Modern Workplace 20.10.2020

Die Bausteine eines modernen Arbeitsplatzes – modern, flexibel, zukunftsstark.

Unternehmen stehen heutzutage vor verschiedenen Herausforderungen: Die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle, die Komplexität der modernen Arbeitswelt, zeitaufwändige Administration verschiedener Bereiche und die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber sind nur einzelne Aspekte des Arbeitsalltags. Doch wie können diese Prozesse vereinfacht und vielleicht sogar automatisiert dargestellt werden? Wie können Geschäftsfelder ohne großen Zeit- und Kostenaufwand zukunftsfähig weiterentwickelt werden? Bechtle und Microsoft bieten mithilfe eines Baukastensystems die Lösung. Wie das konkret aussieht, habe ich unseren Modern-Workplace-Experten Jens Bonnet gefragt.

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Patricia Reichel
Marketing

Welchen Herausforderungen müssen sich Unternehmen heute stellen?

Jens Bonnet: Mobiles Arbeiten und Remote Working wurden in den letzten Monaten ein fester Bestandteil von Unternehmen und werden es auch in Zukunft bleiben. Agile Arbeitsweisen sind nicht mehr wegzudenken und spielen mittlerweile auch eine große Rolle bei der Arbeitsplatzwahl – Stichwort „War for Talents“. Das heißt, dass Unternehmen vor der Herausforderung stehen, ihre IT-Infrastruktur neu anzupassen: Alle Tools müssen den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, Prozesse müssen neu betrachtet, definiert und angepasst werden. Wie kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter trotz dieser Veränderungen jederzeit und überall mit allen relevanten Informationen versorgt sind? Welche Hard- und Software eignet sich für diese Umstellung?

Diese Fragen muss jedes Unternehmen für sich selbst beantworten. Die größte Herausforderung ist jedoch die Einbindung der Mitarbeiter in den Gesamtprozess. Manche Mitarbeiter haben Probleme mit der Umstellung auf neue, moderne Arbeitsweisen. Daher ist es wichtig, dass sie auf den Prozess vorbereitet sind und in neuen Techniken geschult werden. Auch kleine Unterschiede in den abgebildeten Prozessen erfordern eine Bereitschaft zur Umstellung und den Willen, Veränderungen anzunehmen. Wie und wo dürfen Dokumente zu Kunden und Projekten abgelegt werden? Wie funktioniert das mit der Cloud oder der Zwei-Faktor-Authentifizierung? Wie wähle ich mich von unterwegs ein oder wie bediene ich die neuen Konferenzsysteme? Um nicht auf Ablehnung zu stoßen, müssen alle Fragen der Mitarbeiter ausführlich geklärt werden. Denn nur wenn auch die Menschen bereit zur Veränderung sind, kann eine Umstellung auf moderne Arbeitsweisen erfolgreich sein. Eine Möglichkeit, konstanten Support zu leisten, ist die Bereitstellung von Erklärfilmen, die über verschiedene Plattformen geteilt werden können und jederzeit abrufbar sind.

Gibt es bestimmte Anwendungen und Tools, die bei der Bewältigung dieser Aufgaben unterstützen können?

Bonnet: Collaboration-Plattformen sind die Grundlage – sozusagen die neue zentrale Infrastruktur. Zunächst sind aber passende Endgeräte notwendig. Devices, mit denen ich meine anfallenden Arbeiten bestmöglich erledigen kann, die meine Kreativität unterstützen und mit denen ich ortsunabhängig arbeiten kann.


Microsoft Teams vereint aus meiner Sicht eine komplette Kommunikationsplattform. Ich kann Anrufe tätigen, chatten, Videokonferenzen durchführen und somit einfach und flexibel mit meinem Team in Kontakt bleiben.


Microsoft Teams vereint aus meiner Sicht eine komplette Kommunikationsplattform. Ich kann Anrufe tätigen, chatten, Videokonferenzen durchführen und somit einfach und flexibel mit meinem Team in Kontakt bleiben. Weitere Unterstützung bieten Sharepoint und OneDrive: Über Teams werden Inhalte beider Tools einfach und leicht bedienbar in einer Art Dashboard dargestellt. Auch Daten aus Applikationen wie OneNote, Planner, Whiteboard oder auch Applikationen anderer Hersteller sind über Teams einfach integrierbar. So sind Dokumente jederzeit von überall abrufbar und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten wird vereinfacht. Mit seinen Kanälen und der Kalender-Integration ist Microsoft Teams einzigartig – alles wird in einer Applikation sinnvoll zusammengeführt.

Lassen sich diese Anwendungen auch kombinieren, um eine umfassende Lösung zu erhalten?

