Modern Workplace - 30.07.2021

Die Zukunft des Arbeitens hat begonnen: Warum Unternehmen jetzt handeln müssen.

Lange haben sich gerade in Deutschland viele Unternehmen damit schwergetan, Homeoffice und flexibles, standortunabhängiges Arbeiten in ihre Firmenkultur zu integrieren. Doch die Umstände des vergangenen Jahres haben Firmen wenig Wahl gelassen – die Arbeitswelt hat sich massiv verändert. Expertinnen und Experten gehen davon aus, dass Teile dieser Veränderung weiterhin bestehen werden. Es hat sich eine „neue Arbeitswelt" herausgebildet. Das digitale Führen von Teams, weniger Präsenzpflicht im Büro, vermehrte Videokonferenzen statt unzähliger Reisen und die Nutzung digitaler Tools zur Zusammenarbeit gehören also fortan zu unserem Arbeitsalltag.

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Was bedeutet das für Unternehmen? Zum einen müssen sie ihre Mitarbeitenden mit der entsprechenden Hardware und modernen Tools ausstatten, um hybrides Arbeiten – also das Arbeiten sowohl im Büro als auch im Homeoffice – zu ermöglichen. Dabei ist es wichtig, die Menschen in den Mittelpunkt zu stellen. Wer benötigt welche Ausstattung, um optimal arbeiten zu können? Wie sehen die Bedürfnisse des Einzelnen aus? Wie kann gewährleistet werden, dass das Team von überall sicher auf Daten und Anwendungen zugreifen kann? Wie können Tools und technische Ausstattung die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit unterstützen? Antworten auf diese Fragen sind essenziell, um ein Modern-Workplace-Konzept zu schaffen, das Unternehmen weiterbringt, die Zufriedenheit im Team erhöht und zu mehr Produktivität führt.

Change-Management ist ein wichtiger Bestandteil modernen Arbeitens.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Firmen bei der Einführung des modernen Arbeitsplatzes strategisch vorgehen und ein ganzheitliches Konzept entwickeln. Nur so können Aspekte wie Sicherheit, Integration von mobilem und stationärem Arbeiten, einfacher Roll-out und Entlastung der IT-Abteilung, beispielsweise durch automatische Back-ups und Updates, Hand in Hand gehen. Die Mitarbeitenden bei Veränderungen von Anfang an mit ins Boot zu nehmen und sie während des gesamten Prozesses zu begleiten, ist ein weiterer wichtiger Punkt, um den Modern Workplace zum Erfolg werden zu lassen. Change-Management ist ein integraler Bestandteil jedes modernen Arbeitsplatzkonzeptes, um das Team für den richtigen Umgang mit neuen Tools zu befähigen, Vorbehalte abzubauen und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Bechtle begleitet Sie gerne auf Ihrer individuellen Reise durch die digitale Transformation – von der Definition der Vision und des Status Quo über die Strategieentwicklung bis hin zur Realisierung und Erfolgsmessung.

Welche Anforderungen haben Ihre Mitarbeitenden?

Grundsätzlich können verschiedene „Arbeitsplatztypen" unterschieden werden, die sich auf Arbeitsgewohnheiten und die Anforderungen im Job zurückführen lassen. Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen – denn Unternehmen bekommen so ein besseres Gefühl für die bestmögliche Ausstattung der Arbeitsplätze. Zwar lassen sich noch detailliertere Unterscheidungen hinsichtlich Jobs und Gewohnheiten der Mitarbeitenden treffen – nachfolgend finden Sie aber drei Haupttypen und deren Ansprüche an die perfekte Arbeitsplatzausstattung:

Typ 1: Desk Worker.

