5 Fragen, die Sie sich vor einem Umzug in die Cloud stellen sollten.
von Patricia Reichel
Der Einsatz von Cloud Computing nimmt derzeit stark zu und wird künftig zweifelsohne ein fester Bestandteil der IT werden. Manch einer sieht in der Einführung der Cloud die Lösung aller IT-Probleme – einfaches, flexibles und mobiles Arbeiten. Doch Vorsicht ist geboten: Damit nichts schief geht und auch sensible Daten sicher in die Cloud gelangen, bedarf es einer ordentlichen Vorbereitung. Daher gilt es, vorab die richtigen Fragen zu stellen. Welche das sind und was zu beachten ist, habe ich Philipp Kraft, IT-Consultant für den Bereich Modern Workplace aus dem Bechtle IT-Systemhaus in Karlsruhe, gefragt.
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1. Welche Ziele verfolgt man mit dem Einsatz einer Cloud-Umgebung?
Philipp Kraft: Was bringt mir eine Cloud-Umgebung eigentlich? Diese Frage sollte man sich als Erstes stellen. Dabei betrachten wir zunächst drei Aspekte einer Cloud: Skalierung, Performance und Verfügbarkeit. Grundsätzlich möchte ich mit dem Einsatz einer Cloud bezwecken, dass meine Mitarbeiter mobil und agil arbeiten können. Das bedeutet, dass Performance und Verfügbarkeit dynamisch anpassbar sein sollten. Nur so lassen sich Ressourcen- und Software-Engpässe vermeiden, geringere Ausfallraten sicherstellen und Lastschwankungen ausgleichen. Der Kunde hat somit ein besseres Nutzererlebnis, da er meist von Fehlern überhaupt nichts mitbekommt und von deren Auswirkungen verschont bleibt.
Hier spielt auch die Skalierung der Services eine große Rolle. Sie muss je nach Bedarf möglich sein, um Kosten zu reduzieren. So können Unternehmen sicherstellen, dass das passende Paket ausgewählt wurde und an den tatsächlichen Bedarf angepasst ist. Lösungen gibt es viele. Es gilt, individuell herauszufinden, welche am besten passt! Denn die Migration in die Cloud bietet zahlreiche Vorteile.
Man erhält eine umfassende Übersicht über alle Daten – jederzeit griffbereit. Neue Benutzer können schnell aktiviert und bereitgestellt werden und direkt loslegen. Komplexe Hard- und Software-Verwaltung gehört der Vergangenheit an.
Man erhält eine umfassende Übersicht über alle Daten – jederzeit griffbereit. Neue Benutzer können schnell aktiviert und bereitgestellt werden und direkt loslegen. Komplexe Hard- und Software-Verwaltung gehört der Vergangenheit an. IT-Mitarbeiter können sich mit einer Cloud-Umgebung auf wichtigere Dinge als Sicherungen, Upgrades und Wartungsaufgaben konzentrieren. Die Daten werden in hochmodernen, sicheren Rechenzentren gespeichert. Anbieter wie Microsoft haben die europäischen Clouds von den amerikanischen Angeboten separiert, um der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz zu entsprechen. Weiterhin entfallen Investitionen in die IT-Infrastruktur. Der Aufwand für Cloud-Services lässt sich durch planbare Kosten einfacher skalieren und nutzungsabhängig vereinbaren.
2. Welche Cloud-Lösung ist die richtige für mich?
Kraft: Im Unternehmenseinsatz kann es darauf hinauslaufen, dass mehrere Cloud-Services gleichzeitig eingesetzt werden müssen, was bedeutet, dass auch mehrere Cloud-Anbieter in Betracht gezogen werden sollten. Das heißt aber auch, dass es nicht den einen besten Cloud-Anbieter gibt. Es gibt kein Patentrezept für die Auswahl des richtigen Providers – es handelt sich immer um eine individuelle Entscheidung! Viele Provider bieten eine Fülle an Optionen und haben das Portfolio möglicherweise eher in die eine oder andere Richtung optimiert, seien es Plattform-Services, Infrastruktur-Services oder Software-Services. Das bedeutet, dass für jeden Anwendungsfall immer wieder die gleichen Fragen gestellt werden müssen und der passende Provider individuell ausgewählt werden muss.
