Intercambio de documentos empresariales digitales, facturas electrónicas y datos complementarios.

Las ventajas que tienen los pedidos electrónicos y las facturas electrónicas para las empresas son evidentes: La transmisión electrónica de pedidos y de facturas electrónicas reduce la carga de trabajo y los costes asociados con la contabilidad. Desde hace varios años, muchas empresas utilizan los procesos de pedidos digitales y facturas electrónicas para optimizar los procesos internos y ahorrar en gastos. Además, la facturación electrónica es obligatoria para el sector público desde noviembre de 2020: desde entonces, las facturas de los contratos públicos deben emitirse electrónicamente. Bechtle ofrece a sus clientes un intercambio seguro y sencillo de documentos comerciales digitales, pedidos y facturas electrónicas.

Descubra aquí cómo se automatiza la tramitación electrónica de los pedidos de los clientes y las facturas electrónicas y qué normas y opciones técnicas tiene a su disposición. Transmitimos sus datos y facturas de forma sencilla y segura, para que el proceso digital sea fluido.

Transferencia de pedidos: automática y segura.

Los pedidos generados en el sistema ERP o directamente en el mercado del cliente se transfieren como documento electrónico a la puerta de enlace XML de Bechtle mediante una puerta de enlace XML (p. ej. SAP XI/PI/PO) u otra plataforma de comunicación. También es posible transferirlo por correo electrónico. 

Tras la comprobación automática de los datos del pedido, estos se preparan para su procesamiento posterior en el sistema ERP de Bechtle. Puede personalizar los criterios de comprobación automática. A continuación, transferimos los datos de su pedido a la sede de Bechtle correspondiente. Tras una comprobación final automatizada y detallada, tramitamos el pedido allí mismo según lo acordado con usted.

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Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager en Bechtle

Martin Meyer

El uso de interfaces/medios de transmisión estandarizadas y establecidas a nivel mundial para el intercambio de documentos empresariales digitales ofrece enormes ventajas. Su amplia aplicabilidad, independiente del sector, permite, además de la concentración en los elementos estructurados, acortar enormemente los tiempos de ejecución de los proyectos, reducir los costes y disminuir considerablemente la susceptibilidad a los errores de funcionamiento.

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Resumen de los estándares XML soportados. 

Para el procesamiento de los pedidos electrónicos del cliente, Bechtle utiliza, entre otros, los siguientes estándares XML:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Además, podemos integrar pedidos EDIFACT-D96A/D97A, aunque esto suele suponer un mayor despliegue técnico.

Para la transmisión de pedidos electrónicos, preferimos transmisiones seguras en línea vía HTTPS POST a servidores web. De manera alternativa, también aceptamos la transmisión mediante (S)FTP o AS2, y en casos excepcionales incluso la transmisión no cifrada vía HTTP o en archivos adjuntos de correo electrónico.

Inciso: ¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un conjunto de datos estructurados según especificaciones precisas. En la facturación electrónica, es importante que el conjunto de datos se cree, se transmita y se reciba en formato electrónico. Además, debe ser posible procesar el conjunto de datos automáticamente. El contenido y el formato del conjunto de datos de las facturas electrónicas se han definido de manera uniforme en toda Europa (EN 16931). La facturación electrónica tiene el mismo contenido y los mismos efectos jurídicos que una factura en papel.

Facturación electrónica: sencilla y segura Qué formatos ofrecemos.

Si lo desea, podemos proporcionar los datos de la factura como datos XML estructurados para una contabilización automática en su sistema de back-end. Hemos establecido y ofrecemos los siguientes formatos:

1.

Factura electrónica en formato «ZUGFeRD»

El formato de facturación ZUGFeRD permite migrar los datos sobre abonos y sobre facturas de una manera estructurada en archivos PDF modificados para poder leerlos y procesarlos directamente. Este formato de factura ha sido desarrollado por empresas del sector automovilístico, bancario, de software, minoristas e instituciones públicas. El formato satisface los requisitos de la estandarización internacional y se puede aplicar también en entornos relacionados con la facturación más allá de las fronteras europeas.

 

2.

Factura XML a través del proceso «XRechnung»

XRechnung es un modelo de datos semántico basado en XML, que se ha establecido como estándar para las facturas electrónicas y se utiliza, en particular, en el intercambio de facturas con clientes del sector público en Alemania.

3.

Factura XML a través de un operador de mercad.

Los formatos/procesos dependen de las opciones que ofrece el proveedor respectivo.

4.

Factura XML no firmada.

De forma paralela a una factura XML sin firmar, se envía el documento en papel en forma de lista.

5.

Factura XML con firma mediante un proveedor de firmas certificado.

Si se quiere dejar de recibir documentos en papel, es indispensable que los datos de las facturas XML cuenten con la firma digital de un proveedor de firmas certificado. Los datos (incluyendo el protocolo de revisión) se deberán almacenar en un sistema seguro de archivado a largo plazo.

¿Cuándo debería empezar a pensar en el proceso de «facturación electrónica»?

Por experiencia, sabemos que es mejor considerar este proceso en una fase posterior. En primer lugar, la integración de catálogos/pedidos XML y PunchOut debe funcionar sin problemas. Además, es imprescindible que ambas partes cumplan con las disposiciones legales requeridas para la transmisión electrónica de facturas.

Transferencia de datos para la clasificación de productos y de servicios.

There are a number of classification systems that have been designed to catalogue products and services in ERP systems and marketplaces. This enables businesses to exchange product data across industries, countries, languages and organisations using shared and unambiguous terminology.

The most popular standards are:

  • eCl@ss – Especialmente en Europa
  • UNSPSC – Especialmente en América (unspsc.org)
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Diríjase a su persona de contacto en Bechtle, escríbanos un correo electrónico a bechtle@bechtle.es o llámenos al +34 913 640-234. Le ayudaremos con mucho gusto.

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