Troca de documentos comerciais digitais, facturas electrónicas e dados suplementares.

As vantagens das encomendas e facturas electrónicas para as empresas são claras: a transmissão electrónica de encomendas de compra e de facturas electrónicas reduz a carga de trabalho e os custos associados à facturação. Há vários anos que muitas empresas têm vindo a utilizar processos de encomenda digital e facturas electrónicas para optimizar os processos internos e poupar nos custos. Além disso, a facturação electrónica tem sido obrigatória para o sector público desde Novembro de 2020: as facturas para contratos públicos têm de ser emitidas electronicamente desde então. A Bechtle oferece aos seus clientes um intercâmbio seguro e simples de documentos comerciais digitais, encomendas de compra e facturas electrónicas.

Descubra aqui como o processamento electrónico das encomendas e facturas electrónicas dos clientes é automatizado e que normas e opções técnicas temos disponíveis para si. Transmitimos os seus dados e facturas de forma simples e segura - para um fluxo de processo digital suave.

Transmissão de encomendas – automatizada e segura.

As encomendas geradas no sistema ERP ou directamente no marketplace do cliente do são transferidos através de uma gateway XML (por exemplo, SAP XI/PI/PO) ou de uma outra plataforma de comunicação como documento electrónico para o gateway XML Bechtle. Alternativamente, também é possível a transmissão via anexo de e-mail. 

Após a verificação automatizada do conteúdo dos dados da encomenda, esta é preparada para processamento posterior no sistema ERP da Bechtle. Os critérios de verificação automática podem ser personalizados de acordo com os seus desejos. Enviamos então os seus dados de encomenda para a respectiva sucursal da Bechtle. Depois de uma verificação final automatizada e detalhada, processamos a encomenda, conforme o acordo efectuado.

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Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager na Bechtle

Martin Meyer

A utilização de interfaces/canais de transmissão padronizados e estabelecidos globalmente para o intercâmbio de documentos comerciais digitais oferece enormes vantagens. A sua aplicabilidade ampla e independente da indústria permite, para além da concentração em elementos estruturados, tempos de execução do projecto muito mais curtos, custos mais baixos e uma susceptibilidade significativamente reduzida a erros de operação.

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Síntese dos padrões XML compatíveis. 

A Bechtle pode utilizar os seguintes padrões XML para o processamento de encomendas electrónicas dos clientes:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Temos ainda possibilidades técnicas para a integração de encomendas DIFACT-D96A/D97A, ainda que isto implique custos de projecto significativamente superiores.

Para a transmissão de encomendas electrónicas, damos preferência a uma transmissão online via HTTPS POST para um servidor web. Em alternativa, temos também a possibilidade de uma transmissão via (S)FTP ou AS2 e, em casos excepcionais, também uma transferência não encriptada HTTP ou anexo de e-mail.

Excurso: O que é facturação ou factura electrónica?

A facturação electrónica é um conjunto de dados estruturado de acordo com especificações precisas. Com a facturação electrónica, é importante que o registo de dados seja criado, transmitido e recebido em formato electrónico. Além disso, deve ser possível processar o registo de dados automaticamente. O conteúdo e o formato do registo de dados para as facturas electrónicas foram definidos uniformemente em toda a Europa (EN 16931). A facturação electrónica tem o mesmo conteúdo e as mesmas consequências legais que uma factura em papel.

Facturação electrónica - simples e segura. Quais os formatos que oferecemos.

A pedido, podemos opcionalmente fornecer os dados da factura como dados XML estruturados para lançamento automático no seu sistema backend. Os seguintes formatos são estabelecidos e oferecidos por nós:

1.

Factura electrónica em formato ZUGFeRD.

O formato de factura ZUGFeRD permite ler e processar dados de factura e de crédito de forma estruturada num ficheiro PDF modificado, podendo este ser lido e processado sem outros passos. Este formato de factura foi desenvolvido por empresas da indústria automóvel, do retalho, do sector bancário, da indústria de software e do sector público. O formato corresponde aos requisitos da estandardização internacional e pode ser utilizado no tráfego de facturação europeu e internacional.

 

2.

Factura XML através do processo «XRechnung».

XRechnung é um modelo de dados semânticos baseado em XML que é estabelecido como padrão para facturas electrónicas e é utilizado em particular o intercâmbio de facturas com clientes públicos na Alemanha.

3.

Factura XML através de um operador de marketplace.

Os formatos/processos dependem das possibilidades do operador respectivo.

4.

Factura XML não assinada.

A par da factura XML não assinada transmitida, continua a ser enviado o documento em papel em forma de lista de documentos.

5.

Factura XML assinada através de um prestador de serviços de assinatura certificado.

Se o objectivo é abdicar totalmente do serviço em papel, é necessário que os dados de factura XML possuam assinatura digital de um prestador de serviços de assinatura certificado e em conformidade com a lei em vigor. Os dados (incl. protocolo de verificação) devem também ser acondicionados num arquivo de longo prazo com conformidade legal.

Quando deve ser iniciada a etapa do projecto «Factura electrónica»?

A nossa experiência mostrou-nos que é melhor observar posteriormente e com mais detalhe a etapa «e-bill». Primeiro é necessário que a integração de encomendas por catálogo/punch out e XML funcione sem problemas. Também aqui têm de ser respeitadas as normas legais para a transmissão digital de dados de factura.

Transmissão de dados para classificação de produtos e serviços.

Estes são padrões de produto que abrangem todos os sectores para a classificação e descrição exacta de produtos e prestações de serviços em sistemas de gestão de mercadorias. Estes padrões permite o intercâmbio digital de dados de produtos entre sectores, países, idiomas e organizações. Especialmente em sistemas ERP ou em marketplaces é comum a sua utilização como base estandardizada para uma estrutura de grupo de mercadoria.

Os padrões mais utilizados são:

  • eCl@ss – com foco no espaço europeu
  • UNSPSC – especialmente no espaço americano (unspsc.org)
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