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Modern Workplace 22.04.2020

Papierloses Büro!? Modern Workplace mit Bechtle Print next Generation.

Seit Jahrzehnten sprechen wir vom papierlosen Büro. Doch seien wir ehrlich – wirklich daran geglaubt hat niemand! Die rasanten Veränderungen des Arbeitsplatzes, getrieben durch einen digitalen und gesellschaftlichen Wandel, lassen das Thema nicht mehr nur als eine Vision in naher Zukunft erscheinen. Die digitale Dokumenten- und Informationslogistik ist bereits heute Teil des modernen Arbeitsplatzes und stellt eine Veränderungsanforderung an das heutige Outputmanagement dar.

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Samuel Castaño
Vertriebsleiter

In den letzten Jahren lag der Fokus bei den Unternehmen auf der Konsolidierung ihrer heterogenen Print-Infrastruktur sowie der Standardisierung innerhalb ihrer Portfoliostrategie. Inzwischen bemerken wir zunehmend einen Anstieg der Komplexität in Bezug auf Anfragen im Bereich Managed Print Services.

 

Unternehmen suchen heutzutage einen ganzheitlichen IT-Lösungspartner, der bereichsübergreifend und international die Sicherstellung der Output-Prozesse übernimmt. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um Homeoffice-, Office- oder Produktions-Output handelt.

 

Themen wie serverless-, follow-you- oder mobile Printing sind bereits State-of-the-Art. Aufgrund der technologischen Möglichkeiten der heutigen Drucksysteme und der Veränderungen am Arbeitsplatz gewinnen auch die Bereiche Security und Cloud Printing zunehmend an Bedeutung.

 

All das ist generell nichts Neues und steht im direkten Zusammenhang mit dem Ausdruck einer einzelnen Seite. Doch die Generation Z, die so genannten „Digital Natives“, und der Fachkräftemangel treiben Unternehmen dazu, die Digitalisierung ihrer Dokumenten- und Informationslogistik in Angriff zu nehmen. Dabei geht es in erster Linie darum, Dokumentenprozesse zu optimieren und innerhalb der Unternehmensstruktur von überall erreichbar zu machen. Zudem sollen Genehmigungsverfahren und die direkte Rückmeldung bzw. Zuordnung von Dokumenten zum jeweiligen Vorgang erzeugt werden.

 

Ein weiterer Grund für den Fortschritt der Digitalisierung in diesem Bereich ist neben der höheren Verfügbarkeit von Informationen auch die gesteigerte Effizienz und das Einsparpotential. Bei optimierter Ablage und intelligenter Verknüpfung von Dokumenten und Dateien können folgende Ergebnisse erzielt werden:

  • Bis zu 75% schnellere Ablage
  • Bis zu 84% schnellerer Zugriff
  • Bis zu 60% mehr Digitalisierung

 

In welchen Bereichen kann ein digitaler Workflow Unternehmen helfen?

Generell können digitale Workflows innerhalb der Unternehmen überall zum Einsatz kommen und die Arbeitsweise beschleunigen und verbessern. Anbei einige Beispiele aus unterschiedlichen Bereichen:

  • Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen und Quittungen scannen, indizieren, validieren und ablegen – nach Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer, in gesichert freigegebenen Ordnern
  • Einkauf: Dokumente, wie z. B. Angebote und Ausschreibungen mit Barcodes in Projektordnern der Arbeitsgruppe scannen, aufteilen und indizieren
  • Kundendienst: Kundenverträge und Berichte im Kundendatensystem scannen und Dokumente an Kunden mailen
  • Rechtswesen: Verträge scannen, indizieren und als durchsuchbarer oder bearbeitbarer Text direkt im Fallmanagement-System ablegen
  • Gesundheitswesen: Dokumente zwischen HL7-konformen Patientenakten-Systemen austauschen
  • Personalwesen: Lebensläufe, Formulare, Mitarbeiterdaten usw. in ein DMS scannen, indizieren und verknüpfen

 

Wie können digitale Workflows umgesetzt werden?

Hierbei kommt es besonders darauf an, die Einzelprozesse zu kennen und sich bereichsübergreifend zu vernetzen, um den Informationslebenszyklus unternehmensweit zu verstehen. Ansprechpartner innerhalb der Unternehmen sind in erster Linie die einzelnen Fachabteilungen.

 

Informationsquellen sind unter anderem Multifunktionsdrucksysteme (MFPs), PCs, Smartphones, Tablets, MDEs oder Ausgaben direkt aus den Fachanwendungen.

 

Innerhalb der Verarbeitung wird unter folgenden Evolutionsstufen unterschieden:

 

Digitale Dokumentenlogistik

  • Generierung von angereicherten Dokumenten

- Kontextbasierende Informationsanreicherung

- Wasserzeichen

- Schwärzung von Texten

  • Vorbereitung zur besseren digitalen Verarbeitung

- Texterkennung (OCR)

- Barcodes

  • RPA (Robotic Process Automation)

Digitale Informationslogistik

  • Native Informationsverarbeitung von Applikations-Output zum Applikations-Input
  • Medienbruchfrei

Die Entwicklung der Zieldefinition und die darauf basierende Implementierung erfolgt auf Basis der Analyseergebnisse in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.

 

Was bedeutet das für Ihre Print-Infrastruktur? 

Das Volumen innerhalb des Print-Outputs wird sich auch in den kommenden Jahren deutlich reduzieren. Sowohl die Funktionalität als auch die Scan- und Applikationsfähigkeit der Endgeräte werden an Bedeutung gewinnen. Klassische Printkonzepte, die durch starre Vertragslaufzeiten und fest definierte Druckabnahmevolumina geprägt sind, reduzieren das Einsparpotential und führen zur Verlangsamung der unternehmensweiten Digitalisierung. Die Abhängigkeiten zwischen Hardware, Software und Services werden größer. Hinzu kommt, dass die technischen Anforderungen der einzelnen Bereiche (z. B. Office und Produktion) zukünftig nicht mehr über die Ein-Hersteller-Strategie abgebildet werden können.

 

Wie kann Bechtle Ihnen helfen?

Bechtle verfügt mit der PP 2000 Business Integration AG über einen Spezialisten im Bereich Managed Print Services. Das Unternehmen blickt auf eine nun fast 30-jährige Historie zurück und kann zahlreiche Referenzen in unterschiedlichen Branchen vorweisen. Durch die Bereiche IT-Logistik, Services, Solution und Operation bietet die PP 2000 BI AG alles aus einer Hand und agiert als ganzheitlicher IT-Lösungspartner mit dem Fokus auf die digitale Dokumenten- und Informationslogistik.

 

Wir unterstützen Sie bei der…

  • Analyse Ihrer bestehenden Prozesse
  • Auswahl der geeigneten Komponenten
  • Definition der Zielprozesse
  • Implementierung und dem Betrieb

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sprechen Sie uns an!