17.05.2021

Modern Meetings – hybrides Arbeiten mit dem Surface Hub.

Keine mobilen Geräte – und damit keine Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Starre Strukturen und Prozesse. Teamarbeit nur über ein Stück Papier und von Angesicht zu Angesicht. Kein Vertrauen in einzelne Mitarbeiter und damit keine Abgabe von Verantwortlichkeiten und somit auch keine flexiblen Arbeitsweisen. Was nach einem schlechten Krimi klingt, war leider bis vor einem Jahr noch Realität in vielen Unternehmen. Doch seitdem ist viel passiert: Unternehmen beginnen umzudenken, die Digitalisierung schreitet in großen Schritten voran und bringt viele Potenziale mit sich – aber auch einige Herausforderungen und Risiken, über die sich Verantwortliche vorab Gedanken machen sollten.

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Von 100 % Büroalltag zu 100 % Homeoffice. So erging es wohl den meisten Mitarbeitern im vergangenen Jahr. Was bisher nicht möglich oder gar unerwünscht war, musste von heute auf morgen funktionieren – und damit traten einige Schwierigkeiten mittelständischer Unternehmen ans Licht. Technik, die nicht miteinander funktioniert. Anwender, die allein gelassen wurden. Und Strukturen, die auf ein flexibles Arbeitsmodell gar nicht ausgelegt waren und es immer noch nicht sind. Kurzfristig und als Notlösung funktioniert das. Langfristig betrachtet sollten sich Unternehmen jedoch Gedanken über den Fortgang der Arbeitsmethoden machen: Sollen alle Mitarbeiter komplett ins Büro zurückkehren? Soll weiterhin auf unbestimmte Zeit remote gearbeitet werden? Oder liegt die Lösung in einem hybriden Arbeitsmodell, bei dem einige Mitarbeiter im Homeoffice sind, während andere Kollegen vor Ort im Büro arbeiten?

Verbunden bleiben trotz hybrider Arbeitsmodelle.

Neben einem weiterhin funktionierenden Geschäftsbetrieb stoßen viele Unternehmen auch bei der Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur und einer standortübergreifenden Kommunikation an ihre Grenzen. Auch in Online-Besprechungen sollte sich die Interaktion innerhalb eines Teams „echt“ anfühlen und das Wir-Gefühl weiterhin vorhanden sein. Nur so ist eine authentische Kommunikation in Echtzeit über gewohnte Mimik und Gestik möglich.

Denn der Arbeitsplatz der Zukunft besteht zukünftig aus einer Mischung zwischen mobilen Arbeitsweisen und Büroarbeit, jedoch mit größerer Flexibilität und mehr Wahlmöglichkeiten der Mitarbeiter als bisher. Gerade für hybride Teams sind eine enge Zusammenarbeit und gemeinsame Abstimmungen im Team wichtiger denn je. 

Standortübergreifende Teamarbeit ist mit dem Surface Hub 50" oder 85" spielend leicht: Besprechungen per Microsoft Teams fördern die Zusammenarbeit im Team und ermöglichen einen Austausch in Echtzeit. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten oder Projekten, Strukturierung des Teams und der Aufgaben sowie eine schnelle und einfache Kommunikation stehen dabei im Vordergrund.

Neben einem integrativen, flexiblen und sicheren Device wie dem Surface Hub gibt es aber noch ein paar Spielregeln, die hybrides Arbeiten erleichtern und die Produktivität steigern:

  • Daily/Weekly Updates: Kommunikation ist das A und O – insbesondere, wenn man sich nicht mehr täglich persönlich sieht. Daher sind regelmäßige Video-Calls ein Muss – mit eingeschalteter Kamera und einem Kaffee können Gespräche zu anstehenden Aufgaben, offenen Projekten und ein kleiner Smalltalk fast wie gewohnt stattfinden. Hier reichen oft schon 15 Minuten für eine kurze und knackige Abstimmung – am besten täglich oder zumindest alle zwei Tage.
  • Kamera ON: Gilt nicht nur bei Team-Meetings über Video-Calls, sondern auch für Kundentermine oder Gespräche mit anderen Kollegen oder Partnern!
  • Die richtige technische Ausstattung: All die Abstimmungen mit eingeschalteter Kamera sind umsonst, wenn die eigentliche Arbeitsausstattung nicht funktioniert und die Qualität des Meetings darunter leidet. Funktionierende Technik ist essenziell! Kleine zusätzliche Webcams gibt es schon für wenig Geld. Ist jedes halbwegs taugliche Notebook mit einer entsprechenden Kamera und einem Mikrofon ausgestattet, erleichtert dies das mobile Arbeiten immens und hilft Mitarbeitern dabei, produktiv zu bleiben.
  • Eine Plattform für Zusammenarbeit schaffen: Technische Ausstattung und regelmäßige Updates sind eingeführt – aber über welche Plattform? Mit einer entsprechenden Collaboration-Plattform bekommt die standort- und ggf. teamübergreifende Kommunikation noch mal einen anderen Level – und spart langfristig Zeit und Geld. Über M365 kann gemeinsam an Dokumenten und Projekten gearbeitet werden – gleichzeitig und egal, von wo. Keine Ablage auf irgendwelchen Festplatten, keine verlorenen Änderungen und keine verschiedenen Versionen. Klingt simpel, ist simpel.

Zusammenarbeit gestalten mit dem Microsoft Hub 2S.

