IT-Arbeitsplätze, die Zukunft schreiben.

Wenn von heute auf morgen hunderte Mitarbeitende Laptops bekommen sollen, um überall arbeitsfähig zu sein, wenn man diese Laptops gleichzeitig an zahlreiche Bürostandorte und Privatadressen ausgeliefert und sofort startklar haben will, mit genau den Tools und Programmen, die jede und jeder Einzelne für ihre und seine Aufgaben braucht, und wenn alle untereinander online konferieren und zusammenarbeiten und dabei in Echtzeit auf dieselben aktuellen Daten zugreifen können – geht das so einfach?

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„Ja, so einfach kann das sein – jedenfalls für die Nutzer“, lacht Christian Malzacher. Er ist Business Manager für Modern Workplace bei Bechtle. Im Hintergrund würden allerdings komplexe Prozesse ablaufen, um schnell und bedarfsgerecht gegebenenfalls in großen Mengen voll ausgestattete Arbeitsplätze bereitzustellen. Und so richtig funktioniert das erst, seitdem Tools und Softwareanwendungen geräteunabhängig, also aus der Cloud oder einem dedizierten Rechenzentrum verfügbar sind. Richtig stark nachgefragt wird das Angebot, nachdem inzwischen immer mehr Kunden Cloud-Lösungen vertrauen und dazu bereit oder aber plötzlich darauf angewiesen sind. Fest steht: Ein lange verfolgtes Konzept ist heute Realität. Auch, wenn das noch längst nicht jeder IT-Anbieter konsequent umsetzen kann.

Dirk Müller-Niessner, Geschäftsführer der Bechtle Hosting & Operations GmbH, leitet die Bechtle „Service Factory“. In seinem Team wird das Konzept „Workplace-as-a-service“ umgesetzt. „Wobei man auch sagen könnte, dass wir eigentlich Arbeitsfähigkeit herstellen, also dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihren Job machen können, indem sie ihren Aufgaben entsprechend bestmöglich ausgestattet sind – mit rollenbasierten digitalen Werkzeugen“, so der „Fertigungschef“. Dazu fand vor einiger Zeit ein radikales Umdenken statt. Anstelle der Technik stehen heute Bedürfnisse im Fokus. Mithilfe von Use Cases wird ermittelt, welche Anforderungen Unternehmen und Organisationen und dort beispielsweise Mitarbeitende im Controlling, Vertrieb oder Marketing haben. Auf dieser Grundlage werden anhand von „Service Templates“ zunächst Angebotsmodelle entwickelt und später präzise Leistungsbeschreibungen abgeleitet. Am Ende dieses Prozesses stehen funktionsfähige Managed Services.

Mit dem Modern Workplace geht Mitarbeiterzufriedenheit in Serie.

„Anders als früher sind diese Services stark standardisiert – und damit im Prinzip unendlich skalierbar. Der Verzicht auf Sonderwünsche hat auch keine Nachteile gebracht, sondern im Grunde alle erleichtert, weil alles viel stabiler läuft, Updates automatisch aufgespielt werden und im Zweifelsfall remote, also aus der Ferne, schnell geholfen wird.“ Dirk Müller-Niessner betont außerdem die verbesserte Sicherheit. Die erprobten Standards sind eben auch umfassend getestet und geschützt. Und das dauerhaft. Man kann sich darauf verlassen, dass alle Applikationen und Sicherheitsmaßnahmen immer auf dem neuesten Stand sind. So kann man in Ruhe und konzentriert arbeiten.

