wie möglich halten, ohne dabei Kreativität und Wachstum einzuschränken. Ein Haus sollte sich immer einem bestimmten Thema, einem eindeutigen Projekt oder Team zuordnen lassen. Je nach Struktur macht das Festlegen einer "Unternehmensrichtlinie" für die Erstellung von Häusern/Teams Sinn.
  • Jedes Haus verfügt über einen zentralen Raum – meist das Wohnzimmer. In Microsoft Teams nennt sich dieser Raum "General" oder "Allgemein". Alles, was in diesem Raum getan wird, ist für jeden innerhalb des Hauses einseh- und nachverfolgbar. Diesen Austausch beschreibt Microsoft als "Konversation". Eine „Konversation“ kann eine Ankündigung, ein Termin, ein spontanes Meeting oder eine Idee sein. Im Raum "Allgemein" gibt es keine Limits für die Konversationen. Microsoft war es wichtig, die textbasierte Kommunikation so breit wie möglich aufzustellen, um Missverständnissen vorzubeugen – GIFs, Likes etc. sind aus diesem Grund ein fester Bestandteil der Kommunikation. Das fördert ein angenehmes und konstruktives Arbeitsklima, das trotz möglicher räumlicher Trennung verbindet. Im Wohnzimmer können jederzeit alle zusammenkommen.Während der Arbeit in einem Projekt kann es Sinn machen, mehrere Räume zu erstellen, die sich einem spezifischen Thema widmen, das unter Umständen außerhalb des Wohnzimmers besprochen werden muss. Das Haus wächst, neue Räume entstehen, neues Denken wird gefördert.
  • In jedem Haus gibt es einen Flur, die sogenannte Verkehrsfläche, von welchem die Räume abgehen. Als Mitglied eines Hauses kann man sich in diesem Flur problemlos aufhalten und in die einzelnen Räume schauen, um zu sehen was sich dort abspielt. In diesem Flur finden Sie alle Aktivitäten aller Räume auf einen Blick, ohne ihn verlassen zu müssen. Das "Öffnen" eines Raums ist gleichzusetzten mit dem Aktivieren der "Channel Notifikation" der einzelnen Räume. Selbst wenn eine Tür nicht geöffnet wird, bekommen Sie dennoch alles wichtige mit. Betrifft Sie ein Beitrag in einem geschlossenen Raum direkt, so wird Ihnen dies im Aktivitätsfeed sofort und hervorgehoben angezeigt.
  • Manchmal macht es auch Sinn, sich außerhalb des Hauses, auf der Terrasse oder im Garten, zu unterhalten. Ungezwungen und direkt mit einem oder mehreren Kollegen. Dies geht in Microsoft Teams im "Chat" oder mittels "Anrufen". Egal was dort ausgetauscht wird, es bleibt innerhalb des Kreises der ausgewählten Personen. Wichtig ist nur: Sobald die besprochenen Themen für das Haus relevant werden, sollte die Konversation zurückverlegt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen für das Team verloren gehen.
  • In jedem Raum eines Hauses können verschiedene Dinge an eine Pinnwand gepinnt werden. Das kann helfen, den Fokus des Hauses zu schärfen und einzelne Tätigkeitsabschnitte gezielt zu strukturieren und/oder zu planen. Innerhalb eines Microsoft Teams nennt sich diese Funktion "Abschnitte" oder "Tabs". Ein Tab kann entweder eine Internetseite, eine Excel-Tabelle, PowerPoint Folie, ein Feed aus Yammer oder Twitter oder sogar ein MS-Projektplan, ein gemeinsames OneNote oder ein zentrales Wiki sein. Jede Pinnwand enthält außerdem eine Sammelstelle zur Ablage von Dateien und Dokumenten, die zum Thema des Raumes passen können. Das wird mit einer zugehörigen SharePoint Seite, auf die jeder aus dem Haus/Raum Zugriff hat, abgebildet. Pinnwände bilden in MS-Teams den geschärften Fokus der Räume und entfalten erst das gesamte Potenzial eines einzelnen Hauses.

 

Wenn Sie jetzt Interesse haben, Teams zu testen oder eine gemeinsame Strategie für die optimale Nutzung von MS-Teams im Unternehmen zu entwickeln, Erfahrungswerte auszutauschen, Anwender und Mitarbeiter zu schulen oder über Telefonie mit Teams sprechen wollen, dann wenden Sie sich an unsere Collaboration-Experten. Denn: Kommunikation ist das A und das O des "modern digital Workplace".

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Florian Vees
Junior Consultant