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Pernod Ricard. Premium-IT für Premium-Spirituosen.
Wenn einfach alles passt: Mit Pernod Ricard Western Europe hat Bechtle mehr gewonnen als einen Kunden. Pernod Ricard ist ein Partner auf Augenhöhe. Ein Unternehmen, das Werte vertritt, für die auch Bechtle steht. Unternehmerisch und dezentral organisiert, mit Mitarbeitern und Kunden verbunden sowie an einer nachhaltigen und deshalb zukunftsfähigen Entwicklung interessiert. Es gibt also genügend Gründe, auf den gemeinsamen Erfolg anzustoßen.

Auch fürs feierliche Heben der Gläser ist Pernod Ricard der perfekte Partner. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Paris ist der zweitgrößte Spirituosen- und Weinkonzern weltweit; in Deutschland ist Pernod Ricard im Premiumsegment mit einem Umsatz von mehr als 700 Millionen Euro Marktführer. Für den gemeinsamen Drink nach Feierabend hat das Unternehmen unter anderem mit Havanna Club, Absolut Vodka, Ramazzotti, dem irischen Whisky Jameson oder dem Weinaperitif Lillet ein rundes Angebot. Aber auch bei Pernod Ricard ist IT für den Geschäftserfolg unverzichtbar. Langjähriger Partner für IT-Projekte ist das Bechtle IT-Systemhaus Köln mit seinem Competence Center für Dokumenten-Management-Systeme – gemeinsam beraten sie Pernod Ricard ganzheitlich. Die Zusammenarbeit beider Unternehmen begann, als Pernod Ricard für die Entity Western Europe eine rechtskonforme E-Mail-Archivierungslösung suchte, die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen sollte.

 

Breites Funktionsspektrum.

Bechtle präsentierte mit der Journalarchivierung ELOxc for Microsoft EWS in Verbindung mit dem hardwareunabhängigen iCAS-WORM-Speichermedium von iTernity eine Lösung, die überzeugte und umgehend den nächsten Projektschritt nach sich zog – den Aufbau eines unternehmensweiten Enterprise-Content-Management-Systems (ECM). Hierbei setzen Bechtle und Pernod Ricard Deutschland mit der Einführung des ELOprofessional Systems von ELO Digital Office auf eine ganzheitliche Lösung, die sich durch ein breites Funktionsspektrum auszeichnet.

 

Erster Projektschritt war die Einführung eines automatisierten Rechnungseingangs mit integriertem Freigabeworkflow. Die Lösung sieht vor, dass eingehende Rechnungen zentral eingescannt, über ELO automatisiert ausgelesen und mit Lieferantenstammdaten aus dem ERP-System abgeglichen werden. So überprüft ELO beispielsweise auch, ob im ERP-System eine Bestellreferenz vorhanden ist. Auf Grundlage dieser Informationen erfolgt die Freigabe der Rechnungen in einem dynamischen Workflow, der ebenfalls im ELO-System abgebildet ist. Nach erfolgter Freigabe der Rechnung werden die buchungsrelevanten Daten an das ERP-System (JD Edwards) übergeben, wo die Verbuchung abgeschlossen wird. Eine manuelle Übergabe der Daten entfällt ebenso wie die Archivierung der Rechnungen auf Papier, da die eingescannten Rechnungen rechtssicher im iCAS WORM-Medium gespeichert werden.

 

Um den Anforderungen an die moderne Arbeitswelt gerecht zu werden, unterstützt ELO mit der kostenfreien App für iOS und Android den Zugriff auf das System via Mobile Device. So können Mitarbeiter über ein Tablet oder Smartphone auch von unterwegs alle Archivinhalte nutzen, an Workflows teilnehmen und Rechnungen freigeben.

 

Bechtle sorgte bei Pernod Ricard für die perfekte Umsetzung einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung sowie einer automatisierten, elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung mit Freigabeworkflow.

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Von Köln aus Europa erobert.

Was in Köln seinen Anfang nahm, wurde in der Folge weiter in den Spirituosenkonzern hineingetragen – mit der Schweiz, den Niederlanden, Belgien und Österreich greift inzwischen die gesamte Region Western Europe von Pernod Ricard auf die Lösungen von Bechtle zurück. Erklärtes Ziel für dieses Jahr ist es zudem, den 2016 akquirierten Gin-Hersteller Monkey 47 in den ELO-Verbund des Unternehmens zu integrieren. Alle fünf Länder arbeiten dabei auf einem eigenen Länderprofil, greifen allerdings auf die zentral in Köln administrierte IT zurück. Die physischen Server werden aus der Microsoft Azure Cloud zur Verfügung gestellt. Zukünftig sollen auch die SQL-Datenbankserver als SQL-as-a-Service aus der Cloud bereitgestellt werden.


