future-workspace-main
Hoe zorg ik dat 'het nieuwe werken' mjin organisatie écht kosten bespaart?

Flexibiliteit en mobiel werken worden steeds gebruikelijker in het bedrijfsleven.

Medewerkers werken sinds 2020 meer thuis dan ooit. Waar je vroeger alleen een desktop ter beschikking stelde, zijn een laptop, iPad én een mobiele telefoon nu de gewoonste zaak van de wereld. Daarnaast is ‘bring your own device’ veel gebruikelijker dan vroeger geworden.  Deze manier van werken kán kosten besparen… Mits je IT hierop ingericht is.

Het nieuwe werken wordt steeds populairder, en dus groeit ook de uitdaging om jouw medewerkers een zo aantrekkelijk én productief mogelijke (thuis)werkplek te bieden. Voor jou een ander. Medewerkers worden steeds selectiever en willen niet alleen devices ‘die goed werken’, maar ook devices die visueel aantrekkelijk zijn. Mits een goede inrichting kan deze nieuwe manier van werken je wel degelijk kosten besparen. Maar hoe?
 

Inrichting die past bij het nieuwe werken

Bij het inrichten van je netwerkinfrastructuur moet je rekening houden met hoeveel apparaten er verbonden worden, wat voor type apparaten het betreft, hoeveel gebruikers er op je netwerk zitten en waar deze apparaten zich bevinden. Je moet dit inzichtelijk maken. Net zoals bij een bekabeld netwerk moet je goed dimensioneren: de afmetingen bepalen. Wanneer je een groot voetbalstadion moet voorzien van wifi, worden er hele andere eisen gesteld aan de infrastructuur dan wanneer je een kantoorpand hebt waar slechts een tiental mensen werken. Je zult ook rekening moeten houden met pieken die je moet incalculeren, wanneer je bijvoorbeeld een vergaderruimte hebt waar de ene dag vijf mensen in vergaderen en de andere dag meer dan vijftig.

Daarnaast zijn de fysieke omstandigheden van jouw pand(en) belangrijk. Heb je ruimtes die met glas zijn ingericht? Of heb je juist een stalen branddeur die de ene afdeling van de andere scheidt? Hoe jouw bedrijfspand is opgebouwd speelt een cruciale rol. Op basis daarvan kun je je netwerkdekking bepalen.
 

De voordelen van het nieuwe werken

Het nieuwe werken zorgt ervoor dat mensen overal kunnen inloggen en werken. Dit brengt niet alleen kostenbesparing, maar is inmiddels ook een vereiste voor je organisatie om goed te blijven functioneren. Thuiswerken kwam ten slotte door de coronacrisis in een (genoodzaakte) stroomversnelling.

Met de juiste devices en voorzieningen kunnen je medewerkers overal aan de slag. En dat bespaart:

  • Vierkante meters: je kunt deze schrappen, wellicht enkele verdiepingen;
  • Kosten voor bureaus en bijhorend materieel;
  • Kosten op inpandige bekabeling: je hoeft minder infrastructuur aan te leggen.

Om van deze voordelen te genieten zul je wel technische én organisatorische maatregelen moeten treffen. Als je op bepaalde momenten toch een vergadering plant waarbij iedereen aanwezig moet zijn, dan kom je alsnog plekken tekort. De boodschap is dus om op voorhand goed na te denken over de invulling die je aan het nieuwe werken wilt en kunt geven.
 

Impact op de rest van je IT-infrastructuur: Zorg voor een veilig netwerk

Als je draadloze netwerken op een goede manier wilt aanleggen zul je altijd een bekabelde backbone moeten hebben. Een fysieke infrastructuur. Daarnaast heb je éxtra voorzieningen nodig, zoals een token waar je gebruikers zich mee moeten identificeren als ze thuis of vanuit de Starbucks werken. Je hebt dan meer nodig dan je gebruikersnaam en wachtwoord. Het gebruik hiervan is gebaseerd op dat je iets moet weten en moet hebben. Je moet de tokens daarnaast niet alleen kopen en uitdelen, je moet aan de achterkant ook een server hebben die weet welke tokens er in roulatie zijn en wie welke token gebruikt. Daar heb je infrastructuur voor nodig: je hebt ingang op het netwerk nodig via een security access gateway. Deze manieren van identificeren brengen veiligheidsrisico’s met zich mee. Je creëert een ingang, dus je beveiliging moet goed in orde zijn.

Theoretisch gezien zou je zelfs helemaal draadloos kunnen werken, zonder kantoorpand. Er bestaan tegenwoordig genoeg mogelijkheden, denk maar aan 3G, 4G en binnenkort zelfs 5G. In een iPad kun je een simkaartje stoppen, en zelfs sommige laptops hebben deze optie. Je kunt dit ook oplossen met een dongle of een mifi oplossing. In de praktijk zul je als organisatie de balans moeten vinden  binnen ‘het nieuwe werken’. Dat blijft een uitdaging…

 

Ben je benieuwd hoe Bechtle en Cisco jou kunnen helpen met het creëren van een future proof workplace?

Download onze infographic ‘De netwerkoplossing die het mijn medewerkers en mij makkelijker maakt’ of neem vrijblijvend contact op met onze experts.

NEEM CONTACT OP