Habe ich den gewünschten Provider ausgewählt, taucht natürlich sofort die Frage auf, wie ich mit meinen bestehenden Applikationen umgehe. Lassen sie sich in die gewünschte Umgebung integrieren? Prinzipiell sollte das möglich sein. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z. B. Lift-and-Shift, d. h. den aktuellen Stand 1:1 in die Soll-Umgebung zu übernehmen. Je nachdem, was im Einsatz ist, ob Software-as-a-Service oder Platform-as-a-Service, kann es sein, dass Inhaltsdaten in die Lösung migriert werden und die eigentliche Anwendung aber eine völlig andere ist.
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3. Welche rechtlichen Aspekte gilt es zu beachten?
Kraft: Gerade im Hinblick auf die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz gibt es hier einiges zu beachten. Vorab sei gesagt, dass eine Cloud-Lösung zwingend diverse Zertifizierungen - sowohl nach EU-Norm als auch nach weltweit gültigen Standards - haben muss. Die meisten Anbieter haben diese Zertifizierungen – Global Player wie Microsoft Azure oder Amazon Web Services auf jeden Fall.
Trotzdem müssen wir uns mit diesem Thema beschäftigen. Grundsätzlich gilt: Der Cloud-Service-Provider fungiert als Auftragsdatenverarbeiter. Es gibt Inhaltsdaten und personenbezogene Daten, die sensibel sind und sorgsam behandelt werden müssen. Im Normalfall sind aber die konzerninternen Prozesse rechtlich sehr gut mit den gewünschten Services vereinbar.
Welche Daten dürfen denn nun in die Cloud? Zunächst sollte die Nutzung der Daten in enger Abstimmung mit den Datenschutzbeauftragten, der Geschäftsführung und ggf. dem Betriebsrat analysiert und entsprechend klassifiziert werden. Anschließend wird der Ablageort verbindlich bestimmt – und auch an die Mitarbeiter kommuniziert. Sollte es Daten geben, die nicht in die Cloud dürfen, gibt es rechtlich definierte Vorgehensweisen, die vorab geprüft werden müssen.
4. Welche Prozesse im Unternehmen verändern sich mit dem Umzug in die Cloud?
Kraft: Idealerweise werden die Prozesse vorher analysiert, um Schwachstellen zu finden und genau diese Stellen mit Cloud-Services zu verbessern. Mit Cloud Computing möchte man eine Automatisierung von Teilprozessen sowie die Beschleunigung von Prozessen erreichen. Es sollten dementsprechend Stellen analysiert werden, die Prozesse verlangsamen. Einzelne Stellen, also Single Points of Failure, können ebenfalls eliminiert werden. Das Ziel ist immer die Verbesserung des gesamten Geschäftsprozesses.
Dabei dürfen aber auch die Mitarbeiter nicht außer Acht gelassen werden! Die geänderten Strukturen und Funktionalitäten müssen klar kommuniziert und die Mitarbeiter über einen sinnvollen Einsatz angeleitet werden. Am besten wird den Kolleginnen und Kollegen erläutert, wie und wo auf die Unternehmensdaten zugegriffen werden kann, wie und wo Daten abgelegt werden dürfen, welche Tools wofür verwendet werden und wie die interne Zusammenarbeit erfolgt.
Oft ist es ratsam, die Wünsche und Anforderungen der Fachabteilungen in den Auswahlprozess einzubeziehen. Nur so ist der Umzug in die Cloud rentabel und wird optimal genutzt.
Die geänderten Strukturen und Funktionalitäten müssen klar kommuniziert und die Mitarbeiter über einen sinnvollen Einsatz angeleitet werden.
5. Wer verwaltet und betreibt die Cloud-Infrastruktur für mich?
Kraft: Der Betrieb der Cloud liegt immer bei dem entsprechenden Cloud-Service-Provider. Die interne IT und gegebenenfalls ein IT-Partner sind dann für die Sicherstellung des Betriebs in den verbleibenden Bereichen, die nicht durch den Provider abgedeckt werden, sowie für die Weiterentwicklung und kontinuierliche Optimierung der Umgebung verantwortlich. Ein strategischer IT-Partner wie Bechtle kann helfen, den Prozess zu vereinfachen und bestmöglich zu unterstützen, um klassische Fallstricke zu vermeiden.