Man darf nicht vergessen, dass das System weitreichende Auswirkungen auf die Arbeitsweise und Prozesse der Mitarbeiter hat. Dass da nicht immer alles auf Anhieb glattläuft, war uns von Anfang an klar. Wir haben aber zum Glück mit Bechtle einen zuverlässigen Partner mit umfassendem Know-how. Deshalb sind wir sehr froh, uns für die Kombination ELO und Bechtle entschieden zu haben.

 
Gerhard Justen, Local Applications Project Manager für das ELO System, Pernod Ricard Deutschland

 

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DIE GRUPPE PERNOD RICARD.

Die Gruppe Pernod Ricard mit Hauptsitz in Paris ist weltweit der zweitgrößte Spirituosen- und Weinkonzern. Entstanden ist der Konzern 1975 durch die Fusion der beiden französischen Unternehmen Pernod und Ricard. Inzwischen vertreibt und vermarktet Pernod Ricard mit insgesamt 18.500 Mitarbeitern in 85 Ländern Spirituosen und Weine. Die Pernod Ricard Deutschland GmbH mit Sitz in Köln repräsentiert die Gruppe auf dem deutschen Markt und vermarktet eines der vielfältigsten Portfolios bekannter Premiumspirituosen und Weine. Das Unternehmen hat das Thema Aufklärung zum elementaren Bestandteil der Unternehmensstrategie gemacht, setzt sich gegen Missbrauch und für den maßvollen und verantwortungsvollen Genuss von Alkohol ein. Die Kernbotschaften sind klar formuliert – kein Alkohol am Steuer, kein Alkohol während der Schwangerschaft und kein Alkohol für Minderjährige.

Vom Kunden zum Partner.

Auf dem Weg zur perfekten Lösung für Pernod Ricard nahmen die Bechtle Spezialisten ganz neue Wege. Die Umsetzung einer ELO-ECM-Anwendung auf Basis von cloudbasierten Applikations- und Datenbankservern war dabei ebenso anspruchsvoll wie das Anbinden zweier unterschiedlicher ERP-Systeme (Navision und JD Edwards), die bei Pernod Ricard je nach Standort im Einsatz  sind. Ergänzt wird die Lösung durch einen proaktiven Support und die laufende Systemüberwachung durch ein zentrales Monitoring. 

 

„Zu behaupten, die Einführung unseres DMS sei völlig reibungslos verlaufen, wäre schön, aber auch nicht sehr realistisch“, so Gerhard Justen, Local Applications Project Manager für das ELO System bei Pernod Ricard. „Man darf nämlich nicht vergessen, dass das System weitreichende Auswirkungen auf die Arbeitsweise und Prozesse der Mitarbeiter hat. Dass da nicht immer alles auf Anhieb glattläuft, war uns von Anfang an klar. Wir haben aber zum Glück mit Bechtle einen zuverlässigen Partner mit umfassendem Know-how. Deshalb sind wir sehr froh, uns für die Kombination ELO und Bechtle entschieden zu haben.“ 

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Bechtle war dabei nicht nur für die Implementierung selbst zuständig, sondern bot Pernod Ricard ein Rundum-sorglos-Paket aus Workshops und Konzeptionierung, Programmierung und  Customizing, Projektmanagement nach Bechtle Fair Project und Schulungen. „Nur so werden aus Kunden Partner und nur so entwickelt man gemeinsame Ideen und Projekte für die Zukunft“,  sagt Christopher Diederich, Leiter Competence Center DMS, Bechtle IT-Systemhaus Köln, und Jonas Wisserodt, verantwortlicher Vertriebsmitarbeiter für Pernod Ricard bei Bechtle, betont: „Es  macht großen Spaß, so partnerschaftlich mit einem Kunden zusammenzuarbeiten, der eine offene und innovative Sicht auf IT-Lösungen hat und die Mehrwerte einer ECM-Lösung durch den vollumfänglichen Einsatz optimal nutzen will.“

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Dieser Artikel ist ein Auszug aus der Printausgabe Bechtle update 02/2018. Mehr zum Thema lesen Sie dort ab Seite 36.
 

ZUR PRINTAUSGABE

Ansprechpartner.

Jonas Wisserodt

Fachvertrieb DMS und ECM
Bechtle IT-Systemhaus Köln
jonas.wisserodt@bechtle.com

 
Links zum Thema. 

Veröffentlicht am 05.12.2018.