Hoe maak je jouw vergaderruimtes coronaproof?

1. Het wordt weer drukker op kantoor en je wilt meer (deels) fysieke vergaderingen organiseren. Maar dat gaat niet meer zo makkelijk als voor de pandemie. Je wilt dat je collega’s zich comfortabel voelen tijdens een vergadering op kantoor. Naast enkele belangrijke hygiëne- en andere voorzorgsmaatregelen, kan ook technologie een handje helpen. We zetten voor je op een rij wat je kunt doen om vergaderingen zo veilig mogelijk te laten verlopen.

1. Back to basics 

In de eerste plaats is het belangrijk om hybride werken te faciliteren, zodat niet alle collega’s tegelijkertijd op kantoor zijn. Ook is het prettig dat thuiswerken mogelijk blijft voor medewerkers die zich nog niet 100% prettig voelen op kantoor. Daarnaast biedt hybride werken andere voordelen, zoals het aantrekken van nieuw talent. En wanneer slechts een deel van je medewerkers op kantoor is zullen je vergaderruimtes minder snel vol zitten en kunnen de thuiswerkers inbellen.

 
Blijf ook actief bezig met hygiënisch en veilig werken. Hoe graag we het ook zouden willen: COVID-19 is nog niet “weg”. Zorg voor hygiënische doekjes en handgel in elke vergaderruimte en zet indien mogelijk een raam open. Helemaal ideaal? Laat facility tussen elke vergadering de ruimte ontsmetten en schoonmaken, zodat de groep na jou ook in een schone ruimte kan vergaderen.  

Slimme technologie

Oké, wat we hierboven benoemden wist je al. Maar nu veilig werken op kantoor iets is wat blijft, is het belangrijk om een stapje veder te gaan. Technologie speelt een onmisbare rol in veiligere vergaderruimtes. Dit kun je op twee manieren inzetten: aan de ene kant is er slimme technologie die bepaalde metingen doet en data verzamelt, aan de andere kant zijn er devices zoals luchtreinigers die veiliger werken mogelijk maken.

In die laatste categorie heeft onder andere onze vendor Philips mooie oplossingen. Philips is een toonaangevende speler wat betreft gezondheidstechnologie. AurAir is een Nederlandse ontwerper en fabrikant van slimme producten voor het monitoren van de luchtkwaliteit. Nu hebben ze de krachten gebundeld: de CO₂-meters van AurAir meten en monitoren de lucht in bijvoorbeeld vergaderruimtes, de luchtreinigers van Philips filteren verontreiniging effectief uit de lucht.

Via wifi sturen de CO₂-meters de luchtreinigers aan: er hoeft niets ingebouwd te worden. De intelligente zuivering vangt 99,97% van deeltjes tot zo klein als 0,3 µm: zoals allergenen, stof, vuil, bacteriën en virussen. Het koolstoffilter haalt ook geurtjes en een groot aantal schadelijke gassen uit de lucht. Door de CO₂-meters te koppelen aan de luchtreinigers, gebeurt de zuivering automatisch wanneer de luchtkwaliteit onder een (zelf in te stellen) norm komt. Zo wordt goede luchtkwaliteit in je meetingruimte gegarandeerd.

Data analyseren en op tijd ingrijpen 

Dat is één. Maar er zijn nog tal van devices en technologieën beschikbaar die jouw vergaderruimtes coronaproof kunnen maken. Een ander mooi voorbeeld is een video oplossing van Jabra: de Jabra PanaCast 50. Dit is Jabra’s eerste intelligente videobar voor “het nieuwe normaal”. De all-in oplossing beschikt over een beeld van 180° in high-definition Panoramische 4K.

Wil je weten of jouw collega’s zich wel aan de richtlijnen voor veilig veranderen houden? Met de software van Jabra kan het. Medewerkers die in de vergaderruimte zitten worden anoniem geteld. Als de door jouw opgestelde richtlijnen zijn overschreden, krijg je een melding. Je ontvangt daarnaast realtime gegevens over het aantal mensen en je kunt eerdere meetings analyseren en op basis daarvan ingrijpen.

Misschien vraag je jezelf nu af: is dit wel écht coronaproof? Want wat als mensen zonder reservatie in een vergaderruimte gaan zitten voor een onderonsje? Ook deze vergaderingen monitort de software, want de Jabra oplossing heeft geen computerverbinding nodig.