Zarządzanie dokumentami

Bez wspólnego dostępu do wszystkich dokumentów realizacja większych firmowych projektów nie jest możliwa. Nie wystarczą tutaj proste uprawnienia odczytu i zapisu. Każdy dokument wymaga wielu etapów modyfikacji, które mogą być związane z określonymi poziomami uprawnień. Nie chodzi tylko o to, aby można było zweryfikować poszczególne etapy pracy. Musi istnieć stała możliwość weryfikacji, przynajmniej przez członków zespołu projektowego posiadających odpowiednie uprawnienia. W tym samym czasie nad dokumentami pracują różne zespoły na zmianę, a rezultaty prac lub wersje tymczasowe muszą być dostępne dla wszystkich członków zespołu. Lokalny zapis, synchronizacja, zarządzanie wersjami czy osie czasu to hasła nieodłącznie związane z tym procesem.

Ze złożonych struktur projektu i równoległego opracowywania zagadnień wynikają wysokie wymogi odnośnie do oprogramowania do zarządzania dokumentami. Dotyczy to nie tylko funkcjonalności, ale również użyteczności rozwiązań. Jeśli zarządzanie dokumentami staje się projektem samym w sobie, to znaczy, że oprogramowanie zawiodło. Sprawdzonym rozwiązaniem w tym zakresie jest Microsoft SharePoint, oprogramowanie oferujące pojedyncze obszary robocze, z którego korzysta ponad 200 milionów użytkowników na całym świecie. Zakres funkcji wykracza daleko poza samo zarządzanie dokumentami. Program tworzy cyfrowe środowisko użytkownika, które umożliwia wgląd we wszystkie procesy współpracy. Sklep internetowy Bechtle oferuje Microsoft SharePoint w różnych wersjach.

Dostępne są również specjalne programy przypisane do różnych zakresów zarządzania dokumentami i profesjonalnie je obsługujących. Przykładem może być oprogramowanie OCR OmniPage Ultimate firmy Nuance zaprojektowane specjalnie na potrzeby firm i przeznaczone do skanowania i konwertowania dokumentów. Oprogramowanie umożliwia łatwą digitalizację dokumentów papierowych, formularzy, dokumentów PDF lub zdjęć – w przypadku dużej liczby dokumentów za pośrednictwem serwera sieciowego lub każdego lokalnego komputera. Dokumenty są następnie archiwizowane – na przykład w chmurze. Oprócz rozwiązań Microsoft lub Nuance w sklepie internetowym Bechtle można znaleźć m.in. oprogramowanie do zarządzania dokumentami oferowane przez ABBYY, IRIS i Acronis.