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Modern Workplace 13.11.2019

In 6 Schritten zum Modern Digital Workplace.

Der Modern Digital Workplace betrifft nicht nur die IT, sondern das gesamte Unternehmen. Wie geht man ein solches Großprojekt an? Jedes Unternehmen hat hochindividuelle Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft. Deshalb ist ein strukturiertes Vorgehen unabdingbar. Mit den Bechtle Consulting Services begleiten wir Unternehmen auf ihrem Weg zum Modern Digital Workplace – in sechs Schritten.

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  1. 1. Gemeinsam Verständnis schaffen: Der Modern Digital Workplace als Teil einer Digitalisierungsstrategie.

Wer sich mit dem Modern Digital Workplace befasst, merkt schnell, dass das Thema weitaus größer ist als die einfache Einführung eines neuen Betriebssystems. Die Mehrwerte des Modern Workplace kommen erst zum Tragen, wenn er als Teil einer Digitalisierungsstrategie betrachtet und eingeführt wird. Das wirft häufig strategische Fragen hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit der bestehenden IT im Unternehmen auf. Hierzu beraten wir sowohl auf IT-, als auch auf Management-Ebene und schaffen in einem fünftägigen Workshop ein gemeines Verständnis für das Projekt Modern Digital Workplace. Häufig erhalten wir das Ergebnis, dass die Einführung des Modern Workplace nicht nur den Übergang zu einer modernen IT markiert, sondern darüber hinaus einen Paradigmenwechsel und häufig kulturelle Veränderungen im Unternehmen verlangt. Da viele Mitarbeiter von den Veränderungen an ihren Arbeitsplätzen betroffen sind, ist es wichtig, sie frühzeitig über die Pläne zu informieren und sie idealerweise ins Projekt miteinzubeziehen.

 

 

  1. 2. Bedarf und Anforderungen definieren.
  2. Ist das gemeinsame Grundverständnis für die Bedeutung des Modern Workplace geschaffen, folgt die Bestandsaufnahme. In einem Workshop erarbeiten wir mitunter folgende Fragen:
  • Wie arbeitet das Unternehmen und wie effizient sind seine Prozesse?
  • Wo spielt der Workplace einen entscheidenden Faktor in der Wertschöpfung des Unternehmens?
  • Unterstützt die IT-Ausstattung die Mitarbeiter darin, ihre Ziele zu erreichen?
  • Sind die Mitarbeiter mit ihren Arbeitsgeräten und Anwendungen zufrieden?
  • Existieren Insellösungen oder Mehrfachanmeldungen?

Anhand der Antworten definieren wir die voraussichtlichen Teilprojekte und ihre jeweiligen Anforderungen. 

 

 

  1. 3. IT-Architektur analysieren und Lösungsansatz entwerfen.
  2. Sobald die Anforderungen erfasst sind, heißt es für uns: Analyse. Wir tauchen tief in die IT-Architektur ein und prüfen mithilfe verschiedener Tools, welche Systeme und Prozesse sich wie optimieren lassen. Eine Cloud-Readiness-Analyse beispielweise beleuchtet den Reifegrad und die Transparenz der IT-Umgebung. Interviews mit den Mitarbeitern liefern wertvolle Aufschlüsse zur Zusammenarbeit. Auf diesem Weg erkennen wir auch das Ausmaß einer möglichen Schatten-IT, deren Auswirkungen hinsichtlich Compliance und Zusammenarbeit zu bewerten sind. Am Ende unserer Analyse haben wir einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, den wir unseren Kunden präsentieren. 

 

 

 

  1. 4. IT-Lösungen festlegen.
  2. Nach der Präsentation des Lösungsvorschlags entscheiden wir uns gemeinsam mit unseren Kunden für konkrete IT-Lösungen und setzen entsprechende Teilprojekte auf. In der Regel sind es mindestens zwei Projekte: auf der einen Seite die Bereitstellung der notwendigen Rahmenbedingungen in den Bereichen CloudSecurity und Datenschutz, auf der anderen Seite die technische Implementierung von Windows 10 mit den zugehörigen modernen Software-Lösungen.

 

 

  1. 5. Migration planen.
  2. Stehen die Lösungen fest, geht es an die Migrationsplanung. Unser Ziel ist, dass die Anwender möglichst wenig von den Veränderungen mitbekommen und ungestört weiterarbeiten können. 

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  4. In der Migrationsplanung behandeln wir folgende Punkte:

  • Priorisierung der Teilprojekte
  • Nutzen-Risiko-Analyse
  • Synchronisierung mit Unternehmensabläufen
  • Ressourcenplanung
  • Datensicherung
  • Weitere Ausarbeitung der Roadmap

 

  1. 6. Beobachten, nachjustieren, in Prozesse und Services überführen.
  2. Nach Umsetzung der Projekte ist die Basis für den Modern Digital Workplace geschaffen und die Feinjustierung beginnt. Wir beobachten die Zusammenarbeit im Unternehmen und optimieren die Prozesse, wo nötig. Dazu gehört auch, die Aktualisierung des Betriebssystems vom Projekt zum Prozess zu überführen, zum Beispiel eine weitestgehende Automatisierung der halbjährlichen Feature-Upgrades von Windows 10. 

 

  1. Sehr häufig stellen wir fest, dass die Mitarbeiter weitere Schulungen oder Einweisungen für neue Collaboration-Tools brauchen. Hier wird das bereits in der ersten Beratungsphase angesprochene Mindset der Mitarbeiter sichtbar; ihre Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen und neue Dinge ausprobieren zu wollen. Wie der Mind Change im Unternehmen gelingt? Das ist je nach Unternehmensgröße und -kultur eine sehr individuell zu beantwortende Frage. Es lohnt sich jedoch in jedem Fall, das Thema aktiv anzugehen, denn modernes Arbeiten macht Spaß – es ist schneller, flexibler und einfacher.

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Thorsten Krüger
Business Manager Consulting Services