NL | Nederlands
BIOS.
bios® - E-procurement made by Bechtle.
Bios_Logo.png

Het mes snijdt aan twee kanten: je moet de inkoopkosten zo laag mogelijk houden, maar je interne gebruikers verwachten een bepaalde kwaliteit. En dit is niet de enige uitdaging die je tegenkomt als IT- of purchasing manager in een steeds digitalere waardeketen. Maak ruimte voor strategische taken en creëer waarde voor jouw onderneming – we ondersteunen je tijdens het hele inkoopproces.

 

Wat is bios®?

bios®® is een E-procurement systeem op maat, toegankelijk via je bechtle.com account. Je eigen bios® shop is toegesneden op jouw behoeften en gemaakt om tijd en geld te besparen, procurement processen te stroomlijnen en te versnellen, en om het gebruik van (internationale) raamovereenkomsten voor de hele onderneming te optimaliseren. En de cijfers spreken voor zich: meer dan de helft van de klanten van Bechtle in heel Europa hebben hun proceskosten bij de inkoop van IT-producten/-services duidelijk kunnen verlagen met bios®.

 

Voordelen

Met meer dan 70.000 IT-producten van meer dan 300 fabrikanten leggen we de hele IT-wereld aan je voeten. Jouw bios® shop biedt geautoriseerde werknemers toegang tot een op je organisatie afgestemd assortiment van IT-producten, beschikbaar tegen dagelijks actuele prijzen. Je profiteert ook van digitale facturatie, inclusief digitale handtekening conform de wettelijke voorschriften, individuele statistieken en evaluaties. Geavanceerd gebruikersbeheer, beheer van lever-/factuuradressen, goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus en andere procurement functies bieden je de mogelijkheid om IT-aankopen in heel Europa papierloos te stroomlijnen en af te handelen.

 
Realtime markttransparantie
  • Keuze uit een uitgebreid portfolio, standaard toegesneden op jouw bedrijf
  • Naleving van jouw procurement nalevingsbeleid
  • Totale controle over wie wat kan kopen met een geavanceerd gebruikersbeheer
 
Minder handmatige administratie
  • Gestroomlijnde, uniforme processen in heel Europa
  • Minder overdrachtsfouten / onderbrekingen door papier/digitaal gecombineerde workflows
  • Betere controle- en evaluatiemogelijkheden
  • Kostenverlaging door orders te bundelen en raamovereenkomsten optimaal te benutten

 

Naadloze ERP integratie
  • Volledige integratie in jouw ERP en financiële systemen
  • Gebruik van gestandaardiseerde interfaces (API's)
  • Elektronische documenten, inclusief digitale handtekeningen conform de wettelijke voorschriften

 

Gestandaardiseerde interfaces (API's) betekenen dat bios® kan integreren met je ERP systeem voor een supersnelle uitwisseling van offertes, bestellingen, factuurgegevens en andere data om je interne processen nog meer versnellen.

Stuur voor meer informatie over bios®

 

een e-mail naar sales.direct-nl@bechtle.com of bel ons op (+31) (0)40 250 9040. We helpen je graag verder.

 

e-mail

 

BIOS LOGIN ►

 

1. Integratie met ERP systemen.
Wat is OCI?

Bechtle is in 1995 begonnen met E-commerce and E-procurement business en was in 1999 één van de eerste SAP gecertificeerde bedrijven in Duitsland voor het implementeren van procurement applicaties door de Punchout interface van SAP – OCI (Open Catalog Interface) – te gebruiken. Sindsdien gebruikt het merendeel van onze klanten onze E-procurement oplossingen en veel daarvan zijn aangesloten via standaard catalogus interfaces.

Open Catalog Interface (OCI) is een standaard interface voor de overdracht van actuele catalogus-data tussen ERP systemen (bijv. SAP EBP/SRM) en andere catalogi via standaard internetprotocollen. Deze is oorspronkelijk ontwikkeld door SAP om de procurement van externe webcatalogi direct binnen hun ERP systeem te faciliteren. Klanten kunnen door uitgebreide online catalogi browsen, bijvoorbeeld op het B2B platform van Bechtle, waar ze producten kunnen zoeken en een order kunnen plaatsen binnen hun eigen SAP dan wel een ander ERP of marketplace systeem in lijn met hun procurement richtlijnen. Het proces waarbij een klantsysteem toegang heeft tot een online catalogus wordt ook “Punchout” genoemd.