Bonnet: Wir veredeln die Endgeräte und die Microsoft Collaboration-Plattform mit den Services von Bechtle. Beispielsweise haben wir bei Bechtle das Produkt SMART Workplace entwickelt, mit dem wir zum einen die Collaboration-Plattform selbst betreiben und zum anderen die Endgeräte managen. Dazu gehören moderne Tools wie Autopilot und Endpoint Management sowie die Bereitstellung der Software und Hardware. Wir können diese Services europaweit anbieten, was bei der Erschließung neuer Märkte behilflich sein kann. Das bedeutet, dass sich der Kunde nicht mehr selbst um die neue Cloud-Infrastruktur und die Endgeräte kümmern muss. Der Laptop ist defekt? Kein Problem, wir können das Gerät schnell austauschen oder reparieren, sodass der Mitarbeiter ungestört weiterarbeiten kann.

Abbildung: Die Bausteine für einen Modern Workplace.

 

Wie funktioniert das genau und welche Vorteile für den Kunden bietet das System gegenüber Einzellösungen?

Bonnet: Einen einzigen Ansprechpartner zu haben ist stets ein klarer Vorteil, da so eindeutig ist, wer bei Problemen kontaktiert werden kann. Wird Hard- und Software bei einem Hersteller gebündelt, sozusagen alles aus einer Hand, dann ist das ein großer Vorteil für Kunden, denn so werden mögliche Probleme im Zusammenspiel reduziert – insbesondere, wenn maßgeschneiderte Services hinzukommen.

Bechtle und Microsoft bieten gemeinsam eine zukunftsstarke Gesamtlösung. Die vielfältigen Microsoft Surface Devices eignen sich für eine Vielzahl von Einsatzbereichen. Vom flexiblen Tablet bis zum leistungsstarken Rechner – die Geräte können schnell und einfach an die gewünschten Anforderungen angepasst werden. In Kombination mit Microsoft Office 365 und Cloud-Komponenten ergeben die modernen Devices eine neue Form der Zusammenarbeit. Mit den zusätzlichen Bechtle Services sinkt die Komplexität und der Fokus liegt auf dem Wesentlichen – dem Daily Business der Mitarbeiter. So können nicht nur Kosten und Zeit eingespart werden, sondern das System bietet rundum Sicherheit und eine deutliche Effizienzsteigerung.

Kannst du uns einen Ausblick in die Zukunft geben? Wird sich der Arbeitsplatz verändern?

Bonnet: Ich erwarte, dass sich die Arbeitsumgebung drastisch ändern wird. Homeoffice ist großartig, aber es ist notwendig, den Mitarbeitern einen Ort zu bieten, an den sie gerne zum Arbeiten kommen. Nicht jeder hat ein eigenes Arbeitszimmer zu Hause, in dem ungestört gearbeitet werden kann. Auch der Austausch mit den Kollegen ist essenziell für das Wohlbefinden und die Arbeitsmotivation.

Aus meiner Sicht wird sich der Arbeitsplatz dahingehend verändern, dass wir in vielen Bereichen keinen festen Arbeitsplatz mehr haben werden. Stattdessen werden wir eher projektgetrieben agieren: heute konzentriert allein, morgen im Team und übermorgen mobil im Café. Ich habe keinen Aktenschrank mehr unter dem Tisch stehen, sondern alles in der Cloud und kann von jedem Ort auf meine Projekte zugreifen. Daher ist es sinnvoll zu überlegen, ob die volle Anzahl an festen Arbeitsplätzen weiterhin notwendig ist oder ob der Raum anderweitig genutzt werden kann und Shared-Desk-Optionen sinnvoller sind.

Mobiles Arbeiten wird sich langfristig durchsetzen. Eine gewisse Infrastruktur ist als Plattform notwendig, um alles erfassen und jederzeit abrufen zu können. Auch das Endgerät, mit dem ich arbeite, muss sich an meine täglichen Anforderungen anpassen. Das funktioniert mit den Microsoft Surface-Produkten erstaunlich gut. Schreiben und Malen sind direkt auf dem Display möglich, es ist als Convertible und im nächsten Moment als Notebook mit fester Tastatur nutzbar. Das Gerät passt sich hervorragend meinen Gegebenheiten an, je nachdem, wo ich mich gerade befinde oder wie ich arbeiten möchte. Das ist das Schöne daran und dahingehend sehe ich auch die Zukunft. Das Zusammenspiel aus Hard- und Software aus einem Hause funktioniert einwandfrei, insbesondere mit den Service-Erweiterungen von Bechtle.

Der Arbeitsplatz hat sich bereits verändert und wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Wer sich die moderne Arbeitswelt der Zukunft noch schwer vorstellen kann, der hat die Möglichkeit, unsere Bechtle Digital Workplaces zu besuchen. Das sind Showrooms, in denen moderne Techniken ganzheitlich im Einsatz sind. Mithilfe unserer Musterfirma „Metalomat“ können wir bereits erprobte und umgesetzte Lösungen zeigen und modernes Arbeiten live erlebbar machen.

 

Modern Workplace mit Microsoft