Christian Malzacher stellt fest, dass die Arbeitsplatzausstattung inzwischen generell höhere Aufmerksamkeit erfährt. Immer mehr Unternehmen erkennen, wie sich damit die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessern lässt. Schon bei der Arbeitsplatzwahl von Bewerbenden kann man damit punkten – oder eben nicht. In Gesprächen mit Kunden ist dazu umfassende Beratung von Bechtle gefragt. „Wir sprechen mit Geschäftsführung und CIOs über Geschäftsprozesse und Workflows, damit IT-Arbeitsplätze dafür konfiguriert werden: Wie tauscht man Dokumente und Daten am besten aus und bewahrt sie sicher wie auf? Und immer wichtiger: Mit welchen Tools ist Zusammenarbeit in wechselnden Teams und an verschiedensten Standorten einfach und effizient zu organisieren?“ Dabei, so Christian Malzacher weiter, sei allgemein eine Einsicht gewonnen worden: Die Prozesse und Schnittstellen dahinter sind so komplex, dass keinem damit geholfen ist, sich im  Do-it-yourself-Verfahren Lösungen aus Einkaufsportalen und App Stores zusammenzuklicken. Anstatt im Dunkeln eine „Schatten-IT“ zu betreiben, ist vollständige Transparenz im Hinblick auf Beschaffung, Prozesse und sinnvolle Services gefragt.

Dabei gilt es, Arbeitsplatzkonzepte in die IT-Strategie insgesamt einzubetten und etwa in bestehende oder zu entwickelnde Cloud-Lösungen zu integrieren. Selbst die Planung von Büroflächen ist davon berührt und wird von Bechtle und passenden Partnern mitgestaltet. So wird berücksichtigt, inwiefern Mitarbeitende unterwegs oder im Homeoffice arbeiten und beispielsweise Konferenzräume welcher Art und Größe einzuplanen sind. Und das ist gewissermaßen immer noch die Oberfläche der Gesamtsicht. Denn im Hintergrund liegen noch jede Menge Anforderungen – oder besser: Möglichkeiten – verborgen. So kann beispielsweise das Zusammenspiel von CAD-, PDM- und ERP-Systemen ein wesentlicher Produktivitätsfaktor und im Endeffekt sogar ein Wettbewerbsvorteil sein. Wie und womit die letztlich genutzten Endgeräte „betankt“ werden, ist also von ganz erheblicher Bedeutung.

Statt mehr oder weniger „nackter“ Hardware und Zubehör sind deshalb immer mehr voll konfigurierte Laptops, Tablets, Smartphones oder auch CAD-Workstations gefragt. Die Geräte werden serienmäßig in den geforderten Stückzahlen mit den vereinbarten Anwendungen bespielt und anschließend an den gewünschten Zielorten ausgeliefert. Die Empfangenden können per „plug and work“ sofort loslegen – mit direktem Anschluss an für sie relevante und zugangsberechtigte Daten, Dokumente, Kontakte und so weiter, die zu ihrer Arbeit gehören. Dabei übernimmt Bechtle den kompletten Rollout aller Geräte und leistet bei Bedarf jede Unterstützung im Umgang damit. So ist alles an seinem Platz und sind alle für ihre Aufgaben bestmöglich ausgestattet.

In neun „Digital Workplaces“ an Bechtle Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz kann man sich einen Eindruck davon verschaffen, wie es sich auf diese Art arbeitet. Die Showrooms zeigen die neueste Technik der führenden Hersteller und präsentieren reale Use Cases als Live Demos. Überdies werden hier Workshops angeboten, die sämtliche Aspekte des Modern Workplace beleuchten – aktuell über 60 Themen. Dabei geht es um Collaboration-Lösungen ebenso wie Knowledge Management, vielfältige Business Applications, Beschaffungsprozesse oder Change Management. Auch Architektur und Raumgestaltung sowie Finanzierungsmodelle von Bechtle stehen auf dem Programm. Die Workshops können als individuelle Agenda kombiniert werden.

Eine Modern-Workplace-Infrastruktur einzuführen, ist aber ebenso wenig ein Selbstläufer wie die Handhabung von Technik und Anwendungen durch die Mitarbeitenden. Zu allererst ist es Sache des führenden Managements, eine entsprechende Arbeitskultur und Organisation zu ermöglichen und ausdrücklich zu unterstützen. Mobile, voll ausgestattete Geräte sind nur sinnvoll, wenn ortsunabhängiges Arbeiten auch gewünscht ist, Kollaborationstools bringen nur dann Vorteile, wenn Wissen bewusst geteilt wird, und ein CRM-System führt nur zu neuen und zu loyalen Kunden, wenn Daten und Beziehungen auch konsequent gepflegt werden. Mitarbeitende, die nicht von allein souverän mit all dem umgehen können, brauchen entsprechende Schulungen – und mitunter auch Hilfestellung dabei, Veränderungen positiv anzugehen und für sich zu nutzen.