Für viele Mitarbeitenden ist der Dreh- und Angelpunkt ihres Berufslebens der persönliche Arbeitsplatz. Das untermauert auch die amtliche Erwerbs- und Beschäftigtenstatistik, die von immerhin knapp 20 Millionen Büroarbeitsplätzen in Deutschland ausgeht. Die vergangenen Monate haben jedoch den Alltag der sogenannten „Desk Worker" gründlich durcheinandergewirbelt: War zuvor die alltägliche Fahrt ins Büro für die Meisten selbstverständlich, hat sich dieses Bild grundlegend gewandelt. Die Bedeutung des Homeoffice ist rasant gestiegen. Und dieser Trend wird höchstwahrscheinlich weiter anhalten: Laut einer ifo-Umfrage gaben gut die Hälfte der befragten Unternehmen an, auch langfristig verstärkt auf Homeoffice setzen zu wollen. Damit haben sich auch die Anforderungen an die Arbeitsplatzausstattung gewandelt.

Der Fokus hat sich also vom personalisierten, festen Arbeitsplatz im Büro hin zu einem hybriden Arbeitsplatz im Büro und im Homeoffice verschoben. Um Mitarbeitenden sowohl im Büro als auch zu Hause optimal in ihrer Arbeit zu unterstützen, muss die Ausstattung flexibel transportierbar und veränderbar sein. Laptops, Dockingstations, Smartphones oder Tablets, Headsets, die notwendige Software sowie Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen ermöglichen es dem Desk Worker, sowohl von zu Hause als auch im Büro zu arbeiten. Darüber hinaus sollten Sie bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes auch ergonomische Gesichtspunkte berücksichtigen.

Typ 2: Mobile Worker.

Immer unterwegs oder flexibel im Homeoffice: Mobile Worker haben im Unternehmen meist keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz. Sie sind im beratenden und verkaufsorientierten Bereich tätig, beispielsweise als Vertriebler im Außendienst oder im Bereich Services. Durch die Pandemie hat sich ihre Wirkungsstätte zwar vorübergehend ins Homeoffice verlagert, langfristig gesehen wird sich aber nicht viel ändern – sie sind nach wie vor auf der Straße unterwegs oder von zu Hause aus tätig. Dabei repräsentieren sie oftmals das Unternehmen gegenüber Kunden und müssen schnell und flexibel agieren können.

Da die Mobile Worker meist außerhalb des Unternehmens tätig sind, haben sie besondere Anforderungen: Sie benötigen schnellen und sicheren Datenzugriff von überall. Ihre Geräte müssen performant und dennoch leicht zu transportieren sein. Mobiles Arbeiten und das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden müssen flexibel miteinander kombinierbar sein. Mobile Endgeräte sind dabei grundlegend für den Arbeitsalltag des Mobile Workers.

Typ 3: Connected Worker.

Gerade Führungskräfte und Mitarbeitende, die international oder standortübergreifend zusammenarbeiten, haben viele digitale Meetings. In den vergangenen Monaten ist der Bedarf an Lösungen für den digitalen Austausch weiter gestiegen – Expertinnen und Experten gehen davon aus, dass künftig einzelne Präsenzmeetings und Geschäftsreisen ganz von digitalen Konferenzen und Meetings abgelöst werden.

Nichts ist ärgerlicher, als wenn in Meetings die Hardware nicht funktioniert, die Video- oder Tonqualität nicht stimmt oder sich die Geräte nicht mit den notwendigen Tools verbinden lassen. Das kostet unnötig Zeit, senkt die Produktivität und demotiviert schnell einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams. Darum sollten Unternehmen heutzutage ein besonderes Augenmerk auf eine zeitgemäße technische Ausstattung für einfache und reibungslose Video- und Telefonkonferenzen legen. Darüber hinaus möchten sich Mitarbeitende von überall in digitale Meetings einwählen können: ob aus dem modernen Meetingraum im Unternehmen, von unterwegs oder aus dem Homeoffice. Hardware und Software müssen das Team unterstützen und einfaches Zusammenarbeiten ermöglichen – problemfrei und ohne Störungen.

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 30.07.2021.