Scenario integratie via OCI interface.
2. Integratie met marketplaces / business networks.
Welke impact hebben marketplaces / business networks op de E-procurement gebaseerde samenwerking met klanten?
  • Marketplaces maken het voor klanten gemakkelijker om nieuwe leveranciers in hun procurement omgeving te integreren. Tegelijkertijd wordt het aantal leveranciers waar zij mee te maken hebben duidelijk verlaagd. Als gevolg – en tegen de achtergrond van andere complexere projecten – is hun focus verschoven van het reduceren van het aantal leveranciers naar een slanke en uniforme integratie van leveranciers. Belangrijk is het aantal processen en niet het aantal leveranciers.
  • Door “consumerisation” is de grens tussen B2B en B2C klanten vervaagd. Alle typen gebruikers verwachten een bepaalde gebruikerservaring: snel, intuïtief, comfortabel en flexibel. Procurement oplossing en proces moeten hiermee geheel in lijn zijn.
  • Leveranciers ontwikkelen innovatieve, digitale bedrijfsprocessen en staan voor de uitdaging dat veel bedrijven en organisaties digitale sourcing nog steeds alleen maar zien als de manier waarop documenten worden uitgewisseld. De combinatie van analoge legacy processen met een geavanceerd digitaal platform kan echter de waarde van de oplossing aantasten.

 

Bechtle is al vele jaren actief op toonaangevende marketplaces en in toonaangevende business networks. Afhankelijk van de technologische standaards die door de betreffende platforms worden ondersteund, kunnen we catalogus-data leveren in de vorm van statische momentopnames of via een dynamische Punchout, compleet met 100 % papierloze documentenstromen.

2.1 Statische catalogi.

Gehoste catalogi worden regelmatig gesynchroniseerd met het klantensysteem; inkopers krijgen dus een statische momentopname te zien van de catalogus van Bechtle op het tijdstip van de synchronisatie. Catalogus-data bestaan uit productinformatie zoals namen, productbeschrijvingen en prijzen, die toegankelijk zijn voor inkopers en andere belanghebbenden binnen hun eigen procurement oplossing. Catalogus-data kunnen worden overgedragen via diverse standaard formats, waaronder BMEcat, JSON en CIF van SAP Ariba.

2.1.1 Scenario statische catalogus.

2.2 Punchout catalogi level 1.

Klanten kunnen via een Punchout wisselen van hun eigen procurement systeem naar hun exclusieve bios® account via OCI of het cXML-format van SAP Ariba. De communicatie tussen bios® en het klantensysteem verloopt in twee richtingen, waardoor klantspecifieke portfolio’s en inkoopvoorwaarden gestuurd kunnen worden. Klanten kunnen in de gekoppelde catalogus binnen de Bechtle-omgeving zoeken naar producten en deze toevoegen aan hun winkelwagen. De winkelwagen wordt gesynchroniseerd met hun eigen inkoopsysteem waarin ze de order plaatsen. Het procurement protocol van de klant kan bestaan uit boekhouding, goedkeuring en andere klantspecifieke onderdelen.

2.2.1 Scenario Punchout level 1.

2.3 Punchout catalogi level 2.

Bij het tweede level van Punchout integratie kunnen klanten direct binnen hun eigen omgeving producten zoeken zonder eerst naar een externe website te hoeven gaan. Hiermee is toegang tot zowel statische (bijv. gedownloade) en externe catalogi mogelijk via één procurement oplossing. Klanten moeten wel nog steeds gebruik maken van Punchout om producten uit een externe catalogus toe te voegen aan hun winkelwagen.

2.3.1 Scenario Punchout level 2.

3. Product en service classificatiesystemen.

Diverse classificatiesystemen zijn gemaakt om producten en diensten in ERP systemen en marketplaces te catalogiseren die meer dan 50.000 productklassen bestrijken. Hiermee kunnen bedrijven en organisaties productgegevens uitwisselen over branches, landen, talen en organisaties heen; ze gebruiken namelijk een gemeenschappelijke en eenduidige terminologie.

