Modern Workplace - 22.04.2022

Events schneller organisieren: Digitale Tools erleichtern Ihre Planungsarbeit.

Unsere Arbeit wird immer komplexer. Oftmals müssen wir zwischen verschiedenen Tools switchen, um schon einfache Aufgaben zu erledigen. Die Folge: Neben zusätzlichem Zeitaufwand entstehen so auch leicht Fehler, indem beispielsweise Daten falsch übertragen werden.

Verfasst von

Business Collaboration Vertrieb

E-Mail: martin.quintes@bechtle.com

Die Studie "Work your way" von Citrix bestätigt diesen Eindruck: Immer mehr Mitarbeiter:innen haben das Gefühl, zu viele Tools zeitgleich nutzen zu müssen. Technologie, die die Arbeit einfacher machen und motivieren soll, führt so eher zum Gegenteil, bremst Mitarbeitende aus und führt zu Frustration. Warum ist schnell erklärt: Die meisten Tools sind nicht aufeinander abgestimmt.

Ein alltägliches Beispiel verdeutlicht die Problematik. Bei der Planung von Events organisieren Mitarbeiter:innen viele verschiedene Schritte. Es müssen der passende Besprechungsort gebucht, das Catering organisiert, Zugangsberechtigungen oder WLAN-Passwörter für Besucher:innen vergeben sowie Parkplätze gebucht werden – um nur einige Punkte zu nennen. Vieles davon wird manuell per E-Mail, durch Telefonate oder in verschiedenen Tools erledigt.

Doppelbuchungen und leere Räume – der Überblick fehlt.

Auch bei kurzen Meetings ist es nicht damit getan, nur den entsprechenden Raum zu buchen – auch hier fallen weitere Schritte an. Werden dann Events oder Besprechungen verschoben, ist das Chaos perfekt: Die Raumbuchung muss aufgehoben, das Catering storniert und neue Buchungen veranlasst werden. Manueller Aufwand, der viel Zeit kostet. Vergessen die Mitarbeitenden im Alltagsstress nur einen dieser Schritte, stehen wir am Ende vor ausgebuchten Räumen und finden auf die Schnelle keine Ersatz-Location – obwohl eigentlich Besprechungsräume frei wären, da Meetings ausgefallen sind.

Doch selbst wenn der Raum gebucht ist, fehlt es schnell an der passenden Ausstattung. Dann ist kein Whiteboard vorhanden, um das Meeting interaktiv zu gestalten. Wirken Teilnehmer:innen aus unterschiedlichen Unternehmensstandorten an einem digitalen Meeting mit, muss an jedem Standort separat ein entsprechender Raum gebucht werden – eine zentrale Buchung im Termin ist meist nicht möglich. All diese Punkte führen im Arbeitsalltag zu zusätzlichen Aufwänden, die für einzelne Mitarbeitende nicht nur ärgerlich, sondern schlichtweg auch ineffizient sind. Gibt es hier keinen besseren Weg?

Events effizienter organisieren: mit Bechtle und HanseVision.

Die Lösung bieten Bechtle und HanseVision, sowohl mit der von Bechtle selbst entwickelten Standardsoftware BELOS (Bechtle Event Logistik & Organisationssystem) als auch mit der Softwarelösung Ressource Central des Herstellers Add-on Products. Beide Softwareprogramme können nahtlos mit Outlook verknüpft werden. Für die Nutzer:innen bedeutet das im Arbeitsalltag: Sie können alles direkt im Outlook-Termin eintragen oder – je nach gewünschtem Umfang der Lösung – mit einem Knopfdruck transparent in die Software abspringen. Dort können sie dann beispielsweise übersichtlich und schnell:

  • Räume und Arbeitsplätze mit der entsprechenden technischen Ausstattung buchen.
  • Gäste und Teilnehmer:innen beispielsweise mit WLAN Codes, Besucherausweisen usw. versorgen.
  • Alle Rollen, wie Empfang, Security oder Facility Management aus einem Tool heraus über Veranstaltungen informieren.
  • Dokumente, wie Sicherheitseinweisungen für Standortbesuche, hinterlegen.

Durch das Absenden des Termins wird am Ende alles entsprechend umgesetzt – ohne, dass weitere Absprünge in andere Software, E-Mails oder Telefonate notwendig sind. Für Unternehmen bedeutet das eine immense Zeitersparnis. Darüber hinaus reduzieren sich Fehler, da einzelne organisatorische Punkte direkt in Outlook transparent abgefragt werden können. Werden Events abgesagt oder verschoben, kann das Team alle notwendigen Schritte zentral aus Outlook heraus zeitsparend durchführen.

Wie sieht die Lösung im Detail aus?

Beide Lösungen lassen sich individuell auf Ihre Anforderungen zuschneiden. Da die Planungssoftware modular aufgebaut ist, erhalten Unternehmen nur die Module, die wirklich benötigt werden. Beispielsweise kann Ihr Unternehmen nur auf die Raumbuchung zurückgreifen oder weitere Funktionen – wie das Catering – zusätzlich implementieren. Darüber hinaus lassen sich individuelle Anpassungen vornehmen. So können Sie mit Ihren Farben und Ihrem Logo die Corporate Identity des Unternehmens in das Tool integrieren.

Die Lösungen lassen sich sowohl in Ihrem Rechenzentrum als auch in der Cloud und sogar als SaaS-Lösung betreiben – ganz an Ihr Unternehmen und Ihre Infrastruktur angepasst. Am Ende steht eben eines im Mittelpunkt: Ihnen die Arbeit zu erleichtern und Zeit im stressigen Alltag zu gewinnen. Zeit, die Sie in strategisch wichtige Projekte investieren können.

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 22.04.2022.