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Bechtle eProcurement Services.

Se por um lado os seus utilizadores internos exigem qualidade, por outro lado é obrigado a adquirir equipamento a preços baixos. E, a par dos desafios da digitalização na aquisição, esta não é a única área de tensão para si, enquanto responsável pela aquisição de produtos de TI. Crie espaço para tarefas estratégicas e seja um criador de valor para a sua empresa - teremos todo o gosto em ajudá-lo durante o seu processo de aquisição.

 

De que se trata?

O objectivo é obter uma área na bechtle.com concebida à medida das suas necessidades individuais, a redução de custos e tempo, a diminuição e a aceleração dos processos de aquisição e a utilização optimizada de contratos-quadro (internacionais) em toda a empresa. Um processo que compensa: mais de metade dos clientes da Bechtle em toda a Europa já conseguiram reduzir significativamente os seus custos de processo na aquisição e gestão de produtos.

 

A sua vantagem.

Mais de 70 000 produtos de TI de mais de 300 fabricantes garantem-lhe uma síntese perfeita do mercado. O seu acesso seguro permite-lhe a si e aos colaboradores autorizados o acesso a uma gama de produtos TI em sintonia com o seu Departamento de compras. Basta um clique do rato para encomendar a preços actualizados diariamente com estatísticas e avaliações individuais e facturas electrónicas com assinatura digital e conforme as leis em vigor. Uma gestão de utilizador/perfis integrada e parametrizada, a gestão de endereços de entrega e de facturação, um processo de autorização variável e multinível e muitas outras funções profissionais de procurement oferecem a possibilidade de efectuar aquisições a nível europeu de forma rápida, eficaz e, sobretudo, sem papéis.

 
Transparência de mercado em tempo real.
  • Elevada flexibilidade na selecção de produtos em estandardização simultânea
  • Cumprimento da conformidade de aquisição
  • Controlo total sobre a aquisição através de direitos/perfis de utilizador detalhados

 

Diminuição das actividades administrativas manuais.
  • Processos europeus simples e bem definidos
  • Redução dos erros de transmissão/ruptura de meios
  • Melhoria das possibilidades de avaliação e controlo
  • Redução de custos através de volumes combinados ou utilização optimizada de contratos-quadro

 

Fácil integração back-end.
  • Integração completa nos seus sistemas de financeiro e de gestão de mercadorias
  • Utilização de interfaces estandardizadas
  • Intercâmbio de tipos de documento electrónicos em vários níveis, até à factura electrónica assinada (conforme todas as directrizes legais)

Além disso, é sempre possível a ligação ao seu sistema ERP através de interfaces padronizadas. Desta forma, tanto as propostas, as encomendas ou os dados de facturação podem ser transferidos em tempo real, o que contribui para a rapidez dos seus processos internos.

Pretende saber mais sobre os Bechtle eProcurement Services?

 

Envie um e-mail para info@bechtle.com ou ligue-nos para o número +351 234 100-640. Estamos ao seu dispor.

 

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1. Ligação a sistemas ERP.

O que é OCI?

Desde 1995, que a Bechtle AG conta com uma longa história na área eCommerce/eProcurement, tendo sido uma das primeiras empresas na Alemanha a, no final de 1999, obter a certificação da SAP AG para a utilização da interface punch-out com o nome «OCI – open catalogue interface». Desde então que uma grande parte dos nossos utilizadores utiliza as nossas soluções de eProcurement, estando muitas ligadas através de catálogo estandardizado.

Open Catalog Interface (OCI) é uma interface estandardizada para o intercâmbio de registos de catálogo entre sistemas ERP (por ex., SAP EBP/SRM) e muitos outros catálogos. O utilizador acede directamente a dados de catálogo actuais do fornecedor através da Internet e protocolos de Internet padrão. Este padrão foi originalmente desenvolvido pela SAP para a integração simples de encomendas de produtos pesquisados através de catálogos web externos em sistemas ERP. O objectivo é a utilização de catálogos web para a apresentação de produtos e pesquisa e de SAP para o processo de aquisição. O processo de aquisição não é realizado na solução de catálogo de produtos B2B ou na solução eCommerce B2B. Os dados de produto seleccionados acedem automaticamente à encomenda no sistema SAP/ERP. No SAP são garantidos o lançamento e a encomenda conforme SAP. O processo de acesso do SAP ao catálogo de produtos externo é também designado pelo termo técnico «punch-out».