Insbesondere Microsoft bietet hier ein Komplettpaket von Hard- und Software mit allem, was für eine reibungslose Integration neuer Arbeitsmethoden notwendig ist – vom Einbinden der Anwender bis hin zu einer neuen Unternehmenswelt.

Mit dem neuen Surface Hub 2S können sowohl kleinere Huddle Rooms als auch größere Besprechungsräume ideal ausgestattet werden. Denn auch zukünftig werden nicht mehr alle Teilnehmer einer Besprechung vor Ort sein. Das Zuschalten einzelner Teilnehmer über einen Video-Call wird zur Normalität werden. Mit einem entspiegelten 4K-Display, lebendigen Farben und einem gestochen scharfen Bild wird ein Wir-Gefühl trotz Distanz vermittelt. Mit der passenden 90°-Weitwinkelkamera und einem Mikrofon-Array, bestehend aus sechs Elementen, werden auch Teilnehmer aufgenommen, die weiter auseinander stehen als üblich. Wem das nicht reicht, der kann zusätzliche Videobars von Poly oder Logitech problemlos anschließen. Mit einem eigens entwickelten Rollständer von Steelcase (optional mit Akku) ist der Hub mobil zwischen verschiedenen Besprechungen unterwegs.

Um es auch den Anwendern so leicht wie möglich zu machen, kann an bereits geplanten Teams-Besprechungen mit nur einem Klick teilgenommen werden: Mit einer zusätzlichen zertifizierten Microsoft Teams Room-Konsole (MTR) von Lenovo, Logitech oder anderen Herstellern müssen Mitarbeiter lediglich auf der Konsole oder dem Surface Hub auf „Teilnehmen“ klicken, sobald der Raum betreten wird. Dabei erkennt das System zu jeder Zeit automatisch, wer spricht, und schaltet das jeweils andere Gerät stumm, um eine Rückkopplung zu vermeiden. Zwei Geräte bieten zudem den Vorteil, alle notwendigen Besprechungsdaten auf der Anzeige der Konsole zu sehen und den Hub vollumfänglich für Besprechungsnotizen, Präsentationen oder das gemeinsame Arbeiten am Whiteboard zu nutzen.

Für den spontanen Einsatz des Hubs kann mittels Proximity Join die Besprechung von einem mobilen Device nahtlos an den Hub übertragen werden. Dabei erkennt der Näherungssensor des mobilen Geräts automatisch einen freien Besprechungsraum – und kann über den Vorab-Join-Bildschirm auf dem Client hinzugefügt werden. Über den reinen Content-Modus nimmt das mobile Gerät nun an der Besprechung teil. Ton und Bild werden überführt, ohne dass ein Echo entsteht.

Weitere Funktionen wie Miracast funktionieren wie bisher und ermöglichen eine drahtlose Projektion der Inhalte auf den Hub, sodass Anwendungen nativ ausgeführt werden können. Auch das Microsoft Whiteboard bleibt in gewohnter Form erhalten. Mit ein paar zusätzlichen bzw. verbesserten Funktionen gehört es weiterhin standardmäßig zu jedem Meeting – ohne extra Lizenz. Denn eines ist klar: Hybride Arbeitsweisen erfordern eine neue Struktur und ein anderes Herangehen an Projekte. Was früher zum besseren Verständnis auf ein Blatt Papier gekritzelt wurde, kann heute einfach auf dem Whiteboard geschrieben werden. Mit dem beigefügten Stift und dem gleichzeitigen Bearbeiten in Echtzeit steht das digitale Whiteboard dem ehemaligen Papierboard in nichts nach. Im Gegenteil: Über das Hinzufügen von Teilnehmern kann gemeinsam an Projekten gearbeitet werden. Durch die Synchronisation mit der M365-Umgebung bleiben Whiteboards auch im Nachgang noch bestehen und sind von Teilnehmern auch im Nachhinein weiterhin einseh- und bearbeitbar – auch unabhängig vom Surface Hub.

Flexibel und agil.

Durch das Microsoft Komplettpaket aus Hard- und Software gehen die Lösungen Hand in Hand und gewährleisten eine reibungslose Teamorganisation und eine einfache Neustrukturierung hybrider Teams.

Wo früher alle an einem Ort waren, kommt es heute häufig zu Szenarien, in denen einzelne Teilnehmer eines Meetings mobil unterwegs sind. Microsoft Teams funktioniert dabei unabhängig auf allen gängigen Betriebssystemen. Sollte einmal kein mobiles Internet oder WLAN zur Verfügung stehen, kann einfach per Audio Conferencing teilgenommen werden – wie bei einem klassischen Anruf.

Neben weiteren Vorteilen wie dem Aufzeichnen von Meetings, stillen Interaktionen durch „Live-Reaktionen“ und der Outlook-Integration darf jedoch niemals der Anwender hinter all den Lösungen vergessen werden. Die Technik sollte dem Menschen dienen und dafür muss dieser ausreichend geschult werden, um alle Funktionen optimal einsetzen zu können. Es gilt, das Thema moderne Meetings und hybride Arbeitsstrukturen vollumfänglich zu betrachten und die Anwender mit auf die Reise zu nehmen. Bei Bechtle haben wir hierfür ein eigens entwickeltes Konzept erstellt, das alle Bereiche abdeckt – zugeschnitten auf die Bedürfnisse und Voraussetzungen jedes Einzelnen.

Sie möchten mehr zum hybriden Arbeiten mit modernen Meeting-Lösungen bei Microsoft erfahren? Dann nehmen Sie an unserem Webinar am 09. Juni teil. Wir freuen uns auf Sie!

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 17.05.2021.