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Microsoft 10.04.2019

Top 3 – So wählen Sie die richtige Office 365 Lizenz aus.

Microsoft Office 365 wird als eine Plattform beschrieben, die "Unternehmen jeder Größe die Leistungsfähigkeit der Cloud-Produktivität bietet und hilft, Zeit und Geld zu sparen und wertvolle Ressourcen freizusetzen". Sie bietet Kunden viele Optionen. Wir erklären Ihnen, wie Sie die passende Lizenz für ihr Unternehmen auswählen.

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Vor Microsoft Office 365 entstanden Unternehmen häufig hohe Kosten für Hard- und Software sowie durch die Wartung der IT-Infrastruktur – insbesondere für spezielle IT-Teams, Backup-Server und Kühlräume, sowie um Lösungen wie E-Mail-System, Dokumentenablage und -management oder Kommunikation einzuführen.

 

Die Entscheidung, Office 365 innerhalb eines Unternehmens einzuführen, kann erhebliche Auswirkungen auf die Finanzen haben. Laut der von Forrester Consulting durchgeführten Studie "The Total Economic Impact™ Of Microsoft Office 365 Enterprise Customers" haben Unternehmen nach dem Wechsel vom traditionellen lokalen Modell zu Office 365 diverse messbare Vorteile erzielt, – unter anderem durch die Vermeidung neuer Infrastrukturkosten, ein effizienteres IT-Management und eine höhere Produktivität der Mitarbeiter. Die Kapitalrendite über einen Zeitraum von drei Jahren lag bei 162%.

 

Heute sind Pläne für kleine und mittlere Unternehmen, Konzerne, Bildungseinrichtungen und Organisationen des öffentlichen Sektors verfügbar. Abhängig von der gewählten Office 365-Suite können die Mitarbeiter mit vertrauten Microsoft Office-Anwendungen (Excel, PowerPoint, Word) ausgestattet werden und gemeinsam an Dokumenten arbeiten, mit Teammitgliedern chatten, E-Mails senden und empfangen oder Aufgaben delegieren und deren Status verfolgen.

 

Diese Vielfalt bietet viel Flexibilität. Dennoch fragen sich Entscheidungsträger in Unternehmen vielleicht, worauf sie bei der Wahl der Office 365 Suite für ihr Unternehmen achten sollten. Nachfolgend werden die drei wichtigsten Kriterien vorgestellt.

 

E-Mail Sicherheit.

 

Eine von F-Secure durchgeführte Studie kommt zu dem Schluss, dass  Cyberkriminelle im Jahr 2018  vor allem Spam als Methode zur Verbreitung von Malware gewählt haben. Rund dreiviertel der Spam-Nachrichten wurden mit bösartigen URLs verknüpft, während der Rest bösartigen Code in Form von Anhängen verbreitete. Die Folgen dieser Angriffe können weitreichend sein und vom Datenverlust über Arbeitszeitausfälle bis zu finanziellen Verlusten und Rufschädigung reichen.

 

Daher ist es ratsam, dem qualifizierten Plan von Office 365 auch die Advanced Threat Protection hinzuzufügen. Mit dieser zusätzlichen Funktionalität werden Benutzer beim Klicken eines Links, der zu einer bösartigen URL verlinkt ist, darauf hingewiesen, dass der Zugriff auf diese URL wegen der damit verbundenen Sicherheitsrisiken nicht möglich ist. E-Mail-Anhänge werden innerhalb einer virtuellen Umgebung getestet und nur dann geöffnet, wenn sie als sicher eingestuft werden. Dies sind nur zwei Beispiele für Sicherheitsfunktionen von Office 365 Advanced Threat Protection.

 

Aktueller Lizenzbestand.

 

Full, aus Software Assurance und Add-On USLs - das sind drei Arten von Nutzerabonnementlizenzen (USL – User Subscription Licenses). Abhängig vom aktuell gewählten Lizenzmodell sowie von gegebenen Kaufpräferenzen können Unternehmen berechtigt sein, beim Lizenzkauf zwischen verschiedenen Optionen zu wählen.

 

Wenn Unternehmen in der Vergangenheit keine Microsoft-Produktivitätslösung erworben haben, ist eine Full USL die richtige Wahl. Full USL könnte auch die Lizenzoption für Kunden sein, die eine Microsoft-Produktivitätslösung erworben haben, aber ohne Software Assurance.

 

Im Vergleich zur Full USL werden USLs aus Software Assurance zu einem reduzierten Preis angeboten. Sie wurden entwickelt, um Kunden mit aktiver Software Assurance beim Wechsel von ihrer lokalen Infrastruktur in die Cloud zu unterstützen. Die zugrunde liegenden qualifizierten Lizenzen müssen nebst einigen anderen Kriterien vorhanden sein.

 

Die letzte Option, Add-On USL, ist für Kunden, die Interesse am Testen von Cloud-Lösungen haben, gleichzeitig aber ihre eigene Infrastruktur beibehalten möchten oder keinen vollständigen Umstieg in die Cloud planen. Add-On USLs sichern die Unternehmen mit den Vorteilen von Office 365 ab, der Kunde zahlt jedoch nur einen Teil des Preises des gewählten Plans. Auch in diesem Fall müssen qualifizierende Lizenzen nebst einigen anderen Kriterien vorhanden sein.

 

Zusätzliche Pläne.

 

Office 365 Suiten wurden für Unternehmen unterschiedlicher Art maßgeschneidert. Idealerweise stimmt der gewählte Plan zu 100 Prozent mit den geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens überein.

 

Im kommerziellen Bereich ist die Exchange-Online-Archivierung mit Office 365 Enterprise E3- und E5-Plänen verfügbar. Sie bietet leistungsfähige Funktionalitäten zur Unterstützung der Unternehmen bei der Verwaltung und Aufbewahrung von E-Mails. Gleichzeitig bringen die Pläne E3 und E5 weitere Funktionen mit sich, die letztendlich in einem höheren Preis münden. Wie geht man vor, wenn das Unternehmen Business Essentials oder Business Premium Pläne erworben hat? In solchen Fällen kann die Online-Archivierung von Exchange diesen Plänen einfach hinzugefügt werden.

 

Es gibt eine Vielzahl von Kombinationen, um eine auch finanziell sinnhafte Zusammenstellung von Funktionalitäten zu erreichen, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl oder Optimierung Ihrer Lizenzstruktur benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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Renata Ana Avlas
IT Consultant Client Management