Scambio di documenti commerciali digitali, fatture elettroniche e dati supplementari.

I vantaggi di ordini elettronici e della fatturazione elettronica per le imprese sono chiari: la trasmissione elettronica degli ordini di acquisto e delle fatture elettroniche riduce il carico di lavoro e i costi di fatturazione. Da diversi anni ormai, molte aziende utilizzano processi di ordinazione digitale e fatture elettroniche per ottimizzare i processi interni e risparmiare sui costi. Inoltre, la fatturazione elettronica è obbligatoria per il settore pubblico da novembre 2020: le fatture per i contratti pubblici devono ora essere emesse elettronicamente. Bechtle offre ai suoi clienti uno scambio sicuro e semplice di documenti commerciali digitali, ordini e fatture elettroniche.

Trasmissione degli ordini – automatizzata e sicura.

Gli ordini generati nel sistema ERP o direttamente sul marketplace del cliente vengono trasferiti idealmente al Bechtle XML Gateway tramite un gateway XML (ad es. SAP XI/PI/PO) o un'altra piattaforma di comunicazione come documento elettronico.           In alternativa, è possibile anche la trasmissione tramite allegato e-mail. 
Dopo la verifica automatica del contenuto dei dati dell'ordine, questi vengono preparati per l'ulteriore elaborazione nel sistema ERP di Bechtle. I criteri della verifica automatica possono essere personalizzati secondo le vostre esigenze. Inoltriamo quindi i dati del vostro ordine alla corrispondente sede Bechtle. Dopo una finale verifica dettagliata ed automatizzata, elaboriamo l'ordine in conformità all'accordo stipulato con voi.

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Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager da Bechtle

Martin Meyer

L'impiego di interfacce/trasmissioni standardizzate e stabilite a livello globale per lo scambio di documenti aziendali digitali offre enormi vantaggi. La loro ampia applicabilità, indipendente dal settore, permette, oltre alla concentrazione su elementi strutturati, una durata di progetti molto ridotta, dei costi bassi ed errori di funzionamento significativamente ridotti.

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Quadro complessivo degli standard XML supportati. 

Bechtle supporta per l'elaborazione degli ordini elettronici del cliente i seguenti standard XML:

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Inoltre, abbiamo la capacità tecnica per integrare gli ordini EDIFACT-D96A/D97A – tuttavia, questo spesso implica costi di progetto significativamente più elevati.
Per la trasmissione di ordini elettronici preferiamo una trasmissione online sicura tramite HTTPS POST ad un server web. In alternativa, supportiamo anche una trasmissione via (S)FTP o AS2 e, in casi eccezionali, anche una trasmissione non criptata via HTTP o allegato e-mail.

Cos'è la fatturazione elettronica?

Una fattura elettronica è un record di dati strutturato secondo specifiche precise. Con la fatturazione elettronica, è importante che il record di dati sia creato, trasmesso e ricevuto in formato elettronico. Inoltre, deve essere possibile un'ulteriore elaborazione automatica del record di dati. Il contenuto e il formato del record di dati per le fatture elettroniche sono stati definiti in modo uniforme in tutta Europa (EN 16931). La fatturazione elettronica ha lo stesso contenuto e le stesse conseguenze legali di una fattura su carta.

Fattura elettronica – semplice e sicura. I formati che offriamo.

Su vostra richiesta, possiamo opzionalmente fornire i dati della fattura come dati XML strutturati per la registrazione automatica nel vostro sistema di back-end. Supportiamo i seguenti formati:

1.

Fattura elettronica in formato "ZUGFeRD".

Il formato di fattura ZUGFeRD consente di trasmettere i dati delle fatture e delle note di credito in modo strutturato in un file PDF modificato e di leggerli ed elaborarli senza ulteriori passaggi. Questo formato è stato sviluppato da aziende dell'industria automobilistica, del commercio al dettaglio, del settore bancario, dell'industria di software, ma anche dal settore pubblico. Il formato soddisfa i requisiti della standardizzazione internazionale e può essere utilizzato anche per la fatturazione transfrontaliera europea e internazionale.

 

2.

Fattura XML tramite la procedura "XRechnung".

XRechnung è un modello di dati semantico basato su XML, stabilito come standard per le fatture elettroniche, e viene usato soprattutto nello scambio di fatture con i clienti pubblici in Germania. 

3.

Fattura XML tramite un operatore di marketplace. 

I formati/processi dipendono qui dalle possibilità del rispettivo fornitore.

4.

Fattura XML non firmata.

Parallelamente ad una fattura XML non firmata si invia ancora il documento cartaceo.

5.

Fattura XML firmata tramite un fornitore di servizi di signature certificato.

Se si vuole rinunciare completamente al documento cartaceo, è necessario che i dati della fattura XML siano firmati digitalmente in conformità con la legge da un fornitore di servizi di firma riconosciuto e che i dati (incluso il protocollo di verifica) siano conservati in un archivio a lungo termine a prova di revisione.

Quando si dovrebbe iniziare con la fase del progetto "fatturazione elettronica"?

La nostra esperienza ci ha mostrato che è meglio approfondire il tema "fattura elettronica" in una fase successiva. In primo luogo, bisogna garantire l'integrazione del catalogo/Punch-Out e dell'ordine XML. Questo perché entrambe le parti devono rispettare le disposizioni di legge per la trasmissione digitale dei dati di fattura.

asmissione di dati per la classificazione di prodotti/servizi.

Si tratta di standard di dati di prodotti di tutti i settori per la classificazione e la descrizione chiara di prodotti e servizi nel sistema di gestione della merce. Questi standard consentono lo scambio digitale dei dati di prodotto tra settori, paesi, lingue o organizzazioni. Soprattutto nei sistemi ERP e su marketplace, il loro utilizzo come base standardizzata per la struttura di un gruppo di prodotti è molto diffuso.

Gli standard più comunemente usati sono:

  • eCl@ss – con un focus sull'Europa 
  • UNSPSC – con focus sull'area americana (unspsc.org)
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