Ligação de cenário através da interface OCI:

 

2. Ligação a mercados/redes empresariais.

Que impacto têm os mercados/ as redes empresariais na colaboração com os clientes baseada em eProcurement?
  • Através de onboarding mais rápido, o foco passa de uma redução de fornecedores devido a projectos mais complicados e, de uma maneira geral, do número inferior de fornecedores no sistema para uma integração significativamente mais plana e estandardizada. A quantidade de fornecedores tem agora um papel menos importante – agora a questão está na quantidade de processos.
  • «Consumerization» significa que já fazemos uma distinção tão marcada entre utilizadores/negócios B2B e B2C. Em ambos os casos, o que importa é a experiência do utilizador – que quer o seu resultado rápido, intuitivo, confortável e flexível. As soluções e os processos têm de ajustar-se a este facto.
  • A criação de novos processos empresariais digitai é interessante para os fornecedores na medida em que, para os clientes, «digital» se limita frequentemente ao intercâmbio de documentos. Os «processos legacy», ligados a estes novos processos digitais, são tão vulneráveis como o elo mais fraco, tendo de ser analisados/ajustados com precisão.

A Bechtle está, desde há muitos anos, presente em alguns dos principais mercados/redes empresariais. Através destes é possível criar ligações com catálogos estáticos ou via punch-out dinâmico. Estes são completados pelo intercâmbio de documentos empresariais sem suporte de papel.

2.1 Catálogos estáticos

Em catálogos estáticos ou alojados, a Bechtle disponibiliza dados de catálogo em intervalos regulares. Os dados de catálogo incluem todas as informações de artigos como, por exemplo, o nome, a descrição e o preço. Estes dados são depois carregados no sistema de aquisição, estando disponíveis para quem necessita e, assim, directamente na solução de compra. Para transmissão dos dados de catálogo, estabeleceram-se vários formatos padrão. Entre eles, contam-se, por ex., BMEcat, JSON ou o formato CIF, desenvolvido pela SAP Ariba.

2.1.1 Cenário catálogo estático.

 

 

2.2 Catálogos punch-out de nível 1.

bios® pode ser integrado através de uma interface OCI ou do formato cXML, específico da SAP Ariba. Neste processo, também conhecido por punch-out, o utilizador abandona o próprio sistema de aquisição e muda para a nossa plataforma de Procurement ligada externamente. Nesta passagem, as informações do cliente são também transmitidas, para que seja possível gerir a gama e as condições específicas do cliente. Uma vez que o utilizador tenha mudado para o catálogo conectado, pode pesquisar artigos de catálogo e adicioná-los ao seu carrinho de compras. Assim que a pesquisa esteja terminada e o utilizador mude de novo para o seu sistema de aquisição, os artigos são também transmitidos para o sistema de aquisição. Existem aqui depois vários passos, como classificação contábil, aprovação. Aqui é também gerada a encomenda final que, seguidamente, é transmitida à Bechtle.

2.2.1 Cenário catálogo estático.

 

 

2.3 Catálogos punch-out de nível 2.

O punch-out de nível permite ao utilizador a pesquisa de artigos dentro da solução de aquisição própria, sem a necessidade de mudar para uma plataforma externa. Assim, o utilizador pode pesquisar os artigos de catálogo integrados (de catálogos estáticos) e os catálogos externos, ligados através do punch-out de nível 2, directamente na solução de aquisição própria. Para a transmissão de um artigo encontrado no punch-out de nível 2 para o carrinho de compras, é efectuada a mudança para o catálogo punch-out.

