Modern Workplace - 07.12.2021

Zehn Faktoren für eine gelungene User Adoption.

von Raimund Bernhardt-Meisl

Ich bin mir sicher, dass erfolgreiche Software-Einführungsprojekte schon immer von Methoden begleitet wurden, die man seit einiger Zeit mit dem Wort „User Adoption“ beschreibt. User Adoption führt damit bewährte Methoden zusammen, um Einführungsprojekte erfolgreich zu machen – sozusagen eine Sammlung an Best Practices. Ohne in die Tiefe zu gehen, werde ich zehn Faktoren darstellen, die eine Einführung von, zum Beispiel, einer Modern Workplace-Lösung erfolgreich machen. Für Verantwortliche in Einführungsprojekten ist der Blog eine Art Checkliste …

Verfasst von

Raimund Bernhardt-Meisl
Senior Consultant

E-Mail: raimund.bernhardt-meisl@bechtle.com

1. Das Projekt ist eine Chance!

Eine neue Software wird aus bestimmten Gründen eingeführt, schließlich gab es eine Entscheidung hierzu. Wird eine Modern-Workplace-Lösung wie Microsoft 365 eingeführt, bieten sich viele Chancen und Möglichkeiten für das Unternehmen. Es wird aber auch viele Kolleg:innen im Unternehmen geben, die das Scheitern des Projekts bereits am Anfang vorhersagen, oft begründet mit den Unternehmensstrukturen und der Unternehmenskultur. Veranschaulichen Sie die Chancen für das Unternehmen. Welche Probleme im Unternehmen werden durch die neue Software gelöst? Diskutieren Sie hierzu mit Kolleg:innen im gesamten Unternehmen, um möglichst viele solcher Probleme aufzudecken, die mit dem Modern Workplace gelöst werden. Legen Sie sich klare Botschaften mit diesen Mehrwerten zurecht und verlieren Sie die Chancen nicht aus dem Auge. Gleichzeitig können Sie gegenüber den Kritiker:innen einfordern, dem Projekt auch die Chance auf Erfolg zu geben. Beispielweise können Sie den direkten Austausch suchen und Bedenken aufnehmen. Entweder können Sie diese direkt auflösen oder sie bieten einen kontinuierlichen Austausch an. Im besten Fall können Sie von Erfahrungen profitieren, die Ihnen im Projekt noch hilfreich sein werden. Der Dialog ist ein wichtiges Mittel – und damit kommen wir zum zweiten Punkt ...

  1. 2. Stakeholder-Management nicht vergessen!

Je nach Software sind mehr oder weniger viele Stakeholder:innen betroffen, bei der Einführung einer Modern-Workplace-Lösung werden Sie im gesamten Unternehmen Stakeholder:innen haben. Eine anfängliche Analyse und ein begleitendes Management stellen sicher, dass Sie die richtigen Personen im Unternehmen berücksichtigen und über die Projektlaufzeit mit Ihnen im Austausch stehen. Mit einer Analyse betrachten Sie alle Personen im Unternehmen, die ein berechtigtes Interesse an und wahrscheinlich auch Einfluss auf das Projekt haben. Im Modern-Workplace-Projekt sind das Fachbereichsleiter:innen, Personalverantwortliche, Unternehmenskommunikation und viele mehr. In diesem Austausch können Sie den Dialog zu den Chancen des Projekts führen. Apropos Kommunikation ...

  1. 3. Kommunizieren Sie!

Beim Beispiel Modern Workplace bleibend, sind alle Mitarbeiter:innen davon betroffen. Wenn Sie nicht kommunizieren, werden Gerüchte und Flurfunk früh und schnell ihre Wege finden. Meistens sind diese mit negativen Emotionen verbunden, mit der individuellen Fragestellung: „Was bedeutet das für mich?“. Deshalb: Je früher Sie mit der Kommunikation über die Mehrwerte des Projekts, über den Stand, die Planung und Unterstützungsangebote sprechen, desto früher nehmen Sie aktiv Einfluss auf die diskutierten Informationen. Gute Kommunikation heißt auch, dass im Vorfeld bekannt ist, welche Zielgruppen Sie ansprechen wollen, welche Inhalte und Informationen diese benötigen und in welchen Abständen diese informiert werden wollen. Und wenn wir schon bei den Anwender:innen sind ...

  1. 4. Beziehen Sie die Anwender:innen mit ein!

Anwender:innen nutzen am Ende die Software, deshalb ist es eigentlich nur logisch, dass diese auch bei der Auswahl von Anwendungen und Funktionen, beziehungsweise bei der Einführung der Software beteiligt werden. Arbeiten Sie gemeinsam Anwendungsbeispiele aus, die Sie bei der Kommunikation und dem Training nutzen. Konkret heißt das, dass über die gemeinsam entwickelten Anwendungsbeispiele der Nutzen von Anwendungen in echten Arbeitsszenarien dargestellt wird. Dafür eignet sich die Pilotphase eines Projekts und dabei findet man wertvolle Mitstreiter:innen für das Projekt. Auch das ist ein Cliffhanger zum nächsten Punkt ...

  1. 5. Gewinnen Sie Multiplikator:innen!

