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Top 3: Produktivitätstools in Office 365 für 2019.

Von Renata Ana Avlas | 18.01.2019

 

Im heutigen Geschäftsumfeld sind Flexibilität sowie Organisations- und Planungskompetenz der Schlüssel zum Erfolg. Jeden Tag sehen sich Mitarbeiter mit vielen Möglichkeiten konfrontiert und es wird erwartet, dass sie Entscheidungen schnell und verantwortungsbewusst treffen. Dazu benötigen sie Informationen. Das Sammeln eben dieser ist der zweite und wichtigste Schritt im Entscheidungsprozess. Mit den richtigen Tools fällt das Aggregieren der Informationen und damit das Treffen von Entscheidungen leichter.

Eine Umfrage von Accenture ergab, dass fast täglich mehr als die Hälfte der Befragten der mittleren Managementebene Informationen, welche relevant sein könnten, nicht zur Hand haben. Der Grund? Sie sind schlecht verteilt.


Im besten Fall führen Fehlentscheidungen zu Zeitverlust, im schlimmsten können Sie fatal sein: Die Reputation eines Unternehmens oder finanzielle Ressourcen können Schaden nehmen. Die Wahl und Implementierung der richtigen Produktivitätswerkzeuge wie zum Beispiel Microsoft Teams ist für Unternehmen deshalb von entscheidender Bedeutung.


Microsoft Teams – seien Sie zu allen geschäftsrelevanten Themen informiert.


Laut Microsoft ist die Kernfunktion von Teams ‚,alles in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammenzubringen, in welchem Sie chatten, Meetings halten, Dateien austauschen und mit Geschäftsanwendungen arbeiten können‘‘. Microsoft Teams kann Unternehmen unterschiedlicher Größe und Struktur nicht nur bei einer besseren Zusammenarbeit, sondern auch im Bereich der Kostenersparnis helfen. Anstelle verschiedener Tools, die verwendet werden, um Meetings zu halten, zu chatten, gemeinsam an Dateien zu arbeiten oder Termine und Geschäftsnotizen zu verwalten, kann alles in Teams durchgeführt werden. Ganz zu schweigen davon, dass die Mitarbeiter durch die zentrale Speicherung der spezifischen Themeninformationen in die Lage versetzt werden, diese schneller zu finden und verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen.


In der heutigen Zeit ist es kaum vorstellbar, dass Menschen ihre Aufgaben alleine erfüllen, ohne auf die Kenntnisse oder Erfahrungen ihrer Kollegen zurückzugreifen. Mehrheitlich, wenn nicht gar immer, wird das erfolgreiche Ergebnis direkt von der Zusammenarbeit und dem strukturierten Wissensaustausch beeinflusst. Ob es sich nun um die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, die Einführung eines Produkts oder eine Firmenveranstaltung handelt - es wird immer Aufgaben geben, die im Team diskutiert, korrigiert, geteilt und erledigt werden müssen. Hier kann Microsoft Teams in einer Vielzahl von unterschiedlichen Geschäftssituationen und Unternehmensabteilungen eingesetzt werden, um die langfristige oder kurzfristige Zusammenarbeit zu unterstützen.


Microsoft Planner – seien Sie auf dem Laufenden über aktuelle Geschäftsprojekte.


Ein weiteres sehr interessantes Werkzeug ist der Microsoft Planner. Die Fähigkeit, Aufgaben zu verwalten, ist nicht weniger wichtig, als die richtigen Informationen zu finden. Microsoft Planner ermöglicht es, Aufgabenlisten zu erstellen und Ressourcen zu mobilisieren, um an vorgegebenen Zielen zu arbeiten.


Microsoft Planner ist ein sehr visuelles und intuitives Werkzeug. Es ermöglicht, den Status einer Aufgabe, sowie deren Verlauf und Abarbeitung von Anfang bis Ende in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darzustellen (Kommentare, Anfragen oder Dokumente können bei Bedarf hinzufügt werden).


Durch die Implementierung von Microsoft Planner können Unternehmen nicht nur die Zusammenarbeit verbessern, sondern auch die Business Continuity unterstützen. Dringende Aufgaben können mit aktuellem Fortschrittsstatus, Aufgabenhistorie und unterstützender Dokumentation bei Bedarf anderen Teammitgliedern zugeordnet werden.


Microsoft Bookings – kommunizieren Sie mit Kunden immer transparent.


Während die zuvor beschriebenen Werkzeuge zur Unterstützung der internen Prozesse im Unternehmen bereitgestellt werden, trägt das dritte dazu bei, die Kommunikation mit Kunden zu verbessern. Microsoft Bookings unterstützt Sie bei der Verwaltung der Servicetermine und kann in die Website des Unternehmens oder das Facebook-Unternehmenskonto integriert werden.


Auf der Unternehmensseite können Leistungsbeschreibungen, Preise, Termine und deren Dauer, aber auch verfügbare Spezialisten zu Microsoft Bookings hinzugefügt werden. Die Manager können sich einen Überblick über die Termine im gemeinsamen Kalender verschaffen, und individuelle Erinnerungen an beide Parteien, Kunden wie Servicespezialisten, senden. Gleichzeitig können Kunden auf einer sehr intuitiven Benutzeroberfläche die gewünschte Zeit, Dienstleistung oder einen Spezialisten buchen und Einsicht in die Preise von Dienstleistungen nehmen.


Microsoft Teams, Planner und Bookings sind in den qualifizierten Office 365-Plänen auf Bechtle Clouds verfügbar. Wenn Sie Interesse am Einsatz dieser Werkzeuge in Ihrer Organisation haben, wenden Sie sich an uns.