Ein besonderes Augenmerk liegt auch auf  Datenschutz und Datensicherheit. Insbesondere bei der ausgeprägt dezentralen Nutzung mobiler Arbeitsplätze muss der Zugriff auf Accounts, Daten, Dokumente und Kontakte überall bestmöglich geschützt sein – eben-so wie die Privatsphäre des einzelnen Nutzers. Konsequentes Security Monitoring ermöglicht das – es zu implementieren und dauerhaft zu gewährleisten, ist aber Sache ausgemachter Spezialisten. Das sind bei Bechtle mehr als 250 IT-Security-Experten mit über 300 Zertifizierungen für IT-Sicherheit, die ihr Know-how in acht Competence Centern bündeln und den Kunden der IT-Systemhäuser zur Verfügung stellen. Bechtle kommt auch hier die starke Verbundenheit mit den Herstellerpartnern zugute. In enger Zusammenarbeit mit allen weltweit führenden Anbietern kommen immer die aktuellsten und höchsten Sicherheitsstandards zum Einsatz.

Einfach Plug & Work.

Zahlreichen Kunden, die Managed Services nutzen, ist Bechtle ebenso verbunden. Im Account Management finden sich ständige Ansprechpartner auf operativer, aber auch strategischer Ebene, um den gegebenen oder neuen Anforderungen immer gerecht zu werden. Im Logistikzentrum in Neckarsulm gibt es überdies kundenspezifische Lagerflächen und „Tankstellen“ zum Konfigurieren von Endgeräten. Der Betreuungsumfang der Modern Workplaces erstreckt sich dann auf das gesamte Lifecycle Management.

Nicht mehr einsatztaugliche Geräte werden einfach zurückgeschickt und zeitgleich durch neue ersetzt, so dass Mitarbeitende ohne Unterbrechung voll arbeitsfähig sind. Ausgemusterte Technik wird dann von Bechtle deinstalliert. Alle Daten werden mit automatisierten, zertifizierten Verfahren rechtssicher gelöscht und die Geräte entweder umweltgerecht entsorgt oder wiederaufbereitet.

Die Ausprägungen und Einsatzmöglichkeiten von Modern Workplaces werden ständig erweitert. Business Manager Christian Malzacher nennt Anwendungen von Mixed Reality mit AR/VR-Technik, die etwa bei Entwicklung und Konstruktion, Wartung und weiteren Services immer selbstverständlicher genutzt werden. „Wir beraten viel zu neuen Themen und können Kunden die Sicherheit geben, damit richtig umzugehen“, ergänzt Dirk Müller-Niessner. „Das hochspezifische Know-how innerhalb des Riesenspektrums an Möglichkeiten und Lösungen ist kundenintern gar nicht mehr vorzuhalten. Nicht umsonst gibt es immer mehr Spezialistinnen und Spezialisten in den mehr als 90 Competence Centern und gut 100 Unternehmen der Bechtle Gruppe. Hinzu kommt die Vernetzung der Anwendungen und Prozesse in Verbindung mit dem passenden Cloud Sourcing. Nicht zu vergessen: die Kosten. Die sind, allein schon wegen des Lizenzmanagements, sehr komplex. Erwartet wird zu Recht Transparenz, zudem sollen die Kosten flexibel und in beide Richtungen schnell skalierbar sein. Man muss sich ja mehr denn je auf Unerwartetes einstellen.“

Veränderung ist ohnehin Dauerzustand, aber noch lange kein Grund, planlos zu sein. Im Gegenteil: Wer ein Ziel und dazu eine Roadmap hat, kann jederzeit den Weg dahin ändern. Bechtle unterstützt dabei, das Ziel zu erreichen. Unter allen Umständen. Mit IT-Arbeitsplätzen, die Zukunft schreiben.

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Veröffentlicht am 12.05.2021.