Reference case: Ardo and Bechtle – From fragmented hardware purchasing to a streamlined European lifecycle approach

À mesure qu'Ardo poursuivait son expansion à l'international, son processus d'approvisionnement en matériel informatique est devenu de plus en plus complexe. Les appareils étaient souvent achetés de manière indépendante par les sites locaux, ce qui entraînait une hétérogénéité de configurations, de dispositions de clavier, de conditions tarifaires et de cycles de renouvellement.

Ce modèle décentralisé a engendré plusieurs défis :

• Une standardisation limitée d’un pays à l’autre
• Des processus de devis complexes et chronophages
• Des fluctuations de prix et des changements de configuration fréquents
• Une visibilité réduite sur le cycle de vie des appareils et les besoins de remplacement/renouvellement
• Une charge administrative supplémentaire tant pour Ardo que pour ses fournisseurs

Bien qu’une partie de la planification des remplacements fût coordonnée depuis la Belgique, il n’existait aucun processus centralisé capable de prendre en charge la présence internationale d’Ardo.

Pour relever ces défis, Ardo et Bechtle ont commencé par dresser un inventaire complet des appareils, des utilisateurs, des sites et des cycles de renouvellement dans tous les pays concernés.

Cela a permis de jeter les bases d’une approche plus stratégique.

À partir des données de cet inventaire, des prévisions annuelles de volumes de remplacement ont été établies par pays, ce qui a permis de planifier les besoins en matériel bien à l’avance. Ensemble, Ardo, Bechtle et Lenovo ont défini des configurations standard pour les appareils et conclu des accords tarifaires cohérents pour les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les stations de travail, les écrans et les accessoires.

En passant d’un mode d’achat réactif à une planification proactive, Ardo a acquis un meilleur contrôle tant sur les coûts que sur la gestion du cycle de vie des équipements.

Une fois les normes établies, le processus de déploiement est devenu très structuré.

Le matériel a été livré et préparé de manière centralisée, conformément à des exigences détaillées propres à chaque pays, notamment en ce qui concerne les types d’appareils, les quantités et les dispositions des claviers. Bechtle a coordonné la préparation et la distribution du matériel pour plusieurs pays, dont la Belgique, les Pays-Bas, l’Allemagne, l’Autriche, l’Espagne et l’Italie.

Ce modèle centralisé a permis à Ardo de garantir la cohérence entre ses différents sites tout en réduisant considérablement la complexité liée à la gestion des renouvellements de matériel dans les différentes régions.

Les grands projets internationaux s’accompagnent inévitablement de défis opérationnels. Tout au long du programme de déploiement, les deux entreprises se sont attachées à trouver des solutions concrètes dès que des problèmes apparaissaient.

Plutôt que de se focaliser sur les erreurs individuelles, l’accent a été mis sur la collaboration, la transparence et l’amélioration continue.

Cette approche ouverte a permis d’établir un partenariat solide fondé sur la confiance. Une communication claire, des attentes réalistes et un engagement commun à obtenir le meilleur résultat possible ont permis de résoudre les difficultés rapidement et efficacement.

Face à l'aggravation des contraintes budgétaires, Ardo et Bechtle ont collaboré pour identifier des possibilités d'optimisation sans compromettre le programme de renouvellement du matériel.

L'une des mesures les plus efficaces a consisté à simplifier la logistique. Au lieu d'expédier chaque appareil directement aux utilisateurs finaux dans plusieurs pays, le matériel a été regroupé par pays et livré de manière centralisée à Ardo. Les équipes internes se sont ensuite chargées de la distribution finale.

Cette approche a permis de réduire les coûts de transport et de service tout en préservant la stratégie globale de cycle de vie et le calendrier de remplacement.

Aujourd'hui, Ardo met en œuvre un programme de gestion du cycle de vie du matériel bien plus structuré et prévisible.

Parmi les principaux avantages, on peut citer :

• des configurations matérielles standardisées sur l'ensemble des sites européens
• Une meilleure visibilité sur les stocks d'appareils et les cycles de remplacement
• Une réduction de la complexité administrative
• Des processus de budgétisation et d'approvisionnement plus prévisibles
• Une plus grande efficacité dans les déploiements internationaux
• Une base évolutive pour la croissance future

Les bilans annuels des stocks et la planification des renouvellements font désormais partie intégrante de la stratégie informatique d'Ardo, ce qui permet à l'entreprise de gérer de manière proactive son parc technologique plutôt que de réagir à l'évolution des besoins.

Se préparer à passer à un modèle de location, ce qui permettra d'optimiser davantage la gestion des appareils tout au long de leur cycle de vie.

Forts d'une base solide et d'un partenariat axé sur l'amélioration continue, Ardo et Bechtle restent déterminés à perfectionner leurs processus, à accroître leur efficacité et à soutenir la croissance future de leurs activités à travers l'Europe.