Möglicherweise ein altes Lied, aber Multiplikator:innen sichern Ihren Erfolg. Sie kommunizieren aus dem Projekt direkt an Kolleg:innen, sie bringen Expertise und Kompetenzen in die Fachbereiche und dienen dort als direkte Ansprechpartner:innen. Außerdem nehmen sie Anforderungen und Wünsche aller Kolleg:innen auf und tragen diese zurück ins Projekt. Multiplikator:innen sind von der Pilotphase an Teil des Projekts und können Ihre wichtigsten Mitstreiter:innen werden. Damit man sich auf sie verlassen kann, sollten diese auch entsprechend kompetent auftreten können ...

 

Markus Kley

 

 

 

Consultant Digital Solutions

Pia Gahren
 

Digitalisierung ist mehr als nur die Einführung neuer Technologien. Denn auch die beste Technologie verliert an Wert, wenn sie nicht effizient genutzt oder überhaut akzeptiert wird. Am Ende sind es die Anwender, die über den Erfolg entscheiden.

  1. 6. Train-the-Trainer, sonst müssen Sie alles selbst machen.

Und damit diese das auch werden, sollten Multiplikator:innen entsprechend gefördert werden. Spendieren Sie ihnen ein Extratraining, damit sie fit sind und dann nicht nur motiviert, sondern auch fähig, ihre Kolleg:innen zu unterstützen. Das gleiche gilt auch, wenn Sie intern Trainer:innen haben, die Sie einsetzen möchten: Je besser diese ausgebildet sind, desto besser können diese die Anwender:innen fit machen. Fitness hat viel mit Bewegung zu tun, eine Veränderung auch – damit alle mithalten können ...

  1. 7. Kleine Schritte, laufen will gelernt sein.

Egal ob Sie „nur“ eine Software einführen, oder auch Arbeitsweisen verändern wollen, beides ist eine Veränderung. Führen Sie Funktionen und Anwendungsbeispiele bewusst schrittweise ein, damit die Anwender:innen Zeit haben, sich daran zu gewöhnen und nicht von zu vielen Neuerungen überfordert sind. Gleichzeitig können Sie über ein schrittweises Vorgehen jederzeit Feedback einholen und Ihre Angebote kontinuierlich verbessern. Neues sollte verprobt werden – und wo macht man das am besten?

  1. 8. Spielwiesen – für die Neugierigen, Vorsichtigen und alle anderen.

Schaffen Sie Möglichkeiten, einen Raum für Multiplikator:innen und Anwender:innen, in dem Funktionen einfach ausprobiert werden können. Oft werden Funktionen nicht verwendet, weil sich Anwender:innen nicht im Klaren sind, was passiert. Dafür sind Spielwiesen hilfreich. Diese können Demo-Instanzen oder auch nur Arbeitsbereiche, Seiten und Teams mit anderen Berechtigungen und Klarheit, dass hier jeder nur Funktionen ausprobiert, sein. Dabei kann gerade hier auch ein zusätzlicher Erfahrungsaustausch stattfinden, denn andere sehen Funktionen, die ihnen nie aufgefallen wären. Und auch das Wissen der Anwender:innen ist für ein Projekt wichtig.

  1. 9. Feedbackkanal – Kommunikation geht in beide Richtungen.

Zu Beginn ging es darum, das Sie kommunizieren. Der Dialog mit Stakeholder:innen wurde bereits genannt, aber auch der Dialog zu den Anwender:innen muss gesucht werden. Dafür kann eine Projekt-Emailadresse, ein Kontaktformular und vieles mehr verwendet werden. Wichtig ist, dass Sie die Stimmung und die Stimme der Anwender:innen über die genannten Kommunikationskanäle aufnehmen können. So haben Sie auch die Möglichkeit auf Sorgen, Ängste, Wünsche und Fragestellungen reagieren zu können. Eine solche Sorge hängt immer mit der Tätigkeit „suchen“ zusammen ...

  1. 10. Zentrale Anlaufstelle: Wer suchen muss, wird nicht suchen.

Die besten Angebote zur Unterstützung helfen nichts, wenn Anwender:innen diese nicht sofort finden. Sind Informationen verteilt, wird ein Großteil der Anwender diese gar nicht erst suchen. Wahrscheinlich kann jeder davon berichten, dass viele Fragen, die den Support beschäftigen, irgendwo ausführlich beantwortet sind. Machen Sie es den Anwender:innen einfach, legen Sie eine zentrale Projektseite, zum Beispiel im Intranet, an und investieren Sie auch etwas Fleißarbeit, diese anwenderfreundlich zu gestalten. Dann müssen die Anwender:innen nicht suchen, sondern sie finden!

Alles keine Raketenwissenschaft; wahrscheinlich sind Sie geneigt zu sagen: Klingt logisch. Das ist zumindest eine Reaktion, die ich häufig höre. Am Ende muss man es #einfachmachen. Damit tun sich aber viele etwas schwerer. Verständlich, da vieles einfacher geht, wenn man auf Erfahrungen in ähnlichen Projekten zurückgreifen kann. Zu solchen Erfahrungen gehört auch, zu wissen wann man was kommuniziert. Dennoch: Etwas machen ist besser als gar nichts machen – schließlich sammelt man sonst nie Erfahrungen. Einen Austausch mit Expert:innen und passende Ansprechpersonen finden Sie jederzeit bei uns – auch hier kann ein einfacher Dialog bereits viel bewegen.

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Diesen Beitrag haben wir veröffentlicht am 07.12.2021.