Sistemas de gestión documental y Enterprise Content Management (ECM) de Bechtle.

¿Cuenta con una visión general de los documentos de su empresa? ¿Gestiona y archiva este contenido digitalmente para permitir que los procesos sean rápidos y eficientes? En todos los procesos de negocio y aplicaciones de la empresa, hay numerosos documentos a los que es necesario acceder. El grado de automatización lo determina la capacidad de almacenar y acceder a estos contenidos. Gracias a los sistemas de gestión documental (DMS) y a Enterprise Content Management (ECM), el procesamiento de archivos es ahora más rápido y más económico. El archivado digital y los flujos de trabajo digitales ofrecen múltiples ventajas a toda su empresa. Podemos asesorarle sobre las soluciones adecuadas y ayudarle a implementar su sistema de gestión documental (DMS) o su solución de Enterprise Content Management (ECM). ¡Obtenga más información!

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Ventajas de la gestión de documentos y de ECM:

Gestión de los contenidos, compartir y conocimientos accesibles rápidamente.

Gestión sencilla de documentos.

Representación digital del archivado y de los flujos de trabajo.

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Wernher von Schrader

ECM: la solución para la gestión de la información en las empresas.

Enterprise Content Management (ECM) combina la información corporativa de las aplicaciones informáticas existentes en una reserva común de conocimientos. Para ello, el software se basa en estructuras de directorios integrales y en una amplia gama de funciones de búsqueda. Lo mejor de todo: la gestión de procesos basada en reglas permite un procesamiento más rápido, proporciona una visión general inmediata y se puede rastrear fácilmente gracias al protocolo.

Para nosotros resulta obvia la integración técnica del sistema y también de los procesos en los sistemas ERP que ya se utilizan (Microsoft Dynamics NAV/AX, SAP, etc.), así como en aplicaciones como CAD y CRM. 

ECM Business Solutions

Cuando se introducen sistemas de gestión de documentos, es importante basarse en las mejores prácticas para abordar las necesidades típicas. Gracias a nuestra larga experiencia, podemos ofrecerle aplicaciones empresariales preconfiguradas, agrupadas bajo la marca MODUS ECM Business Solutions y a través del Bechtle Competence Center DMS/ECM en Colonia. Las soluciones incluyen:

  • Procesamiento de facturas
  • Gestión de contratos
  • Gestión de la calidad
  • Gestión del correo electrónico
  • Gestión de personal
  • Gestión del conocimiento
  • Archivos digitales para diversas aplicaciones
  • Flujos de trabajo de autorización y aprobación

ECM: servicios para procesos integrales que cumplen con la ley.

La gama de servicios de ECM incluye el asesoramiento, la concepción, la planificación, la concreción del proyecto, así como la asistencia y el mantenimiento de las aplicaciones utilizadas. La implementación se basa en las principales plataformas de aplicaciones ECM actuales:

  • ELOprofessional y ELOenterprise de ELO Digital Office GmbH,
  • servicios de Microsoft Office 365 (incluido SharePoint) y
  • extensiones de soluciones SharePoint probadas.

Gracias a los conceptos integrales de tecnología de sistemas, usted también podrá beneficiarse de la implementación de los componentes de infraestructura de IT necesarios y de la seguridad integral del sistema de IT.

Inciso: ¿Qué significa gestión de documentos y Enterprise Content Management?

Un sistema de gestión documental ayuda a las empresas y a las organizaciones a gestionar los documentos. Para ello, el DMS incluye la creación y el procesamiento, la distribución inteligente de documentos, así como el archivado y la búsqueda de documentos y contenidos. Enterprise Content Management abarca métodos para registrar, gestionar, almacenar e implementar fácilmente contenidos y documentos en empresas y organizaciones. No se trata de una única tecnología o de un programa informático, sino de una combinación dinámica de diferentes enfoques. El objetivo: asistir y simplificar los procesos y flujos de trabajo en las empresas.

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Archivos electrónicos: el camino hacia una oficina sin papel.

Crear y gestionar archivos de forma digital son dos pasos importantes hacia una oficina sin papel. Proporciona un repositorio para todos sus documentos relevantes y también permite la recuperación sistemática de los archivos relacionados. La gestión de derechos integrada garantiza la posibilidad de transferir derechos desde otras aplicaciones. Nuestras ECM Business Solutions ofrecen planes de archivos preconfigurados para responder a las numerosas exigencias de la industria, que cuentan con la correspondiente codificación y se integran con los módulos específicos del sector de los sistemas de IT. Entre ellos se encuentran, por ejemplo:

  • En ingeniería mecánica: archivos de dispositivos y máquinas con elementos CAD
  • En la construcción y la ingeniería de instalaciones: archivos de construcción y gestión de objetos
  • En la industria alimentaria: recetas, especificaciones o incluso pasaportes de animales
  • En el sector sanitario: registros de seguros y de pacientes

En todos los sectores, puede gestionar:

  • Archivos de personal
  • Archivos de pedidos
  • Archivos de clientes y proveedores.

Todos los documentos y contenidos que se pueden asignar a un proceso confluyen en estos archivos de forma sencilla y basada en reglas a través de «DropZone».  Esto incluye correos electrónicos, contratos en Office y archivos PDF, recibos, registros e información de otras fuentes. Esto simplifica sus flujos de trabajo internos y la gestión de los archivos digitales.

DMS: digital y fácil. Almacenamiento inalterable.

Un componente central de todo sistema de gestión documental (DMS) es el archivado y almacenamiento inalterable de todos los documentos. Con los conceptos de hardware y software adecuados, le permitimos almacenar todos los documentos conforme a la ley. Es posible eliminar los documentos en papel que ya se han escaneado, ya que las copias digitales los sustituyen.

Ahorre costes gracias a los servicios basados en la nube.

En la actualidad, es posible realizar muchas tareas de gestión de documentos de forma más rentable con servicios basados en la nube. De esta forma, es posible que se almacenen y se realicen copias de seguridad en servidores en la nube de alta disponibilidad. Asimismo, se pueden utilizar servicios de OCR de alto rendimiento en la nube para DMS. Con el envío de documentos a través de la interfaz de servicio postal electrónico, también le permitirá prescindir del papel completamente. Coméntenos sus necesidades y le propondremos soluciones adecuadas.

Entre nuestros socios de productos se encuentran:

  • ELO Digital Office GmbH
  • Kofax
  • ecspand – d.velop AG
  • Microsoft
  • Nintex
  • PCS Portal Systems GmbH
  • Saperion
  • Foxit
  • Iternity

Nuestra amplia experiencia en proyectos de ERP, ECM, DMS, BI y portales en medianas empresas y corporaciones nos permite crear la mejor solución para usted. Comprendemos las condiciones y los requisitos organizativos específicos de su empresa. De este modo, juntos podremos conseguir los mejores resultados. En pocas palabras: nuestro conocimiento, su éxito. Contáctenos ahora y dé un paso firme hacia la digitalización.

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