2.3.1 Cenário punch-out de nível 2.

3. Sistemas para a classificação de produtos/serviços.

Estes são padrões de produto que abrangem todos os sectores para a classificação e descrição exacta de produtos e prestações de serviços em sistemas de gestão de mercadorias (> 50 000 classes de produtos). Estes padrões permite o intercâmbio digital de dados de produtos entre sectores, países, idiomas e organizações. Especialmente em sistemas ERP ou em mercados é comum a sua utilização como base estandardizada para uma estrutura de grupo de mercadoria.

 

 

Os padrões mais utilizados são:
  • eCl@ss – especialmente no espaço europeu
  • UNSPSC – especialmente no espaço americano

4. Encomenda electrónica.

Os pedidos gerados no seu backend ou no mercado são transferidos através de uma gateway XML (por exemplo, SAP XI/PI/PO) ou de uma outra plataforma de comunicação como documento electrónico para o gateway XML Bechtle. É igualmente possível o seu envio como anexo de e-mail. Neste caso, o dados são verificados quanto ao conteúdo e preparados para o processamento no sistema ERP Bechtle (os critérios de verificação podem ser ajustados individualmente). Em seguida, os dados são reencaminhados à respectiva filial Bechtle, sendo depois processados conforme acordo, após uma verificação detalhada automatizada final.

 

Para o processamento de encomendas electrónicas, a Bechtle aceita os seguintes padrões XML (em 12/2018):

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

 

Temos ainda possibilidades técnicas para a integração de encomendas DIFACT-D96A/D97A, ainda que isto implique custos de projecto significativamente superiores.

 

Para a transmissão de encomendas electrónicas, damos preferência a uma transmissão online via HTTPS POST para um servidor web. Em alternativa, temos também a possibilidade de uma transmissão via (S)FTP ou AS2 e, em casos excepcionais, também uma transferência não encriptada HTTP ou anexo de e-mail.

5. Factura electrónica.

Se assim desejar, podemos disponibilizar os seus dados de factura como XML para o lançamento automático no seu sistema backend. São comuns os seguintes formatos:

 

Factura electrónica em formato ZUGFeRD 1.0.

O formato de factura ZUGFeRD 1.0 permite, desde 2014, a transmissão de dados de factura/nota de crédito de forma estruturada num ficheiro PDF modificado, podendo este ser lido e processado sem outros passos. Foi desenvolvido por empresas da indústria automóvel, do retalho, do sector bancário, da indústria de software e do sector público. O formato corresponde aos requisitos da estandardização internacional e pode ser utilizado no tráfego de facturação europeu e internacional.

 

Factura XML não assinada.

A par da factura XML não assinada, continua a ser enviado o documento em papel em forma de lista de documentos.

 

Factura XML assinada através de um prestador de serviços de assinatura certificado.

Se o objectivo é abdicar totalmente do serviço em papel, é necessário que os dados de factura XML possuam assinatura digital de um prestador de serviços de assinatura certificado e em conformidade com a lei em vigor. Os dados (incl. protocolo de verificação) devem também ser acondicionados num arquivo de longo prazo com conformidade legal.

► A etapa de projecto «Factura electrónica» deve, no entanto,  só ser efectuada mais tarde, quanto tiver sido comprovado que a integração de encomendas OCI e XML funciona sem problemas. Aqui também têm de ser respeitadas as normas legais para a transmissão digital de dados de factura.

Download.

Consulte a nossa documentação para obter mais informações sobre a integração técnica da bechtle.com em sistemas de aquisição externos.

Descrição de processo em alemão
Bechtle eProcurement Services.
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Descrição de processo em inglês
Bechtle eProcurement Services.
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Conclusão.

Sendo uma empresas pioneiras no eCommerce, desde 1995 que estamos ao seu dispor com as nossas plataformas de aquisição e o nosso know-how. Especialmente na área de ePorcurement é importante analisar detalhadamente o seu processo de aquisição e ajudá-lo com base nos seus requisitos. O foco do nosso trabalho está na pessoa enquanto comprador operativo, tendo a sua integração nos processos definidos a mais alta prioridade », afirma Martin Meyer, Head of eProcurement na Bechtle.

Martin Meyer, Head of E-Procurement at Bechtle