Échange de documents professionnels numériques, de factures électroniques et de données complémentaires.

Les avantages des commandes et des factures électroniques pour les entreprises sont évidents : la transmission électronique des commandes et des factures électroniques réduit la charge de travail et les coûts du service comptable. Depuis quelques années déjà, de nombreuses entreprises utilisent des processus de commande numérique et des factures électroniques pour optimiser les processus internes et réduire les coûts. En outre, depuis novembre 2020, la facturation électronique est obligatoire pour le secteur public : depuis lors, les factures de marchés publics doivent être effectuées par voie électronique. Bechtle offre à ses clients un échange sécurisé et simple de documents professionnels numériques, de commandes et de factures électroniques.

Découvrez ici comment le traitement électronique des commandes des clients et les factures électroniques sont automatisés et quelles normes et possibilités techniques nous vous proposons. Nous transmettons vos données et vos factures de manière simple et sécurisée pour un processus numérique fluide.

Transfert de commandes – automatisé et sécurisé.

Les commandes générées dans votre système ERP ou sur le marketplace du client sont idéalement transmises sous forme de document électronique à la passerelle XML Bechtle via une passerelle XML (par ex. SAP  XI/P/PO) ou une autre plateforme de communication. Alternativement, une transmission via e-mail en pièce jointe est également possible. 

Après la vérification automatisée du contenu des données de commande, celles-ci sont préparées pour le traitement ultérieur dans le système ERP de Bechtle. Les critères de contrôle automatiques peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins. Ensuite, nous transmettons les données de votre commande au site Bechtle correspondant. Après un examen final automatisé, nous traitons la commande conformément à l’accord conclu avec vous.

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Markus Kley

Senior Digital Transformation Manager chez Bechtle

Martin Meyer

L’utilisation d’interfaces/de voies de transmission standardisées et établies dans le monde entier pour l’échange de documents professionnels numériques présente d’énormes avantages. Leur large applicabilité, indépendante du secteur, permet non seulement de se concentrer sur des éléments structurés, mais aussi de raccourcir fortement la durée des projets, de baisser les coûts et de réduire considérablement la vulnérabilité des entreprises aux erreurs.

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Aperçu des standards XML pris en charge. 

Entre autres, Bechtle prend en charge les standards XML suivants pour traiter les commandes électroniques des clients :

  • SAP IDOCXML
  • cXML
  • open TRANS
  • xCBL
  • UBL 2.0
  • DIN5XML

Par ailleurs, nous avons la possibilité technique d'intégrer les commandes EDIFACT - D96A / D97A– mais cela va souvent de pair avec une charge de travail de projet considérablement plus élevée.

Pour transmettre les commandes électroniques, nous privilégions une transmission en ligne sécurisée via HTTPS POST à un serveur web. Nous pouvons également prendre en charge une transmission via (S)FTP ou AS2 ainsi qu'exceptionnellement une transmission non cryptée via HTTP ou e-mail en pièce jointe.

Parenthèse : Qu’est-ce qu’une facture électronique ou une facturation électronique ?

Une facture électronique est un ensemble de données structuré selon des spécifications précises. Lors de l’e-invoicing (facturation électronique), il est important que l’ensemble de données soit créé, transmis et reçu dans un format électronique. En outre, un traitement automatique de l’ensemble de données doit être possible. Le contenu et le format de l’ensemble de données pour les factures électroniques ont été définis de manière uniforme dans toute l’Europe (EN 16931). La facturation électronique a les mêmes contenus et conséquences juridiques qu’une facture sur papier.

Facture électronique - simple et sûre. Les formats que nous proposons.

Sur demande, nous pouvons en option fournir les données de facturation en tant que données XML structurées pour la comptabilisation automatisée dans votre système backend. Nous proposons les formats établis suivants :

1.

Facture électronique au format « ZUGFeRD ».

Le format de facture ZUGFeRD permet, depuis 2014, de transmettre des données de facture/d'avoir de façon structurée dans un fichier PDF modifié et de les lire et de les traiter sans étape intermédiaire. Il a été développé par des entreprises du secteur de l'automobile, du commerce de détail, de la finance, de l'industrie logicielle mais aussi du secteur public. Ce format respecte les critères des normes internationales et peut être également repris et utilisé pour la facturation en Europe et à l’international.

 

2.

Facture XML via le processus « XRechnung ».

XRechnung est un modèle de données sémantiques basé sur XML, établi comme norme pour les factures électroniques et utilisé notamment dans l’échange de factures avec les administrations publiques en Allemagne.

3.

Facture XML via l’exploitant d’un marketplace.

Les formats/processus dépendent ici des possibilités de chaque fournisseur.

4.

Facture XML non signée.

Parallèlement à la facture XML non signée, le document papier continue d'être envoyé sous forme de liste de justificatifs.

5.

Facture XML signée via un service certifié de signature.

Si le client souhaite renoncer à tout document papier, il est alors nécessaire que les données de facture XML soient signées de façon numérique et conforme à la législation via un service de signature reconnu et que les données (dont le protocole de vérification) soient conservées sous forme d'archive longue durée non modifiable.

Quand devriez-vous aborder l’étape du projet « Facturation électronique » ?

Notre expérience nous a montré qu’il est préférable d’examiner l’étape de la « facturation électronique » ultérieurement. Tout d’abord, l’intégration de catalogue/Punch-Out et XML devrait fonctionner sans heurts. En effet, là encore, les deux parties doivent respecter les dispositions légales relatives à la transmission numérique des données comptables.

Transfert de données relatives à la classification des produits et des services.

Il s'agit ici de standards de données produits tous secteurs et toutes entreprises confondus destinés à la classification et à la description claire des produits et prestations de services dans les systèmes de gestion des marchandises. Ces standards permettent l’échange numérique de données de produits de base au-delà des secteurs, des pays, des langues et des entreprises. Leur utilisation en tant que base standardisée pour une structure de groupe de marchandises est notamment très répandue dans les systèmes ERP ou sur les marketplaces.

Les standards les plus souvent utilisés sont :

  • eCl@ss – principalement en Europe
  • UNSPSC – principalement en Amérique (unspsc.org)
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Vous souhaitez en savoir plus sur les services d’e-procurement de Bechtle ?

Alors, contactez votre interlocuteur Bechtle correspondant ou envoyez-nous un e-mail à l’adresse uliana.karakoz@bechtle.com ou appelez-nous au numéro : +32 11 39 79 00. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.

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Veuillez tenir compte de notre déclaration de protection des données vous informant exhaustivement sur le traitement de vos données et sur vos droits en matière de protection des données.