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Lost in communication - aber nicht mit Office 365.

Von Andreas Knauer | 30.11.2018

 

Home Office und mobiles Arbeiten erhalten immer mehr Einzug in unseren Arbeitsalltag. Microsoft macht‘s möglich – mit dem Onlinedienst „Microsoft Teams“, der die digitale Zusammenarbeit durch viele Funktionen unterstützt. Gerade bei der Kommunikation kann „Microsoft Teams“ hilfreich sein – ebenso wie Skype for Business und Outlook.

Die Microsoft Cloud Office 365 bietet eine umfangreiche und stetig wachsende Anzahl an Onlinediensten für das produktive Miteinander im Unternehmen. Neben Onlinediensten zur Verwaltung und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Aufgaben, Umfragen, Formularen und Prozessen sowie einigen anderen, gibt es auch Onlinedienste für die digitale Kommunikation. Das ist in einem modernen Arbeitsumfeld auch notwendig. Home Office, mobiles Arbeiten und verteilte Teams können sich durchaus als Produktivitätskiller entpuppen, wenn der Austausch im Team nicht funktioniert. Lösungen zum digitalen Austausch bietet Microsoft in Office 365 mehr als genug. Die folgende Grafik zeigt die wichtigsten Kommunikationsdienste auf einen Blick.

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Gerade die chatbasierten Arbeitsräume von Microsoft Teams schließen die Lücke, wenn der persönliche Austausch nicht möglich ist. Als „digitaler Büroraum“ vereint Microsoft Teams schnelle und nachhaltige Kommunikation am selben Ort – zusammen mit allen Informationen, Dokumenten und Applikationen. Die Anwender tauschen sich im Projektkontext aus und alle Konversationen werden gefunden, wo man sie vermutet – im Arbeitsraum oder direkt am Dokument. Im Gegensatz zu Microsoft Outlook vermischen sich nicht alle Nachrichten in einem Nachrichtenverlauf und sind auch für neue Projektmitglieder einsehbar. Nutzt man Microsoft Teams konsequent, muss man seine Kollegen morgens im Büro nicht immer nach dem neuesten Stand fragen.

 

Wann verwende ich welchen Dienst?

 

In der Vielzahl der Office 365 Dienste liegt auch eine Herausforderung. Nicht jeder wurde als „Digital Native“ geboren und hat das Arbeiten mit Kommentaren, Posts und Feeds in Fleisch und Blut. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern verbindliche Regeln zur Anwendung der Werkzeuge zu geben, möchte man als Unternehmen die Mehrwerte der neuen Möglichkeiten ausschöpfen. Ein technisches Training für die Anwender bringt ein Unternehmen nicht allein weiter, denn keiner wird die neuen Knöpfe in Microsoft Teams drücken, wenn er nicht weiß, ob die Kollegen das Tool auch verbindlich nutzen. So bietet es sich zum Beispiel an, alle Konversationen in und über Projekte in Microsoft Teams zu machen. So wird Microsoft Teams zum Gruppenpostfach für das Projekt, in dem alte und neue Projektmitglieder jederzeit alle Konversationen im Kontext lesen können.

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Ohne Newsfeed zur Verbindlichkeit

 

Dass sich Microsoft Teams als verbindliches Werkzeug zur Projektarbeit anbietet, zeigt sich an verschiedenen Details des Onlinedienstes. So lädt Microsoft Teams im Gegensatz zu einem sozialen Netzwerk nicht zum Stöbern in den Arbeitsgruppen ein – denn nur Mitglieder haben nach einer Freigabe durch den Vorgesetzten oder Projektverantwortlichen Zugang zu den Inhalten der Gruppe.

 

Zudem gibt es keine Hashtags, keine „Folgen“- Funktion und auch keinen Newsfeed. Das ist nur auf den ersten Blick ein Manko. Ohne den Newsfeed muss ein User nämlich jede Arbeitsgruppe aktiv betreten, um Neuigkeiten zu sehen. Die News werden nicht an einer Stelle zusammengefasst. Wer genauer hinschaut, stellt fest, dass auch schon im klassischen Outlook eine Nachricht erst aktiv angeklickt werden muss, um den Inhalt lesen zu können. Das hat zur Folge, dass der User den Inhalt bewusst wahrnimmt. So soll es auch in Microsoft Teams sein, denn nichts wäre schlechter für die Verbindlichkeit als ein Newsfeed, den man einfach überfliegen kann.

 

Mit Experten zum Ziel

 

Nutzt man Microsoft Teams richtig, fühlt es sich so an, als würde man mit den Projektmitgliedern in einem Projektbüro sitzen. Sprechen Sie Bechtle gerne an, um Leitfäden und Regeln für den produktiven Einsatz des modernen Arbeitsplatzes auch in ihrem Unternehmen mit unseren Experten zu erarbeiten.