Sem o acesso conjunto a todos os documentos não é possível a execução de um grande projecto. Não basta, por isso, atribuir direitos de leitura e gravação. Em cada documento são necessários vários passos de processamento para os quais podem ser necessários níveis de acesso definidos. Ou seja, não é apenas necessário que seja possível seguir os passos individuais. Estes têm de poder ser permanentemente seguidos, pelo menos, por participantes no projecto com as autorizações correspondentes. Além disso, há ainda a necessidade de várias equipas trabalharem live em documentos e de os resultados estarem disponíveis para todos. Gravação local, sincronização, gestão de versões, timelines são conceitos relacionados entre si.
Estruturas de projecto complexas e processamento paralelo criam expectativas e exigências elevadas para a gestão de documentos. Isto não só afecta a funcionalidade, mas também a utilização. Se a gestão de documentos se tornar um projecto próprio, o software falhou. Uma das soluções comprovadas é a SharePoint da Microsoft com as suas áreas de trabalho individuais, sendo utilizada por quase 200 milhões de utilizadores em todo o mundo. As funções desta solução vão muito além da simples gestão de documentos. O programa cria o ambiente de trabalho digital, em que podem ser representados todos os processos da colaboração. Na sua loja online Bechtle encontra Microsoft SharePoint em várias versões.
Igualmente disponíveis estão também programas de software especiais que incidem sobre partes da gestão de documentos, cobrindo-as de forma profissional. Um exemplo disto é o software OCR OmniPage Ultimate da Nuance, concebido para empresas e que permite a digitalização e a conversão de documentos. Documentos, formulários, PDFs ou fotografias de todos os tipo podem ser facilmente transformados em ficheiros digitais, seja através do servidor de rede ou através de qualquer computador local. Em seguida, é efectuado o arquivo, por exemplo, na nuvem. A par das soluções da Microsoft ou Nuance, encontrará também na loja online software para gestão de documentos da ABBYY, IRIS e Acronis.