5 najczęściej pomijanych, a zaskakująco przydatnych narzędzi z pakietu MS Office 365 Enterprise.

Rozwiązanie to, podobnie jak inne rozwiązania chmurowe, pozwala znacznie zmniejszyć koszty prowadzenia działalności. Nie bez znaczenia jest również brak konieczności ponoszenia nakładów na utrzymania infrastruktury serwerowej. Dzięki przechowywaniu danych w chmurze mamy pewność, że żadne informacje nie zostaną utracone np. podczas awarii sprzętu komputerowego.

Pakiet Office 365 Enterprise to oferta kierowana w szczególności do przedsiębiorstw. Wersja Enterprise zawiera wszystkie aplikacje pakietu Office dla komputerów PC i Mac, a ponadto gwarantuje dostęp do dodatkowych usług online takich jak: szyfrowanie wiadomości, spotkania online, przechowywanie i udostępnianie plików, firmowa sieć społecznościowa, integracja poczty głosowej, ochrona informacji, automatyzacja pracy i wiele innych. Funkcji jest naprawdę dużo, dlatego nietrudno przeoczyć niektóre użyteczne aplikacje. Oto 5 najczęściej pomijanych, lecz niezwykle przydatnych narzędzi Office 365 Enterprise:

1. STAFFHUB

StaffHub to aplikacja specjalistyczna do zarządzania pracą zmianową pracowników pierwszej linii dostępna w usłudze Microsoft Teams. Dzięki niej kierownicy mogą łatwo tworzyć i aktualizować harmonogramy zmian dla zespołów, zarządzać nimi i, w konsekwencji, znacząco usprawnić ten (zazwyczaj wyjątkowo pracochłonny) proces. Pracownicy z kolei mają dostęp do wszystkich informacji o swoich zmianach, w tym możliwość łatwego wymieniania się zmianami z innymi osobami. Wszystko bezpośrednio w obrębie aplikacji. Koniec ze stałym sprawdzaniu tablicy ogłoszeń i drukowaniu kolejnych grafików. Korzystający ze StaffHub kierownicy mają również możliwość wysyłania członkom zespołu pilne wiadomości – jak np. „kierownik regionalny przyjedzie za 20 minut”.

2. YAMMER

To narzędzie do komunikacji wewnątrz organizacji. Usługa umożliwia przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi osobami. Pracownicy mogą otrzymywać aktualne informacje za pośrednictwem anonsów i emisji, a każda osoba, od członka zarządu po pracownika produkcji, ma możliwość wysłania opinii, udostępniania aktualizacji i zadawania pytań. Usługa integruje listy aktywności z innych aplikacji biznesowych, zbierając profile pracowników, konwersacje i wszelką zawartość związaną z pracą w jednym miejscu. 

3. PLANNER

Planner to narzędzie służące do tego, co sugeruje jej nazwa, czyli planowania i organizowania pracy w grupie. Dzięki Plannerowi zespół może tworzyć plan, organizować i przypisywać zadania, udostępniać pliki, prowadzić chat o wykonywanych czynnościach i informować o postępach w pracy. Każdy plan ma własną tablicę, na której można umieszczać zadania w zasobnikach (model kanban). Zadania mogą być również podzielone na kategorie w zależności od ich stanu lub osoby za nie odpowiedzialnej. Nawigacja w aplikacji jest dziecinnie prosta – aby zaktualizować stan lub zmieniać przydziały, po prostu przeciągamy i upuszczamy zadania z jednej kolumny do drugiej. Podczas wspólnej pracy nad planem członkowie zespołu zawsze wiedzą, kto nad czym pracuje, co w przypadku złożonych projektów jest szczególnie przydatne.

4. SWAY

Potocznie zwany “następcą PowerPointa”, Sway pozwala użytkownikom na łączenie tekstu i mediów oraz tworzenie prezentacji internetowej lub stron internetowych metodą WYSIWYG („What You See Is What You Get”, a więc pracujemy na dokumentach w ich docelowej postaci). Tworzone prezentacje lub witryny internetowe mogą być wyświetlane za pomocą przeglądarek internetowych lub aplikacji mobilnych dostępnych na Windows Phone, iOS i Android. Wbudowany aparat projektowy zadba o to, aby stworzona za pomocą Sway prezentacja wyglądała najlepiej jak to możliwe, a dostępne canvy (rodzaj szablonu) są bardzo atrakcyjne i przystępne kolorystycznie. Udostępnianie gotowych „swayów”, czyli projektów tworzonych w aplikacji, również nie nastręcza większych problemów. Co więcej, upoważnione osoby mogą oglądać tworzone w Sway treści bez konieczności zakładania konta, logowania się czy pobierania czegokolwiek. Praca ze Sway nie wymaga też żadnej uprzedniej wiedzy programistycznej czy znajomości zasad tworzenia witryn.

5. FLOW

Najprościej mówiąc: Flow to narzędzie do automatyzacji procesów. Automatyzacja następuje poprzez przesyłanie informacji pomiędzy aplikacjami. “Przepływy”, które są głównym elementem tego narzędzia, tworzą sieć połączeń, którą możemy administrować. Pozwala to nam w łatwy sposób zintegrować ulubione aplikacje, aby mogły wykonywać zależnie od siebie zadania.

Do czego możemy wykorzystać aplikację? Powiedzmy, że na stronie obserwowanej przez kanał RSS pojawi się wpis po francusku. Jeśli nie znasz tego języka, tekst zostanie przetłumaczony w Microsoft Translatorze na język polski, zamieniony w plik audio (syntezator mowy) i wysłany na DropBox. Na sam koniec otrzymasz powiadomienie o zakończeniu procesu. To tylko przykład; sposobów zastosowania usługi jest jednak mnóstwo. Flow docenią zwłaszcza te osoby, których praca opisana jest ścisłym protokołem – możliwość automatyzacji wybranych elementów procesu, który dotąd wymagał angażowania mocy przerobowych pracowników, jest niewątpliwie ogromną zaletą. Usług Microsoft Office 365 Enterprise jest naprawdę wiele, dlatego warto na bieżąco odkrywać i poszukiwać rozwiązań najkorzystniejszych dla naszego typu działalności.