 
De meest gebruikte classificatie-standaards zijn:
  • eCl@ss – primair gebruikt in Europa
  • UNSPSC – primair gebruikt op het Amerikaanse continent
4. Overdracht van elektronische bestellingen (e-orders).

Een order die gegenereerd is in het klantensysteem of op de marketplace wordt idealiter naar de Bechtle B2B gateway gestuurd via een XML gateway, bijv. SAP XI/PI/PO, of via een ander EDI platform. E-orders kunnen ook verstuurd worden als e-mailbijlage. Binnengekomen data worden in de Bechtle gateway geverifieerd en bewerkt in overeenstemming met klantspecifieke parameters, voordat ze het ERP systeem van Bechtle bereiken. Ze worden vervolgens doorgestuurd naar de Bechtle locatie die het klantencontact beheerd en na een laatste geautomatiseerde controle de order zal verwerken en uitvoeren.

 

Voor de verwerking van e-orders van klanten ondersteunt Bechtle  de volgende XML-formats (stand december 2018):

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

 

We kunnen ook EDIFACT D96A / D97A orders ontvangen. Dit kan echter wel beduidend hogere projectkosten met zich meebrengen.

 

We raden een beveiligde overdracht van ordergegevens aan een webserver via HTTPS POST aan. Bechtle ondersteunt ook (S)FTP en AS2, evenals niet-versleutelde overdrachten via HTTP of e-mailbijlagen. Maar HTTP en e-mail zijn niet aan te bevelen en exclusief voorbehouden aan specifieke scenario’s, waarvoor onbeveiligde overdrachten nodig kunnen zijn.

5. E-invoicing.

Klanten kunnen kiezen om elektronische facturen te ontvangen, bijvoorbeeld als XML format, die automatisch kunnen worden verwerkt in hun klantensysteem. De meest gebruikte formats zijn:

 

ZUGFeRD 1.0 invoices.

De ZUGFeRD 1.0 standaard maakt het sinds 2014 mogelijk om gestructureerde invoicing- en creditgegevens te verstrekken in en te ontlenen aan een aangepast PDF-bestand. Dit format is een gezamenlijke ontwikkeling van belanghebbenden in de automotive en software industrie, evenals in de banken- en publieke sector om te wijzen op het belang van een internationale standaard voor invoicing.

 

XML invoices zonder handtekening.

Naast de XML invoice zonder handtekening wordt een papieren versie verstuurd.

 

XML invoices met handtekening van een gecertificeerde handtekeningenprovider.

Voor een complete papierloze workflow is het noodzakelijk dat XML invoices ondertekend zijn door een gecertificeerde handtekeningenprovider. Dit om te garanderen dat de wettelijke bepalingen nageleefd worden en dat alle factuurgegevens inclusief alle relevante certificaten worden bewaard in een audit-proof lange-termijn-archief.

► Het is aan te raden om te wachten met de integratie van e-invoicing, totdat alle aspecten van de OCI/XML integratie van inkooporders goed verlopen in een live omgeving. Beide partijen moeten zich ook houden aan de wettelijke bepalingen inzake e-invoicing.

Download.

Meer informatie over de technische integratie van bios® in externe procurement systemen is te vinden in onze procesbeschrijving.

Procesbeschrijving in het Duits
bios® – een E-procurement oplossing van Bechtle
pdf Download
Procesbeschrijving in het Engels
bios® – een E-procurement oplossing van Bechtle
pdf Download
Conclusie.

Als een van de pioniers op het gebied van E-commerce stellen wij al sinds 1995 onze procurement platforms en onze knowhow ter beschikking aan onze klanten. Bedrijven en organisaties verwachten oplossingen die hun procurement proces optimaal ondersteunen en in lijn zijn met hun interne richtlijnen. Onze procurement platforms sluiten naadloos aan op de behoeften van de mensen achter dit proces en niet andersom.

Martin Meyer, Head of E-procurement Services bij Bechtle